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この記事では「退職の挨拶メールに対する返信」について解説いたします。
退職する際には直接面と向かって挨拶するのが一般的ですが、仕事の都合等でそれが難しいということもあるでしょう。
そのような場合はメールで退職の旨を伝えることが考えられますが、いざそのようなメールを受信した場合返信するべきかどうか迷ってしまうかもしれません。
そこで今回は退職の挨拶メールには返信するべきかどうかや注意点等について取り上げました。
この中で一つでも参考になるような内容があれば幸いです。
退職の挨拶メールには返信するべきか？
退職の挨拶メールが届いた場合、必ず返信をしなければならないということはありません。
返信するかどうかは、その人との関係性やそのメールを受信したことに気づいたタイミング等によって変わってきます。
例えばメールを受信したことに気づいたのが送信者がすでに退職した後だった場合、返信したとしても相手がそれを読むことはできません。
なぜならそのメールアドレスは会社で用意されたものであることが多く、その場合退職後は受信トレイを見ることができなくなるからです。
では実際に受信した場合どうしたら良いかを確認してみましょう。
基本的には当日中に返信する
もし返信する場合、基本的には受信した当日中が良いでしょう。
あまり日にちが経つと先述の理由で相手が見られなかったり、相手からしても返信が早い方が気持ちも伝わりやすいからです。
また文面をあれこれ考えて返信が先延ばしになるより、その日の内に返信をした方が確実に心象も良くなります。
一緒に仕事をする機会がほとんどなかった人なら、返信しなくても良い
もし送信した相手が一緒に仕事をする機会がほとんどなかった人なら、必ずしも返信しなくても良いでしょう。
そのような場合相手も業務的かつ複数人にまとめて送っていることも多く、あまり律儀に返信すると却って気を遣わせてしまうからです。
仮に自分が退職する立場で社内全員に送ったとして、ほとんど接点がなかった人から丁寧な返信があったらどう思うかを考えるとイメージしやすいかもしれません。
もちろん、一緒に仕事をする機会が多かった人やお世話になった上司には当日中に返信をした方が望ましいです。
退職の挨拶メールの返信で書くべきこと
ではいざ退職の挨拶メールに返信するとなった場合、どのような内容を書くべきかということを考える必要があります。
ここでは書くべきこととして2点取り上げました。
感謝を伝える言葉
まずはこれまでの感謝を伝える言葉は必ず必要です。
単にこれまでの慰労のような内容だけでは機械的すぎる印象を与えてしまうので、感謝の言葉は入れておきましょう。
またその際には具体的なエピソードや場面を添えるとより実感として伝わりやすく、相手にも響きやすいかもしれません。
退職後の活躍や健闘を伝える言葉
退職後の活躍や健闘を伝える言葉も入れた方が良いでしょう。
その方が気持ちよく送り出してもらっていると感じ、相手も安心するというものです。
例えば「この職場で培った○○についてのスキルはきっとどこの職場でも通用することでしょう。今後のますますのご活躍や健闘を祈念しております。」等と返信します。
退職の挨拶メールに返信するときの注意点
退職の挨拶メールに返信するときの注意点として、相手が不快に思ったり困惑したりするような内容を書かないことが鉄則です。
今回は注意点として３点取り上げています。
退職の理由を聞かない
名残惜しさからついつい退職の理由を聞きたくなるかもしれませんが、退職の理由を聞いてはいけません。
人にはそれぞれ事情がありますし、もし差し支えなければ相手から理由を明かしてくるでしょう。
退職に際しては色々な理由が考えられますが、その理由には触れずに気持ちよく送り出してあげるのがマナーです。
転職先を聞かない
退職した後の転職先も聞いてはいけません。
転職先がどのような業界や業種であってもその人の自由であり、軽率に聞いて良いような内容でもないでしょう。
また転職先からの守秘義務に抵触する恐れもある為、詮索するようなことはしない方が無難です。
プライベートの部分に踏み込まない
プライベートの部分に踏み込むようなことを書くのも好ましくありません。
退職後は基本的に会社との関係は終了しており、その後プライベートをどのように過ごすかはその人の自由です。
そっとしておいてあげるのが相手への優しさだといえるでしょう。
【例文】退職の挨拶メールへの返信例
実際に退職の挨拶メールへ返信するとなった場合、どのように書いたら良いのか分からないという人もいるかもしれません。
そこで相手別の返信例を用意しました。それぞれどのように返信するのが良いのかを確認していきましょう。
社内の目上の人への返信例
社内の目上の人への返信の場合、例えば次のような文が考えられます。
「○○さんには入社した時からずっと指導していただき、様々なことを学ぶことができました。
これまで仕事を続けることができたのも○○さんのおかげです。
新しい環境でも○○さんの素晴らしい活躍をお祈りしております。
今まで大変お世話になりました。本当にありがとうございました。」
ポイントは目上の人とのエピソードを交えた上で感謝の意を伝えていることです。
そうすることによって言葉にも具体性が出て、気持ちが伝わりやすくなることでしょう。
社内の同年代の人への返信例
社内の同年代の人への返信例としては、例えば次のようなものが挙げられます。
「○○さんとは同期入社で、楽しいことも辛い時も一緒に過ごしてきましたね。
二人で色々な困難に立ち向かっていったことも、今となっては良い思い出です。
少し寂しくはなりますが、今後の活躍を楽しみにしています。
今まで本当にありがとうございました。」
同年代だからこそ敬意を払いながらもフラットな調子で書くことができます。
その他に何か付け加えるなら、年が近い二人ならではの内容を取り入れるのも良いかもしれません。
社外・取引先への返信例
社外・取引先への返信例としては、以下のようなものが考えられるでしょう。
「○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△です。
この度はご多忙の中退職のご連絡をいただき、ありがとうございます。
3年という短い間ではございましたが、○○様には沢山のことをご教示いただき、非常に感謝しています。
退職されるのは名残惜しい限りですが、新しい職場でのご活躍を心よりお祈りしております。
本当にありがとうございました。」
今回は礼儀正しい内容で構成していますが、もし打ち解けている間柄の相手であればもう少しフランクにする場合もあります。
ただし、基本は上述のように丁寧な文面にするのが良いでしょう。
まとめ この記事のおさらい
- 退職の挨拶メールに返信するべきかどうかは、相手との関係性や受信に気づいたタイミングによる。
- 退職の挨拶メールは、基本的には当日中に返信する。
- 一緒に仕事をする機会がほとんどなかった人なら、返信しなくても良い。
- 退職の挨拶メールの返信では、感謝を伝える言葉や今後の活躍を伝える言葉を書く。
- 退職の挨拶メールに返信では退職理由や転職先、プライベートな詮索をするような内容を書かないように注意する。
- 退職の挨拶メールの返信では、具体的なエピソードや場面を添えると気持ちがより相手に伝わりやすくなる。
