日報の書き方｜目的や内容、書き方のポイントを例文を交えて解説

日報の提出を求められて、何を書いていいのか分からなかったり、そもそも何のために書かなければいけないのかの目的が分からずに、もやもやした経験がある人も少なくないのではないでょうか。

この記事では、日報の目的や書き方を例文を交えて解説します。

日報が思うように書けなくて困っている人に役立てていただけるのはもちろん、今は必要がない人も、今後就職や転職で日報の提出が必要になったときに困らないように、基本的なことを理解しておくと良いでしょう。

そもそも日報の目的とは？

日報とは、日々の業務を記録し報告するための社内文書です。多くの企業が業務の一環として日報を採用していますが、面倒だと感じている人が多いのは否めません。

日報は毎日の作業です。「会社の決まりだから」「提出を怠ると上司からうるさく言われるから」と仕方なく書いていてはもったいないものです。
日報の目的を理解することで、前向きに日報作成に取り組むことができるでしょう。

日報の目的は大きく2つです。
1つ目は、1日の仕事の振り返りです。自分の仕事を振り返ることで、問題点や課題はなにかが見えてきます。文章に起こすことで、頭の中で考えていることがより明確に整理でき、新たな気づきにつながります。

2つ目は上司への報告です。上司は部下の日報を見ることで、業務の進捗を知り、課題や目標を共有することができます。部下への声かけやアドバイスのきっかけとしても日報は大事なツールのひとつなのです。

日報を書くことには上記以外のメリットもあります。ビジネスでは社内や得意先に向けた報告文書を作成するシチュエーションが多々ありますが、毎日の日報で知らず知らずのうちに報告文書を作成するスキルが身につきます。

上司は、日報から業務の進捗や課題を確認するだけではなく、文書をまとめるスキルやコミュニケーション力も見ています。人事や配属の参考にすることもあるでしょう。

日報の書き方【テンプレート例】

日報は項目を決めてテンプレートに沿って作成します。職種によっても項目は変わってきますが、基本的な項目を紹介します。
もちろん、会社で指定されたフォーマットがあればそれに従ってください。

今日の目標

今日の目標を立てておくことで、やるべきことが明確になります。また、1日の最後に目標と照らし合わせて達成度を測ることができ、課題や問題点の発見に役立ちます。特に新入社員や若手向け社員の日報には設けたい項目です。

目標は数値化できるものはできるだけ数字で表します。営業職であれば「訪問〇件」「売上〇円」のように具体的に示しましょう。

事務職の仕事は数値化が難しいですが、「〇〇の書類を今日中に仕上げる」「残業〇分以内」のように、できる限り具体的に目標を立てましょう。

今日の業務内容

その日行った業務を記載します。書き方としては、業務を列記する方法、タイムテーブルに沿って記載する方法があります。

タイムテーブル方式は1日の流れがひと目で確認しやすく、どの業務にどのくらいの時間がかかったのを把握できるのがメリットですが、事務職のように複数の作業を並行して行うような仕事だと、時間を区切ってあて込むのが難しくなります。
どちらにするかは会社のフォーマットや自分の仕事の種類によって決めると良いでしょう。

所感（良かった点や課題点など）

所感には、良かった点や課題点などを書きます。良かった点を見つけるのは難しい日もあるでしょうが、思い出して書くことで次のステップにつながります。少しでも成長できたと感じることがあれば記載しておきましょう。

課題点は解決策と合わせて書くのが理想です。具体的な解決策がすぐに思いつかない場合は「〇日までに解決策を考案する」など目標を決めてもよいでしょう。

所感を書く際に気をつけたいのは、単なる感想に終わらないようにするということです。「新商品の営業に苦労した」では自分の感想で終わってしまっています。
「新商品の営業に苦労した。販売に必要なツールが揃っていないことが理由と考えられる。関係部署に早急な準備を依頼したい」のように、理由や解決法も書くようにします。

その他特記事項

良かった点や課題点とは違うが、1日の中で気づいたこと、書き残しておきたいこと、上司へ報告しておきたいことがあれば特記事項へ記入します。

明日の目標

明日の目標を考えておくと翌日スムーズに業務に着手できます。また、上司が目標を修正することもできます。

日報の書き方例

前章で基本的な日報の項目を説明しましたが、職種によって内容を調整することも必要です。

各項目の内容は詳細に書きすぎても作成に時間を取られてしまいますし、読む方も時間がかかります。シンプルでありながらも要件をしっかり満たしているものが望まれます。

営業職の日報の例文

－－今日の目標－－
・新規顧客への架電30件、アポイント獲得2件
・A社訪問、商談クロージング
・提案書作成3社分(次週訪問企業)
・新人面談(〇〇氏)

－－今日の業務内容－－
9:00-10:00　 社内会議(B社よりのクレーム応対について)
10:00-12:00　B社訪問(クレーム処理)
13:00-15:00　A社訪問(来期のパンフレット制作受注)
15:00-16:00　アポイント電話(架電15件・アポイント0件)
16:00-17:00　提案書作成(3社分)

－－所感－－
・A社は競合が営業を掛けてきているという情報があり早めのクロージングを目標としていたが、本日契約を締結できたことは大きな成果であると考える。
・新規アポイントがとれなかった。ターゲットとトークスクリプトを見直す必要がある。

－－特記事項－－
新入社員との面談を予定していたが、朝一番でクライアントからクレームがあったため、急遽予定を変更して午前中をクレーム対応にあてた。

－－明日の目標－－
・アポイント電話のターゲットとトークスクリプト見直し
・訪問2社(C社・D社／新商品の紹介)
・新人面談(〇〇氏)

事務職の日報の例文

－－今日の業務内容－－
レギュラー業務
・受注伝票入力
・顧客マスタ整理
・備品発注

その他業務
・見積書作成

－－所感－－
営業より見積書の作成を依頼されるケースが増えたが、人によってフォーマットが違うため非効率である。
今月中に共通フォーマットを作成して提案したい。

－－明日の予定－－
・カイゼン委員会
・見積書共通フォーマット考案(営業へヒアリング)

－－特記事項－－
〇月〇日にパソコンの入れ替えがあるとのこと。
2時間程度パソコンの仕様ができないため当日の業務スケジュールを考えておく必要がある。

良い日報を書くためのポイント

日報はただ書きさえすれば良いというものではありません。業務の一環であること、上司に提出する資料であることを意識して、ポイントを押さえて作成することが大事です。

日報は書いて終わりではなく、後から見返すことも多くあります。誰が見ても分かるように、具体的に記述することを意識しましょう。

日報は業務の振り返りと報告のためのもので、自分のための日記とは違います。感想をだらだらと述べることは避け、具体的な業務内容と、見えてきた問題点、解決策をコンパクトにまとめます。

数字を用いて具体的に書く

日報には、数値にできるものは具体的な数字を用いて書きます。

これではそもそもの目標件数も分かりませんし、何件取れたかも分かりません。

このように具体的な数字を書くことで、上司が見ても成果が分かりますし、自分が後から振り返っても活用度が高いものになります。

1日の最後ではなく、その都度記録を残していく

日報を1日の最後にまとめて書く人が多いですが、1日の業務を思い出そうとすると意外に長い時間を要してしまいます。
スキマ時間を利用してやったことを記録しておけば、1日の最期に見直しと追記をするだけで完成しますので、負担が少なくて済みます。

出先などで日報ツールに書き込むことが難しければ、スマホのメモ帳アプリなどに箇条書きにしておくだけでも役に立ちます。

まとめ　この記事のおさらい

• 日報とは、日々の業務を記録し報告するための社内文書です。
• 日報のおもな目的は、1日の仕事の振り返りと上司への報告です。
• 日報の基本的な項目は「今日の目標」「今日の業務内容」「所感」「その他特記事項」「明日の目標」です。
• 業種や職種によって必要とする項目が変わりますので、必要に応じで調整しましょう。
• 「数字を用いて具体的に書く」「1日の最後ではなく、その都度記録を残していく」ことを意識するのが良い日報を書くポイントです。