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仕事をしているとフリーランスでも会社に所属していても、取引先とのやり取りが生じます。そのとき、契約書の発行は一度ですが、その他の細かい書類は何度も発行する機会があります。
見積書、納品書、受領書、請求書、領収書などです。どんなときにどのタイミングでこれらの書類を発行するか分かりますか。知らないと取引先から要求にも答えられないので、違いを明確にしておきましょう。
今回はその中でも特に「受領書」について解説していきます。
受領書とはなにか
受領書は、発注者が受注者に発行する書類です。発注者が商品やサービスを受け取り（受領し）、その旨を報告するために発行する書類です。
どんなときに受領書が使われるか
受領書は必ずしも発行しなければならない書類ではありません。
しかし、商品やサービスを受け取った証明となる書類なので、取引を進める上で手違いを少なくするためにも発行することが慣習となっています。
受領書を発行する目的として、以下のような場合があります。
よく慣れた取引先では電話やメールで商品の受注を行うこともあります。しかし、初めての取引先だった場合、相手の素性が分からないため、不安なことが多いです。そんなときビジネス書類があることで安心できますよね。商品やサービスが届いたときには受領書を発行すること、取引先からは受領書をもらうことでより安心した信頼を得た取引ができます。
受領書を発行するタイミング
受領書を発行するのは、取引先から商品やサービスを受け取ったときに同時に発行します。
物品を受け取ったときに、受け取ったという証明のため、受領書にサインすることがあります。
受領書に記載する項目
受領書は発注者が発行する書類です。どんなものをいつ受け取ったのかといった簡潔に内容が分かるものでなくてはなりません。
受領書に記載する項目には以下のようなものがあります。
・取引先
・発行元
・受領した案件や商品名
・受領した商品の詳細、単価
・受領した商品の数
・受領した商品代の合計
・備考
受領書は発行義務のある書類ではないため、書き方に決まった規則はありません。しかし、受領書の目的を考えると、受領した商品とその金額は必ず記載した方がトラブルを避けることができるでしょう。
また、取引先と何度もやり取りをして、見積書がいくつか発行されている場合は、最終のものがどれだったか分からなくなってしまうことがあります。そういった間違いを不防ぐためにも受領wよを発行した方が良いでしょう。
「受領書」と「領収書」「納品書」の違い
「受領書」以外に取引先とのやり取りで使用するビジネス文書がいくつかありますので、その違いを確認します。
領収書ってなに？
商品やサービスに対して、費用を払ったということを証明する書類のことです。お金を手渡ししたり、入金したりした際に、送り先から発行されます。
トラブルを避けるためには、領収書は金銭を受け取るタイミングで発行するのが原則です。
納品書ってなに？
受注したものを葉駐車に届ける際に送付する書類です。納品書とともに商品やサービスを受け取った後、受領書を発行します。
「領収書」はどのような時に必要？
領収書を発行する目的は大きく分けて以下の２つです。
支払い側は領収書をきちんと受け取り、しばらくの期間、保管しておく必要があります。
会社の経費精算の時に領収書は添付必須の書類です。
接待のため、飲食店などで食事をして、支払いの際に、当日領収書をもらったら保管しておきます。後日、会社で経費精算の証明書として添付します。
基本的に領収書の発行はお金を支払ったすぐ後です。後日発行はできないところが多いので注意しましょう。
例えば、接待のための飲食代を経費として会社に申し出る場合、証明書として領収書が必要となります。飲食大を支払った直後に領収書を発行してもらいます。しかし、忘れてしまった場合は後日、お店に電話をかけますが、発行してもらえるところと、そうでないところがあります。
領収書は代金の支払い時にもらい忘れのないようにしましょう。
「納品書」はどのような時に必要か？
納品書とは、商品やサービスを納品する際に納品物とともに発行する書類です。
納品書の大きな役割は「依頼主を安心させること」です。商品を送付した際に、注文を受けた商品と数量を明記することで、受注側も安心して受け取ることができます。
見積書を何度もやり取りしている場合、最終的な発注はこれである、という証明にもなりますし、やり取りのトラブルを避けることもできます。
ビジネスで使える受領書の例
Excelでのテンプレート
Excelを使用する場合、Microsoftのサイトで納品書のテンプレートの中に受領書も用意されています。下記リンクから「納品書」と検索で入力すると、テンプレートをダウンロードできます。このテンプレートは、使い方の説明、自動計算機能により必要事項と金額の入力だけで使用できます。
まとめ
「受領書」を中心に「領収書」、「納品書」の使い分けや役割について解説しました。他にも見積書や請求書などビジネスシーンでよく使われる書類も併せて確認しておきましょう。
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