会議の進め方のポイント 司会・議長が注意する事 議事録の作成方法

効率的で充実している会議は、営業活動など他の事業と同じくらいの数字に直結する結果を導き出す可能性があります。わかっていても、会議の計画役や進行役を任されると戸惑ってしまうことがあるでしょう。

ここでは会議の進行を成功させるポイントと進行役の司会や議長が注意すること、議事録の作成方法について解説します。

この記事を通して会議をうまく進める方法を学ぶことで、ビジネススキルをアピールする事ができます。

会議の進行を成功させるポイント

会議をうまく進めるには進行も重要ですが、事前準備も同じくらい重要です。会議の計画段階で成功に導くためのポイントは2つあります。

目的を明確にして会議を成功させる

一般的に会議の目的には、伝える、提案する、生み出す、決定するの4つの種類があります。

「伝える」会議は、すでに決まった指示を出す、依頼をする、状況報告する、結果報告するなどがあるでしょう。会議といっても「伝える」だけであるため、話合うべき項目は少なく、比較的短時間で終わることが考えられます。

伝える事に漏れがないようにわかりやすく、簡潔に伝達事項を話せるように準備しておく事が重要です。

「提案する」会議は、新しいことや問題への対策や対応などを提案するための場です。提案する人は、情報収集と整理、なぜ提案するか、有効性などを論理的に説明できるようにしておきましょう。

説明したいことを説明するだけでなく、聞き手として何が知りたいかを逆の立場からも考えておくと話をまとめやすく、質問などを想定して答えも準備しておくことができるでしょう。

「生み出す」会議は、自由な意見交換から新しい案や問題解決案などを考えるのが一般的です。

ブレインストーミングのあと情報を整理しやすいグルーピング、優先順位をつけやすいツリー型グルーピング、問題を洗い出すフロー型、情報をまとめるためのマトリクスマッピングなど代表的なビジネスフレームワークを使うのがよいでしょう。

「決定する」会議では、現状を打破するためやものごとを進めるために行われることが多く、なにをどこまでどういう風に決めるのかが難しいポイントです。

事前にどこまでを決定するのか線引きしておくと、スムーズに会議を進めることができるでしょう。また意思決定の場面ではだれが会議に出席するのかも大切です。

会議を成功させるためにゴールと出席者を決める

会議の目的とゴールは違います。会議での目的＝4つの種類を果たし、上司にGOサインをもらうことがゴールなのか、具体的に各部署やチームに仕事を振って動き出してよいのか、会議が終わったときに、新たなものが残っているのか新しいアクションができるのかなどの明確なゴールを設定しておきましょう。

また、会議を明確なゴールまでもっていくためには出席者数も重要です。人数が多すぎると意見が飛び交うだけで、なにも決まらない、まとまらないということが多々あります。

しかし人数が極端に少ないと、多角的な意見交換ができないこともあります。ゴール達成のために不可欠な重要人物は必ず入れ、かつ必要最低限な出席者を揃えるよう人選には注意しましょう。

司会や議長が注意すること

事前準備ができて出席者への呼びかけやリマインドなどの計画も済んだら、実際に会議を進行していくのに注意することを確認しましょう。

進行役は会議をコントロールする事を注意する

司会や議長などの進行役は、意見を述べることが仕事ではありません。最も大切な役割は、意見がばらついたときにまとめる。会議の目的を全員が忘れないようにリマインドする。ゴールを意識する、まんべんなく意見を引き出すことにあります。

自由に意見交換ができる会議が有効であるため、意見を引き出すことと収束させることのバランスが大切です。また、活発な意見交換を期待できないときには、あらかじめメンバーに協力を仰ぐなどの根回しも必要になるでしょう。

会議の終わり方も注意する必要がある

ビジネスでは、会議が長引いてしまうことが多々あります。長引いたときに限って、なにも決まらないというのもよくある話です。

多くの場合には、話が本題とずれてしまった場合会議が長引きます。想像、噂、断片的な情報、不確実な情報などから、思わぬ方向に話が進むことがあります。特に、噂などのネガティブな話には夢中になりやすいものです。

また、できないこととしたくないことの区別があいまいなときは、意見交換がいったり来たりすることがあります。その場できめられないことを延々と話していることもあるでしょう。現場に聞かなければわらないことや、上層部の意思決定が必要な事項などもあるでしょう。

話がずれていき出したときには会議の目的とゴールをリマインドし、本来の会議に戻しましょう。様々な意見が出てまとまらない場合に「どうしましょうか？」と出席者に問いかけるのがファシリテーター（進行役）です。

しかしあまりにも動きがない場合には、多数決を取るなどのパワープレイでその場で決められる最善策を導き出すようにしなければいけないこともあります。

どんな意見に対しても、たいていの場合には賛否両論があるのが自然です。しかし、賛否両論があるせいでにも決められないまま終わってしまう会議では集まるだけ時間の無駄になってしまいます。

開始と終了の時間を決めておくのが大事

長引かないようにするには、終わり方も重要ですが、あらかじめ開始と終了の時間を決めて、意識しながら進行すべきでしょう。会議の進行役は自分の意見はいいませんが、出席者の意見を広げていくのが役割です。

時間を意識しながら、まずはアイスブレイク、目的とゴールをリマインドします。進行中には、意見、質問を深掘りしたり、意見をいいたそうな人や不満そうな人に発言の機会を与えたり、会議が進まなくなったときには休憩や雑談、考える時間を設定したりする必要も出てくるでしょう。

会議の進行役やることが多いですが、中立な立場で意見を引き出し、意見が出るように支援するのが大切です。

会議の開始の時間については、事前の案内を徹底しましょう。遅刻者が出たとしたら、待たないことをおすすめします。事前案内を出していても遅刻者が出るとしたら、会議の案内の仕方が悪く、会議の重要性は低いと思われた＝会議の事前準備が悪かったと考えましょう。

会議の終了時間を意識しながら進めることは重要です。しかし、会議の進行具合によっては、延長するという判断も必要でしょう。なにも決まらない会議に意味はありませんが、会議で目的、ゴールを達成することも重要です。達成できることと微妙な時間延長の程度のバランスを考えて判断しましょう。

議事録を作成 共有する

会議の議事録の目的は情報共有です。必要最低限の出席者で行う会議ですが、その内容や決定事項などは会議に出席していない誰でもが理解できるように共有しましょう。議事録がなければ会議で決まったことが口約束になってしまいます。

議事録の内容として残すもの

一般的な議事録の項目は以下の通りです。

定期的な会議、部署での会議には議事録のフォーマットを決めておくのがよいでしょう。議事録は毎回作成者が同じとは限りません、必要な項目を網羅する議事録作成にはフォーマットがあると便利です。

インターネット上にあるたくさんのダウンロード可能フォーマットの中から選ぶのもよいでしょう。

出席した人や関係者に議事録を共有する

情報共有が目的の議事録であるため、情報が正確か確認する意味で会議の参加者には必ず共有しましょう。また、会議や決定事項によっては関係者、関係部署にも共有すべきこともあります。上司に確認し、なるべく早く議事録を共有しましょう。

会議の進め方についてのまとめ

• 会議の進め方を成功させるポイントは、事前にできることとして、まずは2つあります。1つ目は、会議の目的を明確にすることです。会議の種類には、一般的には「伝える」、「提案する」、「生み出す」、「決定する」会議の4つがあります。どれに該当するか考えましょう。2つ目には、ゴールと参加者を決めることです。会議の目的とゴールの違いを意識して、ゴールも設定します。
• また、ゴールを達成するには、重要人物に会議に参加してもらう必要もあるでしょう。参加者は、ゴール達成のために必要最低限な少人数の精鋭を集めましょう。
• 司会や議長としての会議の進行役が注意することとしては、会議をコントロールする、会議の終わり方をイメージしておく、開始と終了の時間を決めておくことなどが重要です。終了時間は基本的には厳守ですが、延長の判断が必要な時もあります。
• 会議後には、情報共有のために、議事録を作成、早めに共有することが大切です。網羅すべき事項を盛り込んだ議事録を、会議出席者、しかるべき関係者に共有しましょう。