オフィスでかけたり取ったりする電話の内容は様々ですが、時に折り返しの電話をしなければならない場合があります。折り返し電話は「わざわざ連絡をいただいたのに不在だった」という状況から、さらに失礼を重ねることがないようきちんとしたマナーで返す必要があります。
そのため、この記事では、

・折り返し電話のパターンとそれぞれの対処法
・実際に使えるフレーズ

について解説していきます。
折り返し電話のポイントを押さえ、取引先との連絡を円滑にすすめましょう。

折り返し電話のマナー

折り返し電話とは、席を外している間に先方から電話をいただき、それに対してこちらからかけ直す電話のことをいいます。その際にはいくつか注意すべきポイントがあります。

折り返す時間帯に配慮する

メールではなく電話で連絡をいただいたのですから、急ぎの内容であることも予想できるので、なるべく早く返すのが基本です
電話を受けてからある程度時間がたっている場合は、不在にしがちな昼休みやあわただしい始業直後、就業間際の時間帯を避けるようにしましょう

一言お詫びしてから本題に入る

折り返し電話では、まず電話に出られなかったことを詫びなければいけません。その後本題に入って話を伺います。
いつもの電話とは違う手順を踏むので少し注意が必要ですが、後ほど実際に使えるあいさつのフレーズをご紹介します。

内容を明確に伝える

折り返し電話をする時には、たいてい電話を受けてくれた人からの伝言が残っているはずです。もしそこに連絡内容の概要があれば、相手が必要な情報を手元に準備してから電話をかけるべきです

慌てて電話だけしても、もう一度調べてかけ直しますという二度手間にもなりかねません。

折り返した相手が不在だった場合

折り返しの電話をかけた相手が運悪く不在だった場合には、二つの対応が考えられます。再度こちらからかけ直す場合と折り返しの電話をお願いする場合です。
もし相手が取引先や立場が上の方の場合は、再度自分からかけ直した方が失礼になりません
ただ、急ぎや、すでに何度かかけ直している時は折り返しの電話をお願いする方がスムーズになる場合もあります。その際は丁寧に依頼をし、さらに伝言を受けてくれた方の名前を伺っておけば行き違いによるトラブルも防ぐことができます。

もし、こちらから再度かけ直すと伝えたにも関わらず、先方から電話がかかってきた場合には、「何度もお電話をいただいて申し訳ございません」と一言添えるといい印象を持ってもらえるでしょう。

要注意!相手にかけ直してもらうのは原則NG

不在の上司や同僚あての電話を自分が受けた場合には、「戻り次第こちらからお折り返しお電話いたしましょうか?」と提案します。その場合、先方が「いいえ、かけ直します」と言ってくれる確率が高いはずです。
というのは、ビジネスにおいて電話は用件のある方からかけるのがマナーだからです。ただ、急ぎの場合など状況によって折り返しの電話をお願いされる場合もあります。
このマナーは自分からかける場合にも当然あてはまるので、用件があって電話をする場合は、相手にかけ直してもらうのは原則NGだと覚えておきましょう。

折り返し電話をする際に使えるフレーズ 例文

自分が折り返す時の例文

「△△会社の○○と申します。先ほどはお電話をいただいたのに出ることができず失礼いたしました。××の件でございますね…。」

折り返した相手が不在だった場合の例文

「では、改めてこちらからかけ直します。電話のあったことだけをお伝え願えますか?」
「それではまたかけ直します。●●様は何時頃お戻りになりますでしょうか?」

折り返しの電話を依頼する時の例文

「大変恐縮ですが、●●様がお戻り次第お電話をいただけるようお伝えいただけますか?」

「ありがとうございます。恐れ入りますがお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

折り返しの電話を取り次ぐ場合の例文

「あいにく◎◎は席を外しております。戻りましたら折り返しお電話するようにいたしましょうか?」

「かしこまりました。それでは念のためお電話番号をお願いいたします。」

まとめ

◆折り返す際は相手が電話を取りやすい時間帯に配慮し、お詫びの言葉を添えてから本題に入る
◆折り返した相手が不在だった時は、改めてかけ直すと伝えた方が失礼にならない
◆用件があって自分から電話をかけた時は、折り返してもらうのは原則NGと覚えておく