退職届・退職願の封筒選びとは？書き方や入れ方、郵送時の注意点を解説

会社を辞めるときに必要な「退職届」や「退職願」ですが、書類を用意したのはいいものの、提出する際の封筒については考えていなかったという人も多いのではないでしょうか。

いざ提出しようという段階になって、「あれ？封筒は必要なんだっけ？」「封筒にはなにを書いたらいいの？」と慌てないように、この記事を通して、退職届や退職願を提出するときの封筒選びや、封筒の表、裏に書くべきこと、郵送の際に注意することなど、ひととおりのマナーを確認しておきましょう。

退職届・退職願を入れる封筒の選び方

退職届は退職が決まったことを会社に届け出る書類、退職願は退職を認めてほしい旨を会社に願い出る書類です。
会社を辞める際には、状況によってどちらか一方を提出することになりますが、どちらも封筒に入れて提出しましょう。

封筒の色

ビジネスで使用する封筒は大きく分けて白色のものと茶色いものがありますが、退職届や退職願を入れる封筒は白色のものを選びましょう。
茶色の封筒は、DMや納品書などの日常的な用途に使用されるものです。退職届・退職願、履歴書などのあらたまった書類には、白色の封筒を使うのがマナーです。

封筒のデザインは縦型で、郵便番号を記入する枠が印刷されていない無地のものが退職届・退職願用としては好ましいでしょう。

また、退職届・退職願は非常にデリケートな書類です。中身が透けて見えることがないように、内側に薄紙がついている二重封筒を選ぶのがベストです。

封筒のサイズ

退職届・退職願は、A4もしくはB5サイズの用紙で作成するのが基本です。封筒は用紙のサイズに合わせて選びましょう。横型(長辺に封入口のあるもの)ではなく、縦型(短辺に封入口があるもの)を使います。

退職届・退職願は、受け取った側もあまり目立たないように引き出しやポケットにサッとしまいたい性質のものです。用紙を折らずに入れるような大きい封筒ではなく、三つ折りにして入れるタイプの封筒を選びましょう。

A4、B5サイズの用紙を三つ折りにして入れるのにちょうどよいサイズは次の通りです。

どちらも定型の一般的なサイズですので、文具店や100円ショップなどで購入することができます。

退職届・退職願の封筒の書き方

退職届・退職願を入れた封筒は、なにも書かないまま提出するのはマナー違反です。表と裏にはなにを書いたらよいのでしょうか。

封筒の表面の書き方

封筒の表面には「退職届」もしくは「退職願」と記入します。中央のやや上寄りに、大きめの文字で書きましょう。手渡しの場合は「〇〇様」などの宛名を書く必要はありません。

筆記具は黒インクのボールペンか万年筆を使用します。祝儀袋とは違いますから、筆ペンやサインペンで書くことは控えましょう。

表面も裏面も、中に書類を入れた後に記入すると、ペンの跡が書類についてしまうことが考えられます。封筒への必要事項の記入は、書類を入れる前に行うようにしましょう。また、書き間違いをしてしまった場合は、修正テープなどを使って訂正するのはNGです。面倒でも新しい封筒に書き直しをしましょう。

封筒の裏面の書き方

封筒の裏面には、所属部署と氏名(フルネーム)を記入します。左下、封筒全体のおおよそ4分の1程度のスペースに収まるくらいの大きさが適当でしょう。住所や連絡先の記入は必要ありません。

退職届・退職願の折り方と封筒への入れ方

退職届・退職願いを提出する際には、三つ折りで封筒に入れるのがマナーです。折って入れるだけだから簡単、と思うかもしれませんが、実際にする段になってみると、細かいところで迷ってしまうものです。
折り方、封入の仕方のポイントを次に解説しますので確認しておきましょう。

退職届・退職願の折り方

退職届・退職願は長辺を三つ折りにして封筒に入れます。用紙を縦長に置いたときに、上下がおおむね3等分になる形に折るのが三つ折りです。
このとき、気をつけたいことが2つあります。

中表(なかおもて)に折る
書類の表側、文面が記載されているほうが内側、白紙のほうが外側にくるように折ります。

折ったときに書類の上部が上側にくるようにする
用紙を縦に置いてまず下側3分の1を上に折りこみ、上側3分の1をその上に被せるように折りこみます。

おおよそ3等分に折れていれば既定サイズの封筒に無理なく入りますが、幅が大きくなり過ぎると、入らなかったり封筒の幅ギリギリになってしまいます。書類の扱いに慣れていない人は折位置を目分量で決めずに、定規で計って位置を確認してから折るのが確実です。

退職届・退職願の封筒への入れ方

退職届・退職願いを封筒に入れる際にも、注意することが2点あります。

入れる向きに気をつける
封入する際は、退職届・退職願いの右上部分が、封筒を開けたときの右上にくるようにいれます。

折れたりシワにならないようにする
封入する際は、折れ曲がったりくしゃくしゃになったりすることがないようにしましょう。少しくらい大丈夫ではないかと思うかもしれませんが、受け取った側の人にしてみれば、封筒から出した退職届や退職願が折れ曲がっているというのはよい気持ちがするものではありません。

封筒の内側にある紙を接着した段差にひっかかって折れ曲がってしまうこともよくありますから、しっかり確認してから封入して、入れ終わった後にも折れ曲がりがないか再確認するくらいの気持ちが必要でしょう。

のり付き封筒の場合は封をする

最後に、退職届・退職願を入れた封筒は封をすべきかどうか迷うのではないでしょうか。

退職届・退職願を手渡しする場合は、封筒のフラップ部分を折るだけでのり付けはしなくて大丈夫です。
フラップ部分にもともとのりやシールテープが付いている形状の封筒を使う場合は、封をしたほうがよいでしょう。のりやテープで封をした場合は、フラップと封筒本体が重なった部分に「〆」のマークを書きます。

退職届・退職願を郵送する場合の封筒の選び方・書き方

退職届・退職願は直接上司に渡すのが基本ですが、事情によっては手渡しが難しいこともあるでしょう。手渡しできない場合は郵送することになりますが、郵送の際のマナーを確認しておきましょう。

封筒の色やサイズ

郵送する際は、退職届・退職願を入れた封筒をそのまま送ることはせず、ひとまわり大きい郵送用の封筒に入れて送ります。封筒の色は、退職届・退職願を入れるものと同様に、白色を選びましょう。郵送に使うものなので、郵便番号枠はあるほうが便利でしょう。

郵送用にちょうどよい封筒のサイズは次の通りです。

封筒の表面・裏面の書き方

郵送用封筒の表面には、退職届を渡す人の宛名を書きます。黒ボールペンまたは万年筆で縦書きが基本です。
宛名は「人事部」など部署名ではなく、個人名までを書くようにします。誰宛に出したらよいか分からない場合は、あらかじめ会社側に確認しましょう。

宛名ほかにぜひとも書いておきたいのが「親展」の文字です。親展は「宛名の本人以外は開封しないでください」という意味があります。封筒の左下に赤字で「親展」と記載しておきましょう。

裏面には、左下に自分の住所、氏名を書きます。

退職届・退職願を郵送するときの注意点

退職届・退職願を郵送する際には、注意したいことがいくつかあります。

郵送することを事前に伝えておく

退職届・退職願は手渡しするのが基本です。事情があって手渡しが難しい場合は、郵送で提出しても構わないかどうかをあらかじめ上司に相談し、了解をもらったうえで送るようにしましょう。なんの連絡もせずいきなり送り付けるのはマナー違反です。

添え状も同封する

郵送する際は、添え状も同封しましょう。文面は退職届・退職願を送る旨を伝えるシンプルなもので構いません。
退職届・退職願を郵送用の封筒に入れるときに、退職届(願)の封筒の上に添え状をのせる形にすると、郵送用封筒から中身の退職届・退職願が透けて見えるのを防ぐこともできます。

＜退職届・退職願の添え状 文例＞

送付した証拠を残したい場合は「内容証明郵便」を利用する

退職届・退職願は普通郵便で送っても差し支えありませんが、万一の紛失や送った送らないのトラブルを避けるためには、内容証明郵便を利用すると安心です。

内容証明郵便とは、いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明する制度です。
内容証明郵便について

まとめ　この記事のおさらい

• 退職届・退職願を入れる封筒は、白色の縦型で郵便番号枠のないものを選びましょう。
• サイズは用紙を三つ折りで入れてちょうどよいものにします。A4用紙なら長形3号、B5用紙なら長形4号が適当です。
• 封筒の表面には「退職届」(もくしは退職願)と、裏面には自分の部署と氏名を黒ボールペンか万年筆で記入します。
• 封筒に入れるときは用紙を三つ折りにし、折り目やシワにならないように注意しましょう。のり付の封筒なら封をして「〆」マークを書きます。
• 退職届・退職願を郵送する場合は、封筒に入れた退職届・退職願と添え状をひとまわり大きい封筒に入れ「親展」と記載して送ります。
• 退職届・退職願を郵送する際はあらかじめその旨を会社に伝えておきます。トラブル防止のために内容証明郵便を利用すると安心です。

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