退職を決めてから転職に至るまでは、転職活動もあり忙しい日々です。

その中でも転職に関わる書類はしっかり用意しなければ、トラブルに至る場合もあります。

ここでは転職に関わる必須または呈す津を求められる可能性がある書類について解説します。

スムーズに転職し、退職先にも転職先にも迷惑をかけないように、また落ち着いて新しい仕事を始められるように参考にしてください。

転職の際に必要となる書類とその説明

転職に関わる書類は、必須のものと会社によって提出を求めるものに分かれます。

書類によっては、退職先から事前に受け取らなければいけないものもあります。

また、企業によっては求める提出書類が全て揃ってからでないと就労させてくれない場合もあるので、退職を決めた時から準備をしておきましょう。

退職先から受け取り入社時に提出する3つの書類

退職先から受け取る書類1:雇用保険被保険者

雇用保険への加入を証明する書類で、加入した時に資格取得確認通知書と一緒に公共職業安定所より企業へ交付されています。

偽造や再交付を防ぐために、退職するまで企業が保管し、退職時に退職者に郵送で届けられるのが一般的です。

まれに、自分自身で保管している場合もあるので、確認してできれば転職先入社日には、手元に用意しておきましょう。入社日に転職先に提出します。

退職先から受け取る書類2:年金手帳

日本年金機構の公的年金制度に加入しているのを証明する書類で、オレンジかブルーの手帳型です。

これも雇用保険被保険者証と同じく、だいたいの場合には退職先企業で保管しているはずですが、自分の手元にある場合も考えられるので、入社日までに手元にあるように確認しましょう。転職先に提出が必要です。

退職先から受け取る書類3:源泉徴収票

毎年12月の給与明細と一緒にもらう書類で、給与金額、社会保険料、扶養控除や生命保険料控除などから年間の所得税を計算してまとめた表のようなものです。

年度途中に退職する場合には、最終の給与が確定してからでないと計算できないため、退職後に退職先から郵送で届くのが一般的です。

退職した年内(年度区切りでなく、1~12月を1年とします)に転職先へ入社する人は、年末調整を転職先企業でするため、源泉徴収票の提出を転職先にする必要があります。

年が変わってから転職する人は、自分で年末調整をしなければならないので、源泉徴収票は大切に保管しましょう。

数字が羅列された比較的小さな紙であることが多い源泉徴収票ですが、大切なものです。

転職先から受け取り入社時に記入・提出する3つの書類

転職先から受け取る書類1:扶養控除等申告書

会社員が給与から、配偶者控除や扶養控除、障害者控除などの控除を受けるために行う手続に必要な書類です。

法令用紙が転職先から入社前、もしくは入社後に渡されるので、記入して転職先に提出します。

配偶者がいない、扶養家族がいないなど該当項目がなくても、提出が必要ですので、忘れないようにしましょう。

転職先から受け取る書類2:健康保険被扶養者異動届

転職先で全国健康保険協会管掌健康保険(協会けんぽ)の被保険者となり、かつ被扶養者がいる場合には、企業を経由して提出しなければいけない書類です。

これも法令用紙が転職先から渡されるので、扶養者がいる場合には必要事項を記入して転職先に提出しましょう。

転職先から受け取る書類3:給与振込先の届書

給与の振込先を指定する書類です。

数少ない限定した金融機関から振込先を従業員に選ばせる企業もあり、そのような場合には、入社前に届書が渡されることもあります。一般的には入社日に渡されて、転職先に記入提出することが多いでしょう。

また、企業によっては通帳の指定ページのコピーを添付するところもあるので、漏れがないように確認しましょう。

企業によって必要な9つの書類

転職時には、以下の書類が企業によって必要になるかも知れません。必要に応じ早めに準備しておくといいでしょう。

これらも退職先から受け取るものと転職先から受け取るものに分かれます。

退職先から受け取り転職先に提出が必要になるかも知れない2つの書類

退職証明書

離職届とは別に、確実に退職したことの証明、または前職に本当に就業していた証明として退職先から発行してもらい、転職先への提出が求められることがある書類です。

退職証明書は、発行に時間がかかる企業もあります。

退職が決まり、転職先から提出を求められたら、時間に余裕を持って証明書の発行をお願いし、転職先に提出するまで保管しましょう。

前職の健康診断書

転職先企業によっては、健康診断書の提出が求められます。

前職の時に健康診断を受けているのであれば、申請すれば退職先から健康診断書をもらえます。請求しないでも退職時に渡される企業もあるので、事前に確認しましょう。

もし、あらためて健康診断を受ける必要があれば、転職先に実費か費用負担になるか確認しても構いません。

転職先で入社前または入社時に提出・記入が必要になるかも知れない7つの書類

雇用契約

雇用条件が書かれ、その条件下で個人と企業が雇用契約を結んだことを証明する書類です。

一般的には、入社日に条件を再確認して署名・捺印の上、転職先に提出しますが、入社前に提出を求められることもあります。

入社承諾書(入社誓約書)

厳密に言えば、入社承諾書とは、転職先が発行する書類で、内定を承諾したことを伝えるためにあります。入社誓約書は、入社を内定者が企業と約束をした証明するための書類です。大体の企業では、入社承諾書と入社誓約書は兼用になっています。

入社前に転職先から渡され、署名・捺印をして入社時に提出することが多いです。

住民票記載事項証明書

企業が住民税支払のため、本人の現住所を確認できる住民票の提出を求めることがあります。

しかし最近では、プライバシーの関係から提出を求めない企業が増えています。

住民票は役所で発行してもらうため、限られた窓口時間に行かなければいけない場合もあり、事前に用意すると安心でしょう。3か月以内に発行されたものが有効と見なされます。

身元証明書(身元保証書)

親族の署名・捺印で身元を証明してもらう書類です。事前に書類を渡されて入社前に提出を求める企業がほとんどです。

親族がいない場合には、証明してくれる人を探さなければいけないこともあるので、提出が必要か、いつまでに提出すべきかを事前に確認しておきましょう。

従業員調書

家族構成などを記入する、人事で必要な書類になります。

現在では、履歴書で代用されることがほとんどで、提出を求める企業は少なくなっています。必要があれば、入社前か入社日に記入をして提出します。

免許・資格の証明書

特定の資格や免許が必要な職種の場合に、提出が求められるかも知れません。

紛失している場合には、再発行手続きなどがしないければいけないこともあります。

用意に時間がかかり就業のタイミングに影響がでて、転職先に迷惑をかけないように、事前に時間に余裕をもって準備しましょう。

卒業証明書

転職ではめったにありませんが、第二新卒者などは提出が求められることもあります。

学校により、卒業証明書の申請手続き方法、かかる時間、受け取り方法などばらつきがあります。

転職先から提出が求められたら、まずは申請手続きについて調べてみましょう。

提出必須の3つの書類、紛失・再発行手続きをする場所

大切な書類とはわかっていても、紛失していることもあるかも知れません。わかった時にはすぐに再発行手続きを取り、転職先に初日から迷惑をかけないようにしましょう。

雇用保険被保険者証→ハローワーク

雇用保険被保険者証を紛失した際はハローワークで再発行しましょう。

年金手帳→年金事務所または住所地市区町村役場

顔写真付きの本人確認書類を持っていけば、即日発行が可能です。

企業に再発行を依頼することも可能ですが、転職先でいきなりお願いするよりも、自分で処理する方が印象がよいでしょう。

源泉徴収票→前職の企業

発行まで時間がかかることが多い書類です。

早めに前職の企業に連絡を入れましょう。

転職に関わる15種類の書類に関してのおさらい

退職から転職までは、誰でもばたばたしてしまう期間です。しかし、必要な書類の提出をしなければ、トラブルに至ることもありますし、自分自身も新しい仕事に集中できません。あらかじめ、必要な書類を確認し、早めの準備を心がけましょう。

以下の簡単なチェックリストで漏れがなく用意することが出来ます。

□必要 □用意OK 雇用保険被保険者証
□必要 □用意OK 年金手帳
□必要 □用意OK 源泉徴収票
□必要 □用意OK 扶養控除等申告書
□必要 □用意OK 健康保険被扶養者異動届
□必要 □用意OK 給与振込先の届書
□必要 □用意OK 退職証明書
□必要 □用意OK 健康診断書
□必要 □用意OK 雇用契約書
□必要 □用意OK 入社承諾書(入社誓約書)
□必要 □用意OK 住民票記載事項証明書
□必要 □用意OK 身元証明書(身元保証書)
□必要 □用意OK 従業員調書
□必要 □用意OK 免許・資格の証明書
□必要 □用意OK 卒業証明書

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