会議や総会に出席できないとき、必要になる「委任状」についての解説

委任状とは自分の権限を他の人に渡すこと

委任とは自分のもっている権限を誰かに任せるという意味です。本来は自分が行うべき手続きを、第3者にお願いするための法的な文書のことを委任状といいます。
委任状というとなんだか堅苦しい感じがしてしまいますが、例えばどうしても仕事で都合がつかないときに、委任状があれば他の人に市役所で代わりに住民票を取ってきてもらうことができます。

様々な委任状が必要な場面

私たちの身近な場面で委任状は使われています。例えば以下のような場合に、委任状を使うことがあります。

ただし委任状があればすべての手続きができるわけではありません。本人のみ手続きが可能の手続きもあるので注意しておきましょう。

委任状の基本的な書き方と注意点

実は委任状には、書式や用紙に決まりがありません。中には委任状のフォーマットを用意してくれている場合もありますが、ない場合には自分で作成する必要があります。

基本的な委任状の書き方

委任状には基本的に以下の項目を記載します。

法令では委任状に有効期限が定められていません。そのため「作成してから3ヵ月以内」と独自に定めている機関が多いようです。

委任状の注意点

委任状には法的に代理権があるので、万が一権限を乱用や悪用されてしまうと危険です。特に機関で有効期限が定められていない場合には、半永久的に相手が代理権を所有することになるので注意しておく必要があります。

委任状の効力を消すために、以下の項目を書いておくと安心です。

・有効期限
・記委任内容完了時点で効力がなくなること

返還されている場合は、相手から委任状を返してもらうといいでしょう。シュレッダーにかければ確実です。

また機関によっては自筆でなければ受け付けてくれない場合があります。最近ではパソコンで委任状を作る人も多いですが、偽造もその分簡単にできてしまうので、本人による署名捺印の確認が重要視されています。

せっかく委任状を書いても受け付けてくれないと困りますから、パソコンで委任状を作る場合は署名が必要かあらかじめ問い合わせるか、最初から名前のみ自筆で記入しておくといいでしょう。

委任状とあわせて、委任者と代理人の本人確認書類が必要となります。忘れると手続きができないので気をつけましょう。

顔写真付きの本人確認書類の場合は1点、顔写真なしの本人確認書類の場合は2点と定めていることが多いです。顔写真入りであっても、学生証や社員証の場合は本人確認書類が2点必要となる場合もあります。

機関によって本人確認書類として認めている書類が異なります。事前にどの本人確認書類であれば問題ないか確認しておくようにしましょう。

役所や銀行　委任状が必要な場面でのポイント

基本的な書き方はどこも同じですが、各場面で重要なポイントが異なります。
委任状の差し戻しがないように、しっかりと書けるようにしておきましょう。

役所での書類取得

委任状のフォーマットの有無は、各役所によって異なるようです。特に指定がなければ便せんやコピー用紙などでも問題ありません。役所の場合にはパソコンで名前を記名すると委任状と認められないケースが多いので、自筆で書くようにしておきましょう。
役所で証明書を発行してもらう場合には、何の請求書が何通必要かを必ず委任状に書く必要があります。入っていないと委任状として認められません。

証明書を請求する際に本籍や生年月日、筆頭者情報が必要になります。代行してもらう場合にはメモなどに書いて渡すようにしましょう。また役所によっては詳しく委任者と代理人の関係性を聞かれることがあります。
マイナンバーカードの受領など委任状があっても代行できない手続きもあるので、心配であれば事前に確認をしておくと安心です。

銀行での取引手続き

銀行は指定の委任状フォーマットを用意していることが多いので、指定された内容を記載するようにします。
何の目的なのか具体的にしっかり記載するようにします。代理人が新規口座開設することはできない銀行が多く、委任状でできるのは解約や払い戻し等の手続きがほとんどです。
届印ではない印鑑だと手続きができないので注意しましょう。

自治体、会社の総会での決定権

都合が悪くて総会に参加できない場合でも、委任状があれば代理人に決定権を委ねることができます。委任状には総会の日時や場所、何回目の定時または臨時総会かなど詳細に記載するようにします。印鑑は自治体や会社に届出している印鑑がある場合は、同じ印鑑を使うようにします。
株主総会などでは代理人を株主に限定している会社がほとんどなので、代理人としての資格があるかの確認をしておくようにしましょう。

また総会では招集通知に白紙委任状が同封されていることがあります。代理人や委任内容を書かずに出すと相手の都合のいい内容を記載されることになるので、白紙で出す場合は署名捺印には十分な注意が必要です。

携帯電話の各種手続き

携帯電話の手続きを委任したい場合は、各携帯電話会社に委任状フォーマットがあるので指定された内容を記載します。注意事項にもありますが、必ず氏名は手書きで書くようにします。新規契約や暗証番号の変更など委任状があっても代理人ではできない手続きもあるので注意しましょう。

委任状のテンプレート

銀行手続きの委任状は一部の銀行では銀行ホームページでダウンロードができます。
ゆうちょ銀行　委任状について

住民票の委任状はこちらの外部サイトからダウンロードできます。
住民票ガイド

会議に使える委任状テンプレート

委任状　テンプレート

まとめ

・委任状＝自分の代わりに代理人に手続き等をお願いするための文書