近年、あらゆる企業で見直しが検討されているのがミーティング(会議)の在り方です。限られた時間で最大限に有意義なミーティングを実現するには、どのような工夫が必要なのか。
効率的かつ生産的なミーティングを進めるために必要不可欠なポイントをいくつかご紹介します。

ミーティングとは

ミーティングとは、特定の議題について関係者が集まって討議をし、何らかの意思決定をすることです。中小企業、ベンチャー企業、スタートアップ、大企業など世の中には様々な規模・スタイルの企業がありますが、ミーティングはどんな企業も必ず行っています。

また、そのやり方は企業によって千差万別です。半日以上を使って行う企業もあれば、15分程度で終わらせる企業もあります。
ミーティングで大切なのは時間の長短ではなく、もっとも重視するべきはその質(中身)です。議題に対して、いかに質の高い意思決定ができるかがミーティングのもっとも重要な意義です。

効率的なミーティングは「事前準備」がポイント

ミーティングの効率化を図るには、準備の段階から工夫することがポイントです。
その工夫とは次の3つです。

討議する議題とゴールを明確にしておく

テーマとゴールを明確にしておかなければ、目標に向かった討議ができません。ダラダラと話し込んでしまいただ時間が過ぎたり、全員が納得のできないまま中途半端な結論で終わったりしてしまいます。
また、1回のミーティングで設定する議題が多すぎると、参加者のモチベーションを下げてしまいます。最高でも5つ程度に抑えるようことがポイントです。

参加者と役割を決めて共有しておく

会議にはファシリテーター(進行役)や書記、議長、オブザーバーといった役割がいくつかあります。参加者を決めた後、割り振った役を事前に全員に共有しておくことで、担当する人物は、当日十分な準備をしてミーティングに臨むことができます。結果、ミーティングをよりスムーズに進めることにもつながります。

アジェンダと資料は事前に配布しておく

アジェンダとは、ミーティングの議題、参加者、役割、日程、時間配分などを記載した進行表のことです。このアジェンダと、会議に使う資料を事前に共有して参加者に認知してもらっておくことが大切です。ミーティングが始まってから本題に入るまでの「時間」と「労力」を削減し、作業を効率化する効果があります。

アジェンダとは

「アイスブレイク」の重要性

ミーティングの前は緊張や気構えから、つい暗く張り詰めた雰囲気になりがちです。
そのような雰囲気を壊すのがアイスブレイクという手段です。仕事とはまったく関係のない世間話や軽いジョークなどをあえて参加者にすることで、重い雰囲気を和らげる効果があります。

具体的な効果としては、「参加者が自由に発言しやすくなる」、「ミーティングに対するストレスが減る」、「参加者同士の警戒が減る」といったことが期待できます。

事前準備とミーティングの間できるこのアイスブレイクは、どの立場の参加者でも実践できるため、ぜひ覚えておきたいポイントの1つです。

KGIとKPIによってミーティングの生産性を高める

「KPI」とはプロセスが適切に実行されているかみるもの

KPIとは、目標を達成するために実施状況を図り、プロセスの把握と実行のパフォーマンスレベルを計測するための指標のことです。マーケティング用語の1つで、日本語では“重要業績評価指数”と呼ばれます。

多くのミーティングでは、途中で議論の内容や目的が曖昧になったり、概念的・精神論的な結論になったりしてしまいがちです。”そう”ならないためには、テーマのごとに明確な指標を設定しておいて、状況を測りながら議論を進めていく必要があります。
KPIを設定することによって、感情論ではなく、目標に向かってプロセスが健全に進んでいるどうかを数字で把握することが可能となります。

 

「KGI」とは目標に対しての達成度合い

KGIとは、目標に対しての達成度合いを定量的な指標で表したものです。日本語では“重要目標達成指標”と呼ばれます。

「いつ」「誰が」「どこで」「どのレベルに」到達したら目標を達成したことになるかなどのゴールを明確に設定し、成果の質と量を表すために必要となります。つまり、プロセスの実施状況を確認するためのKPIは、ゴールであるKGIが設定されていなければ正確に設定することができません。

ミーティングがKGIの達成に向かって健全に進んでいるかどうかを、KPIによってプロセスごとに測定することで、議論と意思決定の質、ひいてはミーティングそのものの生産性を高めることにつながります。

議事録は簡潔に

議事録は、ミーティングの結果を実際の行動に移すために重要な役割を果たす、貴重なソースです。その分、必要な情報だけが簡潔に記載されていることが必要です。

そのためには、メモの時点からポイントを抑えておきましょう。参加者の発言をダラダラと書き記すだけでは、論点や結果までのプロセスが整理できないため、良い議事録は完成しません。
日時、場所、参加者の氏名、議題、結果といった最低限の内容に加えて、重要な発言内容と発言者の氏名、そして結果に至ったプロセスの内容を明確に記すことが大切です。

このメモを活用した上で、簡潔ですぐれた議事録を作成するには、次のポイントを抑える必要があります。

○議題別・テーマ別に並べられていて読みやすい
○結果に至ったプロセスがはっきりとわかる
○実行すべき決定事項の目的と担当者が明確に記載されている

そして、このポイントを1枚の用紙にまとめ、長くて分厚い議事録は、情報の整理ができていない証拠であり、読み手の気力を削ぐことにもなります。

まとめ

ミーティングを有意義なものにするために、まず必要なのは、効率的に進めるための事前準備と参加者のモチベーションを上げるためのアイスブレイクです。また、参加者が的外れな発言をしてテーマが変わったり目標がズレたりしないようにするために、KPIとKGIを正確に設定することが重要になります。

「有意義なミーティング」の結果を全体で共有し、実際に会社の利益につなげるためには、すぐれた議事録の存在が必須となることも抑えておきましょう。