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人と話すとき、特にビジネスの場面では自分の言いたいことを説明しなければならないことがしばしばあります。
ここでは説明が上手い人と下手な人とではどのような差があるのかの違いや、説明下手の克服法を解説します。詳しく学ぶことで、ビジネスシーンでもスムーズに仕事が進むようになります。
説明下手な人の特徴
説明下手な人の特徴には以下のものがあります。
早口で話すせいで説明下手になる
話している限り、相手に伝わらなければ意味がなく、早口で何をいっているか相手が聞き取れない場合は説明の内容の前に説明になっていません。
説明が上手だったとしても早口で相手がその速さについていけない場合は説明が上手い人とは到底思われません。
説明するときは常に相手の立場になって、「この説明でわかりやすいかな」「この速さで聞き取れるかな」と客観的に判断しながら話すことが大切です。
説明が下手な原因や 説明力を上げる方法・役立つ習慣を詳しく解説
主語を省略しすぎて説明が下手になる
突然、話題が変わっても、何の話か前置きもないまま始める人がいます。自分だけがわかって話を進めても相手には伝わらないでしょう。
日本語は元々主語を省略して話す言語ですが、省略しすぎて相手に伝わらないのでは説明になっていません。重要な主語や必要な言葉は省略せず、きちんと入れるようにしましょう。
難しい言葉が多く説明下手になる
専門家のようにあえて難しい言葉を多用し、自分は物知りだと誇らしげに話す人がいます。
しかし、相手に伝わらなければ説明下手として認定されてしまいます。本当に頭のよい人は難しいことを難しい言葉を使わずに説明するのが上手いです。
話の結論が定まって無いと説明下手になる
話の着地点が決まっていないまま話始めると、なかなか話が終わらない上に、何を伝えたいのか聞き手が理解できないという事態が起こります。
最後まで聞いても理解できないと説明下手といわれてしまっても仕方ないでしょう。
説明下手になってしまう原因
皆が自分と同じと思っている
説明する自分と説明される相手は違う人間です。同期であっても同じ年であっても違う人である限り、理解力や語彙力、いい回しは異なります。
自分がわかるように説明するだけでは相手に伝わらない場合があります。相手は何もわかっていない仮定で話をすると、きちんと内容が伝わるでしょう。
文章の組み立てが苦手
文章を組み立てるのが苦手な人の場合、自分が考えていることや伝えたいことが言葉となって出てくるまで時間がかかります。
文章を組み立てるのが苦手な人は、内容が前後したり、不要な情報が多く混じっている場合が多いので、事前にメモにまとめたり、必要な部分だけを書き出すことが対策になるでしょう。
伝えたい事が何かわかってない
なんとなく説明しているけれど、本当に伝えたい核の部分がわかっていない人もいるでしょう。
自分が何を伝えるか分からない、内容が決まっていない、それでは相手にしっかりと内容が伝わるとは思えません。
決まっていないことが多く、予想でしか伝えられない場合は、「きちんと決まってから説明します」と伝え、内容が定まってから伝えるようにしましょう。
曖昧な内容では説明にもならず、取引先などの場合は信用も失うことになります。
自分しかわからない言葉を使う
新入社員や若手に多いのが、自分にしか分からない言葉を使って説明することです。
世代によって使う言葉が異なるのは当然ですが、ビジネスにおいては相手が分かるように伝えるのが基本です。流行語を使うと、しっかりしていない人と思われてしまいます。
冗談で話したり、プライベートの付き合いで流行語や地元言葉を使うのは問題ありませんが、ビジネスで様々な世代がいるところでは、正しい日本語を使うことを心がけましょう。
また、年代が上の人に多いのが、「あれ、それ、これ」などの指示語で指示してくることです。「あれやっておいて。できたらあの人に渡してね！」と相手には全然通じない言葉を使うのは、相手のことを考えていない証拠です。
相手の立場で、相手が分かる言葉を使うようにしましょう。
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説明下手のデメリット
説明に時間がかかり迷惑になる
説明下手の人は話がダラダラと長い傾向があります。他人も皆、暇ではありません。特にビジネスシーンでは、忙しい合間をぬって説明を聞くため、設営が下手だとイライラしてしまいます。
話の要点がわからず伝わらない
説明する側が話の要点を掴んでいないため、話が長い割に何を言いたいか相手に理解してもらえないことがあります。
相手にとって不快になってしまうでしょう。
仕事ができない人と思われる
説明をする場面というのはビジネスシーンでたくさん出てきます。その度に説明が下手で相手に不快な思いをさせていては、「仕事ができない人」というレッテルを貼られる可能性があります。
また、説明が理解しにくい人とは話したくないと敬遠されてしまい、仕事をする上でも信用を失うことも考えられるでしょう。
説明下手の克服方法
結論から話して説明下手を克服する
説明下手の人は最後まで話を聞いても、何をいいたいのかわからないという場合があります。それを防ぐためには、まず結論から話すように心がけましょう。
相手にまず一番伝えたいところを伝えてしまい、後で補足をしていく形をとれば、一番伝えたいところだけは少なくとも伝わります。
要点を絞って話し説明下手を克服する
５W１H（What,Why,Who,When,Where,How）を明確にし、意識しながら話すと自然と要点に焦点を当てて話すことになります。
ビジネスの基本となるフレームワークであるため、身につけておくと非常に便利です。
最初、頭の中で組み立てられない場合はメモに書き出すのもよいでしょう。慣れてくると頭で組み立てられるようになります。
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文章構成の基本 5W1Hとは 起承転結・PREP法についても解説
簡単な言葉を使い説明下手を克服する
難しい言葉はできるだけ使わず、簡単な言葉で話すように心がけましょう。
専門用語をたくさん知っていると知的に思えますが、それを噛み砕いて簡単な言葉で説明できる人こそ本当に知的な人です。
人に説明するときには相手がわかるように伝えるのが基本です。難しい言葉をたくさん知っていてもそのまま難しい言葉を使っていると、相手に伝わらず、説明下手と思われてしまいます。
論理的思考で説明下手を克服する
わかりやすい説明は論理的に話すことが大切です。
ビジネストークの基本ですが、説明下手な人はダラダラと長話をした挙句、何が結論か分からないことが多いため、論理的に考える方法を学ぶのも克服への道の一つです。
論理的に話を組み立てると自然と出てくる起承転結を意識することが大切です。
説明下手についてのまとめ
- 説明下手な人の特徴は早口で話す、主語を省略しすぎる、専門用語を使う、結論がない、などが挙げられる
- 説明下手の原因として、相手の立場になって考えず、自分が分かる言葉を使って説明しようとする場合である
- 元々、話を組み立てるのが苦手な人はメモに書き出し、要点をまとめてから話す
- 論理的思考を身につけたり、起承転結を書き出して話すことは説明がうまくなるコツの一つである
- 専門用語や流行語はビジネスにおいて多用すると伝わらないことが多く、説明下手だと思われやすい
- 説明が下手だと他人に迷惑をかけるだけでなく、他人をイライラさせ、信用を失う可能性もある
