ここでは、秘書への転職で求められる能力や、秘書への転職でアピールすべきポイント、秘書の志望動機の例文などを解説します。

転職を考えたときに、秘書をあこがれの職業として考える人も少なくありませんが、一言で秘書といっても、いくつかのタイプに分けられる事をや、求められる能力を知らない人も少なくありません。

この記事を読むことで、秘書への転職成功に一歩近づくことが出来ます。

秘書への転職で求められる能力

秘書は主に、企業の役員や経営者につく「役員秘書」や、医師につく「医療秘書」、弁護士につく「医療秘書」、議員につく「議員秘書」などがあります。

現代ではオンラインで仕事をする「在宅秘書」も数多くの求人があるため、どんな秘書になりたいかや、自分に合っているのはどんな秘書なのかを考えてみるとよいでしょう。

どのタイプの秘書だとしても、スケジュール管理力は、どの秘書であっても共通して求められる能力です。必要に応じ、レストランや出張の交通機関・ホテルなどの予約手配をすることも多くあります。

秘書は電話対応を任されることも多いでしょう。正確に内容を聞き取るだけでなく、上司に繋ぐべきかまでの判断をする必要があります。

挨拶状やお礼状、メールなどの対応も秘書の仕事のひとつです。返事をするだけでなく、必要に応じ内容をまとめて報告することもあるでしょう。返信だけでなく、お返しや贈り物の必要性の判断、手配なども秘書の仕事です。

来客対応は、最もイメージしやすい秘書の仕事のひとつでしょう。秘書の場合には、お茶出しをするだけでなく、同席して議事録を作成することもあります。在宅秘書の場合には、オンライン会議に同席することもあるでしょう。

上司が会議や仕事上で必要になる資料や文章の作成も秘書が行うことがあります。上司の仕事分野について、ある程度の知識を募集要項で要求されることもあります。資料や文章の作成だけでなく、ファイリングも秘書の重要な仕事です。

場合によっては、秘書に上司のブレーン(頭脳)としての役割を期待することもあり、最新の情報や動向を常に把握しておくことが重要です。ブレーンとなれば、上司の要求に応じて、的確なアドバイスや意見を求められることもあるでしょう。

秘書への転職でアピールすべきポイント

秘書を目指す人には、秘書検定や国際秘書検定(CBS)や、マナー関連の資格などを取得する人も多くいます。資格などは目安になるだけで、秘書になるために必ず必要なものではありません。

しかし、未経験から秘書への転職であれば、検定などで基礎的な秘書の仕事を理解していると思われる事は、採用で有利に働くこともあります。

秘書検定は1級から3級まであり、スケジュール管理や来客対応だけでなく、実務に係るファイリングや文書作成など細かな内容を網羅しています。

2,3級は、学生や高校生が就職活動のために受験することも多く、準1級、1級になるとキャリアップのために受験する社会人が多いでしょう。

検定は必須ではありませんが、秘書の転職でアピールするとよいポイントはいくつかあります。以下では、4つのポイントを解説します。

情報収集力は秘書への転職でよいアピールになる

秘書は、上司のための資料作りなどを担ったり、ブレーンとなったりすることが多いため、情報の収集は多岐に渡ると考えられます。

役員や経営者の秘書の場合、社内の業務や社風、役員同士の関係性などを深く理解しておくためにも、情報収集力は必要不可欠です。

秘書の仕事内容によっては、情報を収集するだけでなく、上司に合わせて情報をかみ砕く力も求められることがあるでしょう。

記憶力も秘書への転職でよいアピールになる

秘書は、社内外の人の顔と名前、肩書を覚えることが重要であるため、記憶力も不可欠です。直接会うだけでなく、電話対応でも誰かが瞬時に判断できれば、スマートに対応することができます。

スケジュール管理にも記憶力が大切でしょう。スケジュールのことも考えながら臨機応変な対応をするためには、スケジュール表を頭に入れておくことも大切です。

判断力も秘書への転職でよいアピールになる

秘書は上司の指示で動くばかりでなく、サポート役として、先回りした対応や臨機応変な対応をするための判断力が必要です。

機密事項を扱うこともあるため、情報の扱い方や重要性の判断などもしなければなりません。几帳面に細かなことをこなしつつ、サポートとして柔軟性を発揮するためには、上司の判断ばかりを頼るのではなく、自分自身で判断しないといけないこと多いです。

人間性も秘書への転職でよいアピールになる

会社の顔である上司につくため、人から好かれる人間であることも求められます。

秘書は社外だけでなく社内の人にも好かれなければ、情報が集まる範囲が狭くなってしまうでしょう。一般的に健康的で明るく、気が利く人が秘書に向いています。

しかし、上司が秘書に求めるものは人それぞれであるため、上司が求める秘書像を察して、望まれる秘書になりサポートに徹するのも秘書として大切な能力です。

秘書の志望動機の例文

未経験から秘書への転職をイメージした志望動機の例文は以下の通りです。

私は、秘書というポジションは役員を支えてはいるものの、企業を裏方として支えている意味合いも大きいと考えています。秘書は、事務的な仕事から接待まで仕事の幅が広いだけでなく、誰かのサポートをするところが自分に向いていると思っています。

前職でのお客様とのコミュニケーション能力から、初対面の人でも憶することなく接し、よい印象を与える自信があります。前職で接客しているときには、トラブルやクレームに臨機応変に対応しておりました。

秘書として、自分自身の経験を存分に活かしたいと思い応募しました。

私が秘書に応募した理由は、人の上に立つよりも人をサポートする仕事が好きであるうえ、自分に向いているからです。今までは、主に営業サポートをしてきました。

しかし、今後さらにやりがいがある仕事をしたいと考えて、秘書に応募しました。基本的な事務はこなしていましたが、今回の秘書の仕事では2年間の留学経験で培った語学力も活かせると信じています。

上司だけでなく、御社を裏方としてサポートできればと思っています。

秘書への転職へおすすめはリクルートエージェント

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自己管理が苦手だったり、サポートによって後押しされたいという人には、リクルートエージェントが向いているでしょう。

専門性を求めるdodaは秘書の求人もある

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そしてdodaに登録している企業は専門職種や経験を生かせる仕事の案件が多いことから、必然的に給与は上がり、全体で見ても日本の平均年収を越す年収で働ける会社もあるのです。

秘書への転職についてのまとめ

  • たいていは、企業の中の他の部署で活躍している人が秘書に異動することも多いですが、秘書の求人が出ていることもあります。異業種や未経験でも、秘書への転職は可能です。
  • 一般的な秘書としての役割には、上司のスケジュール管理、電話対応、挨拶状やお礼状、メールなどの対応、来客対応、資料・文書作成、上司のブレーンになることなどがあるでしょう。
  • 秘書への転職では、検定や資格などは必須ではありません。それよりも秘書への転職のためには、情報収集力、記憶力、判断力、人間性などをアピールするべきでしょう。