転職で企業とメールでやり取りする際のマナーや日程調整の例文

転職活動で相手とコンタクトを取る時、メールを使用する機会も多くなりました。

便利なツールだからこそ、正しい使い方やマナーを知っておきたい方も少なくありません。メールの印象一つで採用担当者の印象もガラリと変わります。

ここでは、押さえておきたい転職メールのマナーやってはいけない事、そのまま使用できる転職メールの状況別例文についてまとめています。

メール返信については以下の記事も参考にしてみてください。
企業に対するメール返信について 返信がない場合の対処法など

好感度アップ！転職メールのマナーを知ろう

「Re:」は１～２個でそれ以上は消す

メールで返信をすると、件名に「Re:」が付きます。

これは件名を見ただけで返信と分かるよう、1個か2個は残しておいた方が良いです。

しかし、「Re:」が何個も重なると、件名が見えにくくなり、何の件での返信か分からなくなってしまいます。転職メールは、面接の日程調整やこちらの問い合わせに関する回答など、やりとりも数回に渡る事も多いです。

件名の「Re:」は1個か2個残してそれ以上は消すようにしましょう。

動機は簡潔に伝える

応募する企業に転職メールを送る時には、内容は具体的に、かつ簡潔を心がけましょう。

その企業に入りたい、という熱い気持ちを志望動機として伝えたい気持ちがあっても、メールでの長文は読みづらく逆に悪い印象を与えてしまいます。

動機も自己紹介の中に含めて簡潔に、具体的に伝えるようにしましょう。

返信期限はなるべく24時間以内に

転職メールでの返信はなるべく24時間以内に行いましょう。

転職メールは、気付いた時点ですぐに返信するとより良いです早くメールの返信を行う事によって、その企業の志望度が高いアピールにもなります。

特に、面接の日程調整などは、早めに返信をした方がこちらの希望が通る可能性が高くなります。そして、レスポンスの早い人はビジネスにおいても評価が高いです

もしも、メールの返信が翌日になってしまった時には「返信が遅くなり、大変失礼いたしました」など一言添えるようにしましょう。。

応募先の会社の営業時間内になるべく送信する

メールは電話と違って、送受信する時間を選ばずに使える便利なビジネスツールです。

しかし、送信時間はなるべく応募先の会社の営業時間内に合わせるようにしましょう。人によっては深夜の送信に悪い印象を持たれる事があります。

また、営業時間内に送信する事によって、こちらが送ったメールもすぐに相手が気づき、返信を早く受け取れる事にも繋がります。

どうしても、深夜の送信になってし舞う場合は時は、送信予約で営業時間内に設定しましょう。

携帯電話のアドレスは使用しない

転職メールの送受信の際に、携帯電話のメールアドレスを使用するのは避けましょう。

携帯電話のメール設定は、デフォルトの迷惑メール対策として、「PCメールを全て受信拒否する」設定になっている事が多くなっています。

それに気付かず、携帯電話のメールから起業宛に転職メールを送ると、一向に返信が来ない、といった事になります。

企業側も、メールの返信をしたくてもメールがサーバーから弾かれてしまいます。転職メールのやり取りは、PC用のメールアドレスを使用しましょう。

会社のアドレスは使用しない

在職しながら転職活動をする方は、転職メールのやり取りに会社のメールアドレスを使用する事がないようにしましょう。

今の職場のメールを使用して、転職の為のやりとりをしている事が上司に見つかると、心情が悪くなります。

また、応募先企業からも非常識と受け取られてしまいます。

プロバイダだけでなく、フリーメールの使用も可能

PCのメールは、プロバイダからのメールアドレスが的確です。

しかし、今は携帯電話でもインターネット環境が整っていますので、プロバイダとの契約をしていない方も少なくありません。その場合には、yahooやGmailなどのフリーメールも使用できます。

フリーメールを使用する時には、転職メール用に自分の名前や生年月日を入れたメールアドレスを用意しておくと、企業側も送信する際に分かりやすく便利です。

フリーメールは、フィルタ機能を使えば、アドレスごとにメールの振り分けを行う事ができますので、大切な転職メールも見逃さず管理しやすくなる為、上手に活用しましょう。

フリーメールアドレスを使用する際の注意点

アドレスに”〇〇loves〇〇”や”princess●●”などが入っている、プライベートが悪い意味で垣間見れるアドレスや、ネガティブな言葉を使用したアドレスは不利な印象となりますので使わないようにしましょう。

絶対ダメ！応募先への返信でNGなパターンを知ろう

「了解です！」などの一言だけや敬語ではない言葉を使う

メール上のやり取りでもビジネスシーンに相応しい言葉遣いを心がけましょう。

「了解です！」「すみません」などのビジネスには相応しくない一言メールはNGです。

「承知いたしました」「失礼いたしました・申し訳ありません」など相応しい言葉を使用しましょう。文体も勿論、丁寧語や敬語を使用しましょう。

名前や要件が抜けているなど自分の情報入力が欠けている

名前や要件が抜けているなどのミスに気を付けましょう。

企業へメールを送る前に、内容に抜けはないか、誤字脱字はないかをチェックしてから送信するように習慣づければ、情報入力の抜けを防ぐ事ができます。

また、自分の情報を相手に伝える為にメールに署名を付けるのは有効です。署名は以下の情報を記載しておきましょう。

• 名前
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

在職中で転職活動を行っている時に、現在勤めている会社名や所属部署を署名に記載する必要はありません。

絵文字や顔文字を使う

携帯電話の機種依存文字である絵文字を使用したメールは、PCで閲覧すると文字化けを起こす事があります。

また、顔文字の使用は転職メールも含めて、ビジネスシーンでのメールでは不適切です。

そのまま仕事上のメールとしても使用できる文体で、転職メールは作成するように心がけましょう。

連絡が遅れる場合は一言添えると評価も上がる

企業から受け取ったメールは、できるだけ早く返信した方が好印象となります。

しかし、在職中で出張がある、急な帰省をするなど様々な理由でどうしても連絡が遅れてしまう事があります。

その際には、「○月△日に、改めてメール差し上げます」と、連絡できる日を記載しておきましょう。相手側もいつ連絡が貰えるか分かるので、その後の予定も立てやすくなります。

また、メール自体は確認している事を相手に伝える事によって、返信はできないけれどもメールは読んでいる、といったアピールもできます。そして相手に対する気遣いがあると高評価に繋がる可能性もあります。

実際に使える！状況別転職メールの例文

面接の日程に対する返信（OKの場合）

面接の日程に対する返信（日程が会わない場合）

選考書類をメールで添付して送信する時

こちらが送った問い合わせや質問に対する回答メールへの返信

転職で企業とメールでやり取りする際のポイントのおさらい

• 転職メールの返信は、件名の「Re:」は1～2個残し、それ以外は消す
• 志望動機も含め、内容は具体的かつ簡潔にまとめる
• 返信はなるべく早く、相手の営業時間内に送信すると好印象
• 携帯電話のアドレスや、在職中の会社のアドレスは使用しない
• 敬語や適切な言葉遣いを心がけ、絵文字や顔文字は使用しない
• 要件や自分の情報の抜けを防ぐ為に、送信前に内容を確認する
• 連絡が遅れる時には、連絡する日時も記載して改めて連絡する旨を伝えると、評価が上がる

便利に使えるツールだからこそ、転職メールのマナーはきちんと守りましょう。

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