送付状・添え状の書き方とは？【履歴書・内定承諾書を送る場合】

送付状は、書類を郵送するときに同封する書面で、添え状とも呼ばれます。ビジネスシーンで書類をやりとりする際には、この送付状・添え状を添付するのがマナーになっています。

この記事では、就職や転職活動の書類を送る際の送付状・添え状の役割や、書き方の注意点を解説します。また、あわせてケース別の例文も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスシーンでは、一人ひとりの言動が会社の印象につながります。就職や転職の書類を送付するシーンでは、ビジネスマナーの有無を問うひとつの目安にもなるでしょう。
日ごろからよく利用している書類かもしれませんが、社会人として基本的なことをおろそかにしないように、今一度、正しい書き方を確認しておきましょう。

送付状・添え状の役割とは

ビジネスで書類や物品を郵送する際には「送付状(添え状)」を同封するのがマナーです。就活時に応募書類を郵送する際にも、送付状(添え状)を必ず添えて送るようにしましょう。

送付状(添え状)には大きく3つの役割があります。

送付状・添え状の正しい書き方

送付状(添え状)には、必ず記載したい項目があります。一般的な送付状(添え状)に必要な項目は次の通りです。

①日付
日付は最上部の右上に、年月日を省略せずに記載します。西暦、和暦、どちらの表記でも構いませんが、同封するほかの書類と揃えるようにしましょう。

②宛名
日付から1行下げた左上側に宛名を記載します。株式会社などは(株)のように省略せず正確に記します。
担当者の名前が分かっているときは「〇〇〇〇様」とし、分からないときは「〇〇ご担当者様」のようにしても構いません。

③自分の連絡先と氏名
自分の住所、電話番号、氏名を右に寄せて記載します。住所は都道府県名から、氏名はフルネームで記します。場合によってはメールアドレスも記載しておきましょう。

④件名
なんの用件かが分かるような件名を記載します。「書類送付のご案内」「〇〇(書類名)の送付につきまして」などが適当でしょう。

⑤前文
頭語の「拝啓」からはじめてあいさつ文を続けます。ビジネス文書に用いられる定型のあいさつでよいでしょう。
「貴社ますます～」はよく使われる定型句ですが、「貴社」は相手が会社の場合の呼び方です。銀行なら「貴行」、自治体なら「貴庁」「貴県」などになりますので注意しましょう。

⑥主文
用件を記載します。「〇〇のため〇〇の書類を送付します。」のように、何のために何を送るのかを記すとよいでしょう。

⑦末文
結びのあいさつです。送付状(添え状)の場合は「ご査収ください」という言い回しがよく使われます。最後は頭語に合わせた結語(拝啓なら敬具)で結びます。

⑧送付書類の枚数
同封書類の種類と枚数は「記」の下に箇条書きにします。
「〇〇・・1部」というように書類の名称と部数を記載しますが、ひとつの書類が複数枚に及ぶ場合には「〇〇・・1部(全2枚)」のように合計枚数も記しておきます。
「記」は連絡事項の詳細を箇条書きにする場合に使うもので、「記」ではじめたら最後は「以上」で終わらせるが決まりです。

送付状・添え状の本文例

応募書類を送付する主なケースとして「新卒書類応募時」「中途採用応募時」「内定承諾書送付時」の3つのケースを取り上げて、送付状(添え状)の例文を紹介します。

新卒採用の応募書類を送る場合

ポイント：新卒採用であることが分かるように記載しましょう。

転職・中途採用の応募書類を送る場合

ポイント：何を見て応募したのか、どの職種に応募したのかが分かるようにします。また、簡単な自己アピールも盛り込むとよいでしょう。

内定承諾書を送る場合

ポイント：内定をもらったことへの感謝と意気込みを盛り込むとよいでしょう。

送付状・添え状に関するマナー

送付状(添え状)を作成するとき、送付するときの注意点をまとめました。

基本はA4サイズ1枚に収める

送付状(添え状)は、A4サイズの用紙1枚に収めるのが基本です。送付状のメインの役割は「誰から誰に向けて」「何の目的で」「何を」「どれくらい」送ったかを知らせるものです。それ以外の用件を長々と記載することは控えましょう。

応募書類の一番上に重ねる

送付状(添え状)は、応募書類の一番上に重ねて提出します。受け取った側に、誰からどんな目的で何の書類が来たのかを知らせる書類ですから、封筒から出したとき一番に目が行くものでなくてはなりません。

パソコンと手書きのどっちがいい？

送付状(添え状)は、パソコンで作成したものを用いるのが一般的です。手書きが絶対にいけないということはありませんが、逆に手書きでないと失礼ということはありませんので、パソコンで作成するのが自然でしょう。

送付状・添え状のNG例

送付状(添え状)は、書き方によってはマナーができていないと捉えられてしまうこともあります。次のようなNG例にあてはまらないように注意して作成しましょう。

志望動機や自己PRを長文で書いている

送付状(添え状)の大きな役割は、「誰が」「何の目的で」「何を」「どれくらい」送ったのかを知らせることです。志望動機や自己PRは3～4行程度にすっきりとまとめることを心がけましょう。送付状(添え状)に長々と志望動機や自己PRを書いていると、ビジネスマナーができていないと評価されかねません。

希望条件を記入している

「営業部への配属を希望します」「正社員での採用を希望します」といった希望条件は、送付状(添え状)に書くべき内容ではありません。志望動機や前職での経歴は履歴書の本人希望欄や職務経歴書に記載すれば十分です。

定型文だけで作成している

WEBサイトからダウンロードしたテンプレートをアレンジせずにそのまま使うなど、定型文だけが記載された送付状(添え状)では、手を抜いていると思われても仕方ありません。一つひとつに向き合って作成したことが分かる文面にすれば好感度もアップします。
「〇〇を見て応募にした」という応募動機や、簡単な自己PRを付加することを忘れないようにしましょう。

履歴書を持参する場合に送付状・添え状は必要？

送付状(添え状)は、書類を対面で直接渡せないとき、あいさつや中身の説明のためにつける書類です。したがって、履歴書を郵送するのではなく直接採用担当者に渡す場合は送付状(添え状)は不要です。

もし手渡しの場合に送付状をつけたとしてもマイナスの評価につながることは考えられませんが、特に用意する必要もありません。「郵送する場合は必ず必要」と覚えましょう。

まとめ　この記事のおさらい

• 送付状(添え状)には「あいさつ状として」「送付物の内容と送付の目的を通知」「書類に目を通してもらうための補助的もの」の役割があります。
• 送付状(添え状)パソコンで作成するのが一般的です。A4サイズ1枚に収まるようにし、日付、宛名、自分の連絡先、件名、本文に続けて、記書きで送付書類の名称と枚数を記します。
• 送付状(添え状)は相手に一番に目にしてもらうことを考えて、応募書類の一番上に重ねましょう。
• 送付状(添え状)の大きな役割は「誰が」「何の目的で」「何を」「どれくらい」送るのかを知らせるものです。長々と志望動機や自己PRを記載することは避けましょう。
• 定型文をそのまま送るのではなく、相手や状況によって内容を変えたり書き加えたものを使うと好印象です。
• 応募書類を担当者に手渡しする場合、送付状(添え状)は必要ありません。

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