内定承諾のメール･電話に関するマナー｜書き方･注意点･例文を解説

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この記事では内定承諾のメールについて解説いたします。

自分が応募した会社から内定の連絡をもらった場合、その承諾をメールでするということがあるかもしれません。

その場合の注意点や文例を知っておくと、いざメールする時でも焦らなくて済むことでしょう。

それでは具体的な内容について、一つずつ確認していきましょう。

目次

内定承諾の連絡はメールと電話のどっちが良い？

内定を承諾する際の連絡手段として、大きくメールと電話に分けることができるでしょう。

しかしどちらで連絡をしたら良いのか迷ってしまう人もいるかもしれません。

この項目では、どちらで連絡をしたら良いのかについて取り上げました。

基本は電話で行い、担当者が不在だったときはメールで連絡

内定承諾の連絡は、基本的には電話で行います。

その方が誠意や熱意がその会社の採用担当者に伝わりやすく、好意的に思われることが多いからです。

ただし始業直後や終業間際、あるいはお昼時は忙しくしていたり不在にしていたりするので避けるのがマナーだとされています。

もし上記の時間帯以外に電話しても担当者が不在だった場合は、メールで連絡しても問題ありません。

また電話にもメールにも共通して言えることですが、内定承諾の連絡はなるべく早くした方が喜ばれる可能性が高いでしょう。

なぜなら内定承諾の連絡が遅くなればなる程、他の応募者との面接を段取りしたり連絡を取ったりといった業務が発生してしまうからです。

内定通知がメールできた場合はメールで返信

もし内定通知がメールできた場合は、そのメールに対して返信しても良いでしょう。

メールであれば文面で履歴が残る為、採用人数が多く管理が大変だという担当者にとってもありがたいことだからです。

連絡方法はあくまで内定承諾の旨を伝える為の手段に過ぎず、肝心なのは担当者がどの連絡方法を望んでいるかだといえます。

メールは失礼なので電話で返事するべきだという意見があるかもしれませんが、内定通知がメールできたのであれば返事がメールであっても特に問題ありません。

転職エージェントを利用した場合は、エージェントを通して連絡

もし転職エージェントを利用して転職活動していた場合は、エージェントを通して連絡するのが基本です。

転職エージェントとは人材紹介サービスの一つで、求職者が抱える様々なお悩みを解決し、その求職者にとって最適な転職を支援しています。

具体的には企業と応募者とのマッチングや提出書類の添削、面接対策のサポートや条件等の企業との交渉等に携わっていることが多いです。

利用料が無料で様々な支援が受けられることから、転職エージェントを利用するという求職者も近年増えてきました。

転職エージェントを利用した場合は企業とのやり取りもエージェントを通していることがほとんどの為、内定承諾の連絡もエージェントを通して連絡してもらいます。

内定承諾をメールで連絡するときの注意点

内定承諾をメールで連絡する際には、様々な注意点があります。

この注意点をよく理解していないと、思わぬトラブルになってしまいかねません。

そのようなことがないよう、どのようなことに注意すれば良いかよく確認しておきましょう。

内定連絡を受けてから日数を空けず、早めに返信する

これは電話にも当てはまることですが、内定連絡を受けてからは日数を空けず、早めに返信しましょう。

例えば選考中の会社が複数あったり、他に内定をもらっている会社があって迷っていたりする事情があるかもしれません。

しかし採用する側からすると、散々待たされた挙句内定を辞退されてしまっては釈然としないでしょう。

採用者は内定承諾連絡をもらうまでの間に、以下のようなことに携わっていることが考えられます。

  • 新たな内定候補者を探すべく求人を出す
  • 求人応募者の書類選考
  • 書類選考通過者との面接
  • 選考通過者への内定連絡

その他にも求人媒体の担当者との相談や他の内定者との入社日調整等、その業務範囲は多岐に渡ります。

内定の枠はある程度決まっていることが多く、内定承諾の連絡をもらうまでは上記の業務にも少なからず影響してしまうのです。

そのような事情もあり内定に期限を設ける会社が増えてきました。

また内定を承諾するにしろ辞退するにしろ、あまり遅くに返信すると気まずい思いをしてしまうことでしょう。

気まずいからといって返信しないというのは論外ですが、これらのことを考えるとやはり返信は早い方が望ましいといえます。

「感謝の気持ち」「内定承諾の意思」「入社後の意欲」を簡潔に伝える

メールで返信する際には「感謝の気持ち」や「内定承諾の意思」、「入社後の意欲」を簡潔に伝えるのが良いでしょう。

「感謝の気持ち」は、自分が志望していた会社から内定をもらえたことに対する感謝の気持ちです。

「内定承諾の意思」は曖昧な表現等は用いず、はっきりとした言葉でその意思を伝えます。

また「入社後の意欲」は、その会社に入った後の意欲を伝えることによって自分の入社を快く思ってもらえることでしょう。

気持ちよく迎え入れてもらう為にも、メールでは上記の内容を漏れなく記載します。

なおビジネスメールは簡潔に用件を伝えるというのが基本的なマナーです。

長文は意欲の表れとして評価されるより、そうしたマナーを分かっていないと解釈されかねないので避けた方が良いでしょう。

内定承諾のメールの文例

この項目では、内定承諾のメールの文例をご紹介します。

いざ内定連絡をもらった際に慌てなくても良いように、件名の書き方や本文の内容を確認しておきましょう。

件名の書き方

件名は返信した際に自動的につく「Re:」を残しておき、そのまま返信しても特に問題ありません。

なぜなら担当者は元の件名をフィルタにかけることによって内定連絡者とのやり取りを管理している可能性があるからです。

件名を全て消してしまうと、担当者に不要な手間をかけてしまうことになってしまうかもしれません。

もしそのまま返信することに抵抗があれば、【内定承諾のご連絡】等を頭につけても良いでしょう。

具体的な件名の書き方としては、例えば次のようなものが考えられます。

・「Re:内定のご連絡(○○株式会社)」

・「【内定承諾のご連絡】Re:内定のご連絡(○○株式会社)」

本文

本文の文例としては、先述の「感謝の気持ち」や「内定承諾の意思」、「入社後の意欲」を簡潔に伝えるものが考えられるでしょう。

例えば以下のような本文が挙げられます。

 

○○株式会社
人事部　採用担当
○○様

お世話になっております。
○○　△△と申します。

この度は内定のご連絡を頂き、まことにありがとうございます。
今回の内定をお受けいたしますことをご返信申し上げます。

貴社に内定を頂くことができ、大変うれしく思っております。
また貴社で一日も早く活躍できるよう、精一杯努力いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。

—————————
○○　△△
携帯番号：○○○-××××-××××
メールアドレス：○○@××××.co.jp
—————————

 

もし大学生であれば、上記に「○○大学　△△学部」等と記入するのが一般的です。

また内定連絡のメールから返信すると担当者の文面が下に残るので、過去にどのようなやり取りをしていたかがその一通で確認できます。

人事の担当者は日頃から膨大なメールに対応していることが予想されるので、上記のような配慮があると良いでしょう。

まとめ　この記事のおさらい

  • 内定承諾の連絡は基本的に電話で行い、担当者が不在だった場合はメールで連絡する。
  • 内定連絡がメールできた場合は、メールで返信しても良い。
  • 転職エージェントを利用した場合は、エージェントを通して連絡する。
  • 内定承諾をメールで連絡する際は、内定連絡を受けてから日数を空けず早めに返信する。
  • 内定承諾のメールでは「感謝の気持ち」や「内定承諾の意思」、「入社後の意欲」を簡潔に伝える。
  • 内定承諾のメールの件名では、「Re:」を残したままにする。

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