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この記事では「欠勤」について解説いたします。
会社を休む際によく使われる言葉ですが、その意味や他の用語との違いなどについてはよく分かっていないという人もいることでしょう。
そこで今回は「欠勤」の英語表現や「有給」・「公休」との違い、「欠勤控除」や「欠勤」の注意点なども合わせてまとめました。
それでは一つずつ確認していきましょう。
欠勤の意味とは
「欠勤」は「勤めを休む」という意味の言葉です。
もう少し具体的に表現すると「契約における労働提供義務の不履行」で、要するに「出勤しなければならない日に勤務を休むこと」を表しています。
労働者の事情によって勤務を休んだ場合を「欠勤」と呼び、その場合の給料は支払われないのが一般的です。
「欠勤」をする理由は様々ですが、例えば風邪や頭痛などによる体調不良が最も多いかもしれません。
その他には同居する家族の体調不良による看病や突発的な不幸などが考えられます。
また体調不良などを装ってプライベートな予定を優先したりする「仮病」(けびょう)をするケースも挙げられるでしょう。
ここでのポイントは「出勤しなければならない日に勤務を休むこと」で、その理由は関係がないということです。
本当は出勤したかったが体調不良でやむなく休むことと単にズル休みをすることは、どちらも「出勤日に休んでいる」という点では「欠勤」だといえます。
欠勤の英語表現
「欠勤」の英語表現としては「absence」が適当でしょう。
「absence」は「欠勤」以外にも「不在」や「留守」といった意味があります。
「absence」を使うと、「report one’s absence」（欠勤届を出す）や「a report of absence（欠勤届）」といった使い方をすることが可能です。
「欠勤」「有給」「公休」の違い
「出勤しなければならない日に勤務を休むこと」ということを表す言葉として、「欠勤」の他に「有給」や「公休」があります。
「有給」は「有給休暇」の略称で、「勤務しなければならない日に給料をもらいながら休むこと」という意味です。
つまり「有給」と「欠勤」の一番の違いは、「給与が出るか出ないか」だといえます。
「有給」は入社後半年を経た後に所定の日数付与されるのが一般的です。
なお「有給」は「労働義務のある日にその義務を免除して休むこと」という意味があるので、そもそも会社が定める休日に休む場合は「有給」とすることができません。
また「公休」は「権利として与えられている休日」という意味です。
一般企業では土日を休日としているところが多いので、「公休＝土日」としている企業も多いでしょう。
またお盆や年末年始の休業日なども「公休」です。
「公休」は企業側の都合で休日であるのに対し、「欠勤」は労働者の都合による休みという違いがあります。
「公休」に出勤すると「休日出勤手当」あるいは「代休」といった措置がありますが、「公休」に休んだからといってその分の給料が減らされるといったことはありません。
ただし雇用形態によっては時給や日給（日給月給制のケース）などに影響することがあります。
欠勤すると減給になる？「欠勤控除」とはなにか
「欠勤」すると給料にも影響を及ぼすことがあります。
労働者として働く以上、この点についてはよく理解しておいた方が良いでしょう。
そこでこの項目では、「欠勤」した場合の給料について詳しく取り上げました。
働かない分の給料は支払われない「ノーワークノーペイの原則」
原則的に働かない分の給料は支払われないのが一般的で、このことを「ノーワークノーペイの原則」といいます。
「ノーワークノーペイ」を平たく言うと「働かなければ給料もない」ということです。
仕事を休んでも休まなくても給料が同額だと不公平感が出ることから、休んだ分の給料が減額されるのは当然だといえるでしょう。
働かなくても給料が出るのであれば、仮病で度々休みながら給料は満額もらうと考える人がいてもおかしくないからです。
欠勤控除の計算方法
「欠勤」は無給なので、月給制では時間外勤務手当などの変動部分を除いた月の賃金（固定給や基本給）から「欠勤」した分が差し引かれることになるでしょう。
このことを「欠勤控除」といい、「欠勤日数」の分だけ減給されます。
例えば月給20万円の社員が20日の勤務日数の中で5日欠勤した場合、欠勤控除額は5万円（一万円/日の減額）です。
なお「家族手当」や「通勤手当」といった各種手当にも影響がある可能性があるので、所属する企業に確認した方が良いかもしれません。
欠勤控除は違法？
「欠勤控除」すること自体に法的な問題はありません。
しかし「欠勤控除」できるのはあくまで「欠勤」や遅刻、あるいは早退などで「実際に働けなかった時間分」のみです。
「欠勤」したこと自体に対するペナルティーとして働かなかった時間分以上を控除すると違反扱いになります。
ただし就業規則に「減給」を懲戒処分として定めている場合は、総額が「月給の10％以下」であれば減給扱いとすることが認められていることに注意が必要です。
これは企業によって異なってくるので、気になる場合は自身で確認した方が良いでしょう。
欠勤に有給を充てられることも
「有給」が残っていれば、「欠勤」した日を「有給」として申請できる場合があります。
ただし「有給」は事前申請が前提としてあるので、この場合は企業側の了承を得た後に「有給」を申請することになるでしょう。
なお「欠勤」に「有給」を充てるどうかの選択権は従業員側にあります。
企業側が自動的に「有給」を消化させることはできないので、覚えておくと良いかもしれません。
欠勤する場合の注意点
体調不良や家庭の都合など様々な事情により「欠勤」しなければならないこともあるでしょう。
そこでこの項目では、「欠勤」する場合の注意点を3点取り上げました。
前日までに欠勤届を出しておくのがベター
もし未然に「欠勤」しなければならないことが分かっている場合、前日までに「欠勤届」を出しておくのがベターです。
上司の立場からすると事前に「欠勤」することを把握することで、当日の人員配置や仕事の回し方などをあらかじめ考えて適切に処理することができます。
当日になって突然「欠勤」を伝えられると現場が混乱する可能性があるので、分かっているならば前日までに「欠勤届」を出すのが望ましいでしょう。
当日の欠勤はメールよりも電話連絡
もし当日になってどうしても「欠勤」しなければならない場合、メールよりも電話連絡するのが良いでしょう。
なぜならメールだと見落としてしまったり、確認するのがタイムリーではないということがあるからです。
ただし「欠勤」の連絡を「欠勤届」ではなくメールなどで行っている企業に関してはこの限りではありません。
近年ではメールでの欠勤連絡を「欠勤届」に替える企業も多く見られます。
とはいえ「欠勤」する際の連絡手段は企業によって様々なので、自分が勤めている企業の場合はどうなのかは自身で確認した方が良いでしょう。
欠勤の理由をしっかりと伝える
「欠勤」する場合、その伝達手段が電話であってもメールであってもその理由をしっかりと伝えることが重要だといえます。
なぜなら「欠勤」とは本来勤務すべき日に休むことを指し、労働者の権利として認められる「有給」とは意味合いが異なるからです。
「欠勤」する際の理由としては体調不良や家族の看病などが挙げられます。
それによって上司も、「欠勤」が当日限りなのかしばらく続く可能性があるのか判断することができるというわけです。
なおやむを得ない事情であっても、「欠勤」が続いてしまうと人事評価に影響が出る可能性があります。
「欠勤」が理由で解雇されるようなことはまずありませんが、賞与の査定や周囲からの評価に影響を与えることは十分あり得るでしょう。
評価を落とさない為にも、欠勤理由をしっかりと伝えるなど周囲への影響を最小限に留める心配りも必要です。
当日の欠勤連絡のメール例文
どうしても当日「欠勤」する必要がある場合、その連絡手段がメールであることもあるでしょう。
その場合の件名は、一目で「欠勤」の連絡だと分かるタイトルにするのが基本です。
具体的には「欠勤連絡」や「欠勤届申請の件」といったものが考えられます。
また本文には次の情報が必要です。
・申請者
・休暇期間
・欠勤理由
「申請者」は部署名や課名、氏名を表します。
どこの誰が「欠勤」するのか、明確に示す必要があるからです。
「休暇期間」は和暦もしくは西暦から日付を正しく明記し、数日間の欠勤を申請する場合は合計日数も記載します。
そうすることによって「欠勤」する側も連日その連絡をする必要がなく、連絡を受ける側もその後の予定を立てやすくなるからです。
また「欠勤理由」については具体的かつ簡潔に明記するのが良いでしょう。
欠勤理由が明確でないと、何かあったのではないかと周囲を心配させることになりかねません。
上記を総合すると、次のような本文が考えられます。
昨晩から高熱が続いている為、大事を取って本日終日休暇をいただけますでしょうか。
明日には出勤できる見込みです。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
まとめ この記事のおさらい
・「欠勤」は「出勤しなければならない日に勤務を休むこと」という意味がある
・「欠勤」の英語表現は「absence」が適当
・「欠勤」は「ノーワークノーペイの原則」により給料が出ないのが一般的であるのに対し、「有給」は「勤務しなければならない日に給料をもらいながら休むこと」という違いがある
・「公休」は企業側の都合で休日であるのに対し、「欠勤」は労働者の都合による休みという点が異なる
・「欠勤控除」すること自体に法的な問題はないが、「欠勤控除」できるのは「欠勤」や遅刻、あるいは早退などで「実際に働けなかった時間分」のみ
・「欠勤」する場合の注意点として前日までに「欠勤届」を出しておく、当日の「欠勤」はメールよりも電話が望ましいということなどが挙げられる
