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この記事では「退職時の挨拶」について解説いたします。
退職する際にはお世話になった人に対して挨拶をするのが一般的ですが、どのような内容を話せば良いのか考えてしまう人も多いかもしれません。
なぜなら退職の挨拶とは頻繁にあるものではなく、自身がする側になることもされる側になることもそう多くないからです。
そこで今回は退職の挨拶時に気をつけるポイントやケース別の挨拶例等を取り上げました。
どのようなことに留意しながら挨拶をしたら良いのか、一つずつ確認していきましょう。
退職の挨拶時に気をつけるポイント
退職の挨拶時には、気をつけなければならないポイントがあります。
なぜなら退職の挨拶はその人の最後の印象として残るものであり、普通の挨拶以上に気を遣う必要があるからです。
このポイントを外すと後味の悪い挨拶になってしまう恐れがある為、そうならない為にもしっかり確認しておきましょう。
批判的な意見は避ける
まず大原則として、批判的な意見は避けた方が良いでしょう。
具体的には会社への不満や上司への文句、同僚への愚痴のような内容です。
例えば「会社の雰囲気や居心地の悪さがどうしても我慢できませんでした」のような挨拶だと、会社に残る人達にとって決して気分が良いものではないでしょう。
今後もう会社との接点がなくなるわけですから、そのようなことをわざわざ言うことはありません。
仮に退職する理由が上述のようなものだったとしても、それは表に出さずにいた方がスマートです。
退職理由を簡潔に述べる
退職理由を挨拶に入れる場合は、簡潔に述べる方が望ましいでしょう。
なぜなら退職理由を長々と話すと、名残惜しい雰囲気になったり会社への批判めいた内容になったりすることがあるからです。
例えば「私は将来的にこのようなことをやりたいと思っています。そしてそれを叶える為に今回退職を決意しました」のような切り出しだと、「今の会社では希望が叶わないのか」とマイナスイメージを与えかねません。
また会社に残る人にとっては批判されているような気分にもなり得る為、退職理由を長々と語っても何も良いことがないのです。
退職理由については個人的なことなので省いても問題ないですし、もし述べるとしても簡潔にしておきましょう。
ケース別の退職の挨拶例
続いてどのような退職の挨拶があるのか、ケース別で例を確認してみましょう。
今回は最も使用する頻度が高く実践的だということもある為、社内向けに挨拶する例を取り上げています。
また退職するには何かしらの理由がある場合がほとんどですので、転職による退職と結婚による退職の場合の2パターンを用意しました。
転職による退職の場合の挨拶例
まず転職による退職の場合の挨拶例としては、次のようなものが挙げられます。
「短い間でしたが、これまでお世話になりました。
この職場では皆和気藹々として楽しく過ごすことができ、とても充実した時間を送ることができました。
不慣れなことも多くご迷惑をおかけしたことも度々ありましたが、その都度フォローいただいたことは今でも感謝していますし、自分もお返しをしたいという思いで仕事をしていました。
今後は転職した先にて働くことになりますが、この職場で培った仕事の考え方やノウハウを活かして頑張ります。
本当にありがとうございました。」
この例でのポイントは内容が肯定的であることや感謝の意を述べていること、そして今後に繋がることを伝えている点です。
転職の場合、特に先に繋がるような内容は入れておいた方が良いでしょう。
結婚による退職の場合の挨拶例
続いて結婚による退職の場合の挨拶例とし、以下のようなものが考えられます。
「この度○月○日に結婚することとなり、本日で退職する運びとなりました。
皆様には大変良くしていただき退職するのが寂しい気持ちもありますが、今後は主婦としてしっかり家庭を守っていきます。
皆様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。今まで本当にありがとうございました。」
結婚自体はおめでたいことですが、中には「せっかく戦力になってくれていたのに」と残念がる人もいるかもしれません。
あまり長々と報告するのではなく、結婚自体は軽く触れる程度が良いでしょう。
退職の挨拶をメールで送る時に気をつけるポイント
仕事の都合等で直接会えない人に対しては、退職の挨拶をメールで送ることがあります。
メールを送る際には気をつけるポイントがあるので、確認しておきましょう。
一斉送信する場合は、退職理由を詳細に書かない
特にお世話になった人には個別送信が望ましいですが、それ以外の人には一斉送信しても失礼にはなりません。
ただし退職の挨拶メールを一斉送信する場合は、退職理由を詳細に書かないでおきましょう。
また退職理由に限らずプライバシーに関わるような内容は、一斉送信する際には書かない方が無難だといえます。
メールは形に残るものでもあるので、あまり込み入った内容をメールには書かないのがビジネスマナーです。
取引先へ送る場合は、後任者を紹介する
取引先へ退職の挨拶メールを送る場合、後任者を紹介するのを忘れないようにしましょう。
なぜならいざ退職した後、取引先が誰に宛てて連絡をしたら良いのか分からなくなってしまうからです。
そうすると会社内でも誰が担当するのかといった混乱が起こる可能性もあるので、後任者の紹介と連絡先を記しておくのは取引先だけでなく会社に対しても配慮になります。
退職の挨拶メールを送る時
では実際にどのような文面を書いたら良いのかですが、メールの場合も宛先によって内容が変わってきます。
今回は社内の複数名に一斉送信する場合と取引先へ送る場合の2パターンを取り上げました。
社内の複数名に一斉送信する時の退職メール文例
社内の複数名に一斉送信する際は、例えば以下のような内容が挙げられます。
「営業部各位
お疲れさまです。○○です。
この度○月末で退職することとなり、本日が最終出社日となりました。
本来直接ご挨拶するところ、メールにて挨拶となったことをご容赦ください。
至らぬところも多々ありましたが、皆様にはこれまでご指導いただき深く感謝しております。
今後はこの会社で学んだことを活かし、次の職場でも大いに頑張りたいと思っています。
本当にありがとうございました。」
ポイントは何の連絡なのか分かるよう、件名や冒頭に「退職」と入れることです。
取引先への退職メール文例
続いて取引先への退職メールの文例を確認しましょう。
「○○株式会社 ○○様
お世話になっております。△△株式会社の△△です。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により10月末で退職することとなりました。
○○様にはこれまで大変お世話になりながらメールでのご挨拶となってしまったことをお詫び申し上げます。
また後任者は以下に決まりました。
・後任者名：□□ □□
・電話番号：○○-○○-○○
・メールアドレス：△△＠△△
末筆ながら○○様の今後のご活躍をお祈りしております。今まで本当にありがとうございました。」
今後の連絡方法について分かるよう、いつ退職するのかと今後の連絡先も入れておくのが望ましいです。
まとめ この記事のおさらい
- 退職の挨拶では、批判的な意見を言わない、退職理由は簡潔に述べる等に留意する。
- 退職理由によって、挨拶の中身は変わってくるので考えておく必要がある。
- 退職の挨拶メールを一斉送信しても失礼にはならない。
- 取引先に退職の挨拶メールをする際は、後任者の連絡先を入れておく必要がある。
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