案内や日程調整など、面接に関する企業からの連絡がメールで来る事も珍しくなくなりました。メールという、普段使いなれているツールだからこそ相手先に失礼がないようにしたいという方も多いのではないでしょうか。

ここでは、面接メールのやりとりに関する基本事項から、実際に使える状況別の例文などを解説しています。初めて面接メールが来て、返信に悩む方もこれで安心です。

面接のメールやり取りの基本

面接のメールで注意すべき4つのポイント

面接に関するメールも、ビジネスメールの内のひとつです。ビジネスメールにおけるマナーに応じたメールのやりとりを心がけましょう。

  • 内容は分かりやすく簡潔に
  • 携帯電話のアドレスおよび、会社用アドレス(在職時の転職活動の際など)は使用しない
  • 顔文字や機種依存文字、半角カタカナは使わない
  • 適切な言葉遣い(敬語)を使う

新卒採用時など、面接メールが初めてのビジネスメールとなる時には、ビジネスメールのマナーを押さえておきましょう。

面接関連で不安がある方は転職エージェントに相談をしてみましょう。

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5ステップでできる面接メールの作り方

面接メールはビジネスメールと作り方は一緒です。
面接メールは、以下の1~5にて構成されていますので、以下の通りに内容を当てはめると作成できます。

  1. メールの送信先相手「○○株式会社 採用ご担当 〇〇様」など
  2. あいさつ文「いつもお世話になっております」など
  3. 要件「以下の日程にてお伺いいたします…」など
  4. 締めの言葉「当日は、何卒よろしくお願いいたします」など
  5. 署名

ポイント別解説、面接メールへの返信

面接メールへ返信する適切な時間帯

面接メールを返信する時には、送信先の企業の営業時間内、できれば午前10時から午後17時の間にしましょう。

メールは24時間いつでも送受信ができますが、深夜・早朝の送信は「非常識」と取られてしまう事があります。

また、午前9時や午後6時は、就業前後の慌ただしい時間ですので、営業時間内でもさけたほうが無難です。

やむを得ず、営業時間内の返信が難しい時には予定送信機能の付いているメールソフトを選び、タイマー送信をするのも有効です。

返信は24時間以内に

面接メールが来た時、返信は24時間以内に行いましょう。

素早く面接メールに対応する事により、実際に働く事になった時にも迅速に対応できる人物という事がアピールできます。

万が一、メールの返信が遅れてしまったら

面接メールが届いている事に気が付かなかった、他の用事でメールチェックができなかったなどの事情により、企業から来ている面接メールへの返信が遅れてしまった時の対処法は、「返信が遅れてしまった事に対するお詫び」+「すぐに対処する気持ち」をメールに入れて返信します。

また、「忘れていました」「メール確認を怠りました」などはマイナスの印象となってしまいますので、メールの返信が遅れた事への理由は軽くし、その分お詫びの気持ちを丁寧に表すようにしましょう。

最初に「多忙につき(理由はさらっと)ご返信が遅れ申し訳ありませんでした」、最後にも「ご連絡が遅れました事を、重ねてお詫び申し上げます」と、お詫びの文を入れておきましょう。

明日から使える、ケース別 返信方法の例文

提示された面接日程に承諾する場合

提示された面接日程の都合が良く、承諾する時には「提示の日程で問題ない」事に加えて、企業が忙しい中自分の面接の時間を作ってくれたことに対するお礼を入れます。

Re:面接日程について
株式会社○○
人事部 〇〇様

お世話になっております。

このたびは、面接日程のご連絡をいただきありがとうございました。
以下の日程にて、貴社にお伺いいたします。

日時:〇月〇日(月) 15:00〜
場所:株式会社○○ 本社ビル2階 第二会議室

お忙しい中、面接のお時間を頂きありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願いたします。

署名

希望の日時を伝える・調整をする時

企業からの面接メールには、こちらの都合の良い日時を提示して欲しい、という場合もあります。

日程調整のメールは、自分の希望の日時を伝えるだけでなく「こちらの希望に添えてくれた事に対する感謝の気持ち」もメールで伝えましょう。

ポイントは、希望の日時を複数提示する事、そして「もしも都合が合わない時には遠慮なく言ってください」という一文を添える事です。

Re:面接日程について
株式会社○○
人事部 〇〇様

お世話になっております。

このたびは面接に関するご案内のメールをいただき、ありがとうございました。
お言葉に甘えまして、当方の都合の良い日時をご提示いたします。

〇月〇日(月) 10:00~17:00
〇月〇日(水) 10:00~12:00
〇月〇日(金) 10:00~15:00

上記の日程にてご都合のつかない場合には、再度新しい日程をご提示させていただきますので、お申し付け下さい。
宜しくお願いいたします。

署名

日程の調整をする場合

面接メールでは、企業が複数の面接日程を候補として提示してくれる事も多いです。

日程の調整に対するメールは「お忙しい中日程を調整してくれた事」と、「こちらに日程の選択権をくれた事」に対する感謝の気持ちと共に、希望の日時を伝えましょう。

Re:面接日程の調整のお願いについて
株式会社○○
人事部 〇〇様

お世話になっております。

このたびは、面接の日程を複数ご提示いただきありがとうございました。
それでは、以下の日程にてお伺いします。

日時:〇月×日(金) 11:00〜

お忙しい中、面接の日程をご調整いただきありがとうございました。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

署名

変更依頼をする場合

大本命の企業から面接の案内メールが来ました。ところが提示されている日時は自分の都合に合わない時には変更依頼をしなければいけません。

日程変更の依頼をする時には、「日程変更をしなければいけない理由」と、「提示してくれた日程に対応できない事に対してのお詫び」をメール本文に入れます。

そして、面接日程の希望を出す時には、複数の日程を提示します。

Re:面接日程変更のお願いについて
株式会社◯◯
人事ご担当 〇〇様

いつもお世話になっております。

お忙しい中、面接のご案内をいただきありがとうございました。
ただ、ご指示いただいた日程ですが、あいにくその日は、○○(参加できない理由)の為、ご訪問するのが難しくなっております。

つきましては、誠に勝手ではございますが以下の日程の中で面接日時を再度調整していただきたく存じます。
当方の都合にて、大変申し訳ございませんが、ご検討の程お願い申し上げます。

××月××日〜××月××日 10:00〜18:00
××月××日〜××月××日 13:00〜18:00
××月××日〜××月××日、及び××日  9:00〜18:00

こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、ご検討下さいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

転職メールで注意しておきたい言葉遣い

経験者の余裕=ミスの原因になる時もある

転職する方や、既卒での面接メールは、社会人経験者だからこそのメールでの言葉遣いでのミスをしてしまう事があります。以下に転職や既卒だからこその面接メールでの注意点をまとめました。

×御社、〇貴社

メールで相手側を指す敬称として「御社」がありますが、御社は話し言葉です。メールでの敬称は話し言葉、書き言葉両方で使用できる「貴社」が正解です。

×了解しました、〇かしこまりました

「了解しました」は目上に使う敬語として不適切です。

「かしこまりました」もしくは「承知いたしました」が正解です。ついうっかり、フランクな言葉を使わないようにしましょう。

×貴社を存じ上げております、〇貴社を存じております

「知っている」の謙譲語である「存じる」は、物に対しては「存じている」が正解です。

「存じ上げる」は人物に対して使いますので、「貴社を存じております」、「〇〇課長を存じ上げております」が正しいです。

おっしゃられる、などの二重敬語

「おっしゃられる」「お召し上がりになられる」など、二重敬語は使ってしまいがちなミスです。

「おっしゃる」「お召し上がりになる」が正解です。

「お礼」や「お詫び」を入れれば、印象アップ!

面接メールも含め、ビジネスメールは内容を簡潔にまとめるのがポイントです。

それに加えて、面接メールの時には、相手に対するお礼や、日程変更などの時はお詫びの気持ちも入れる事で、印象がぐっと良くなります。

面接に関するメール返信のおさらい

面接に関するメールを企業側から受け取った際の返信ポイントは以下の通りとなります。

  • 面接メールはビジネスメールのマナーを押さえて作成する。
  • 面接メールは相手の名前→挨拶→要件→締めの言葉→署名、の5段階で作成する。
  • 相手への返信は24時間以内、相手側の営業時間内のできれば午前10時から午後5時の間が望ましい。
  • 面接メールの日程調整や、希望の日時を伝える時には、要件と一緒に相手に対するお礼やお詫びも入れると、印象が良くなる。
  • 転職時の面接メールは、経験者だからこそやってしまいがちな言葉遣いの間違いに気を付ける。

上記を参考に企業側に失礼のないよう、返信をしましょう。

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