なぜ使い分ける必要があるのか

メールの機能として主なものに、TO・CC・BCCの3つがあります。
ビジネスマンの皆さんは、これらの機能を使い分けることができているでしょうか。
また、新入社員や学生の皆さんの中には、「そんな機能があったことすら知らない」という方も多いかもしれません。

この3つの機能を知っていて、上手く使いこなせるようになると、ビジネス基本スキルをアップさせることができます。

TO、CC、BCCを使い分けることができる力は、自分の仕事を有利に進めるため、失敗のリスクを減らすためにも、必須のビジネススキルといえるのです。

TOの役割は宛先

「TO」とは、「宛先」の意味です。

英語でTOが使われるシーンといえば、後に人称が入ることがありますよね。(Happy Birthday ”to you”.など)
つまり、TOは「あなたに送っています」という意味を表していて、基本的には、個人に送るときに使用する機能です。

ただし、TOを利用して、複数人宛てにメールを送る場合もあります。
宛先欄に複数人のメールアドレスを入れることで、同じメールを全員に送ることができます。

CCは一斉送信

CCは、複数人に送りたいときに使用します。

「CC」とは、Carbon Copy(カーボン・コピー)の略で、日本語の意味は「複写」という意味です。
CCに名前を入れた人には、コピーが送られるという扱いになります。(実際にはコピーではありません。)

つまり、必ず見て欲しいメインの受け手はTOに入れて、一応確認しておいてほしい人はCCに入れると考えてもいいかもしれません。

CCで受けた人は、受け手としてのメインではありませんので、基本的に返信義務はありません。しかし、「CCのメール=内容の重要度が低い」ではないので、安易に無視や破棄をしないように注意してください。

BCCでアドレスを隠す

3つの中でも、BCCは少し特殊な機能です。

BCCの機能の特徴は、以下のとおりです。

①複数人に送ることができる
②受け手に返信義務は(基本的に)ない
③他の人のメールアドレスを隠すことができる

①・②の特徴はCCと同じですが、③はBCCならではの機能です。

BCCはブラインド・カーボン・コピーの略です。Bは、ブラインド(Blind)の頭文字で、ここでは、「隠す」の意味になります。

つまり、BCCで複数人に送った場合、メールの受け手は、自分以外の他の受信者のアドレスを見ることができません。他の人のアドレスを「隠す」ことができる機能なのです。

CCとBCCの正しい使い分け

CCとBCCは、「隠す」という点に大きな違いがあります。
では、その機能を実際のビジネスシーンでどのように活用できるのか、具体的な例を出しながら説明していきます。

CCを使うビジネスシーン

CCでは、メールアドレスが受け手全員に知られることになるので、この点を理解した上で使用しなければなりません。つまり、全員にアドレスを知られても問題のない場合に使用します。

主なシーンとしては、以下のとおりです。

①社内だけで連絡を共有する場合
②面識のある人同士(アドレスを知っている人同士)に送る場合

会議の出欠席や、健康診断についての連絡などが代表的な例でしょう。

BCCを使うビジネスシーン

BCCの特徴は、受け手以外のメールアドレスを隠せることです。
この特徴を踏まえて、BCCの主な使用シーンは次の2つがあります。

①面識のない人同士の複数人に送信する場合
②顧客に送ったメールを上司や職場で共有したい場合

安易な情報漏洩は、企業の信頼性の観点からも、避けなければならないリスクの1つです。
BCCは、面識のない人(会社)にアドレスが知られて連絡先がバレる、アドレスが悪用される、などのリスクを避けることができます。

また、顧客へのメールを確認と報告のために社内で共有するときにも使われます。TOやCCでは、そのことが顧客にも知られてしまいます。しかし、BCCを使えばその心配はありません。

TO・CC・BCCでメールを送るときのマナー

それぞれの機能で送るときのビジネスマナーについても、細かい決まりがあります。
特に、「宛名の書き方」に焦点を当てて、知っておくべきマナーを紹介します。

TOで送るときのマナーと宛名の書き方

TOはわかりやすい機能ですが、ただ使えればいいというものではありません。基本となる「宛名の書き方」のマナーは、絶対といっていいほど必要な知識ですので、覚えておきましょう。

①社名②部署③役職④受け手の名前の4つは最低限記載するのがマナーです。

TOで複数人に送る場合ですが、社外の人はもちろん、社内であっても、全員の名前をしっかりと記載する必要があります。

以下、例です。

【TOで送るときの宛名】
○○株式会社
営業部
課長
△様

CCで送るときのマナーと宛名の書き方

CCは複数人に送る際に使用しますが、CCが1名の場合と複数人の場合では、宛名の書き方に違いがあります。
以下、2つの例です。

【TOとCCが1名ずつの場合】
○○株式会社
営業部
課長
△様
(CC:×様)
【TOが1名でCCが複数名の場合】
○○株式会社
営業部
課長
△様

CC欄が1名の場合は、括弧で囲み、名前を記載するのが基本です。

一方、CCが複数人の場合は、必ずしも名前を記載する必要はありません。
もちろん、記載があればより丁寧ではありますが、人数によっては記載しきれないこともあるので基本的には不要です。

BCCで送るときのマナー(BCCであることを一言添える)

BCCで送った場合、相手は他の人のアドレスを見ることはできませんが、自分がBCCで送られてきていることは確認できます。
マナーとして、「相手にBCCであることを一言添えること」が大切になります。

文言に正式な決まりはありませんが、「一斉に送らせていただいているためBCCにて失礼いたします。」という感じであれば、失礼には当たりません。

CCの返信は、全員にするべき?受信者のみ?

CCで届いたメールに返信する場合、「送信者だけに返せばいいのか」それとも、「全員に返せばいいのか」という点で、迷ってしまうことがあります。
結論は、両方とも間違いではありません。全員で共有すべき内容であれば全員に返信し、その必要がなければ送信者個人に送信すればいいのです。

ただ、先ほども説明したように、CCは基本的に返信の必要がないメールでもあるので、内容によって臨機応変に対応することが求められます。