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この記事では「履歴書のサイズや枚数」について解説いたします。
就職活動や転職活動では履歴書を提出することがほとんどですが、履歴書のサイズや枚数についての知識はあまりないという人もいるかもしれません。
そこで今回は履歴書の注意点や添え状の書き方も含めた内容を取り上げました。
何かしら参考になる内容があれば幸いです。
履歴書がA4用紙2枚になっても問題ない？
一般的に履歴書のサイズはA3サイズを二つ折にしてA4サイズとして使うか、B4サイズを二つ折にしてB5サイズにするかのどちらかが多いです。
市販で売っている手書き用の履歴書を見ると、このどちらかのサイズが圧倒的に多いことが確認できるでしょう。
A3サイズを二つ折にしたものを「A4サイズ」、B4サイズを二つ折にしたものを「B5サイズ」と呼ぶのが一般的です。
二つ折にしない状態のA4サイズやB5サイズを指しているわけではないので、その点には気をつけた方が良いかもしれません。
「A4サイズ」は「横210mm×縦297mm」で、見開きにするとA3サイズ(横420mm×縦297mm」になります。
また「B5サイズ」は「横182mm×縦257mm」で、見開きではB4サイズ(横364mm×縦257mm」です。
自宅のプリンタの問題等で「A4サイズ」で印刷できないという場合、履歴書がA4用紙2枚になっても大きな問題にはなりません。
ただしその場合は片面ずつの印刷になるので、必ず名前や写真が載っている用紙を上にして重ね、用紙の左上をクリップで留めるのが良いでしょう。
上下を逆にすると一見しただけで誰の履歴書か判別することができませんし、ホチキスで留めると採用担当者がコピーする際に手間がかかります。
履歴書のサイズにとくに指定はない
特に会社からの指定がない限り、サイズは基本的に「A4サイズ」でも「B5サイズ」でも問題ないです。
ただし「A4サイズ」の方が収まりが良く情報量も多い為、「A4サイズ」を用意した方が無難かもしれません。
また「A4サイズ」で印刷できないからといって、縮小コピーをして無理やりA4用紙1枚に収めるのはNGです。
文字が小さくて見づらくなってしまいますし、他の履歴書と一つだけ違うサイズだと悪目立ちする可能性があります。
職務経歴書のサイズと合わせるべきか？
転職活動の場合は履歴書だけでなく職務経歴書も用意するのが一般的ですが、もし履歴書が「A4サイズ」なら職務経歴書はA4用紙にした方が良いでしょう。
必ず合わせるべきという決まりは特にないですが、B5用紙でスペースが少ないということもありA4用紙で用意する方が無難だといえるかもしれません。
複数前にまたがる場合は先述のように左上をクリップで留めるのが良いですが、転職回数や分量の多さはマイナスに繋がる恐れがある為多くとも2枚以内には抑えたいところです。
また会社からの指定がない限り、履歴書は「A4サイズ」で職務経歴書はA4用紙にするのが多く見られます。
これはビジネス文書の多くがA4サイズを基準に作られているからで、履歴書や職務経歴書もそのサイズに統一されている方が管理しやすいのです。
なお履歴書を「B5サイズ」にするよう指定があった場合、職務経歴書もB5用紙にすると窮屈なものになってしまうかもしれません。
あまりに情報量が凝縮されていると非常に読みにくくなる為、履歴書が「B5サイズ」の指定があった場合でも職務経歴書はA4用紙で良いでしょう。
履歴書をA4用紙2枚で提出するときの注意点
もし家のプリンタでしか印刷できない等の事情で履歴書をA4用紙2枚で提出する場合、「A4サイズ」とは別の注意点があります。
というのも、採用担当者は「A4サイズ」で提出されることを予期しているケースが多いからです。
そのことが採用に致命的な影響を及ぼすとはいえませんが、採用担当者の心象に左右するような事は事前に把握しておいた方が良いでしょう。
今回はA4用紙2枚で提出する際の注意点として３点取り上げました。
ホチキスではなく、クリップで留める
A4用紙はホチキスではなく、クリップで留める方が良いです。
人事担当者は履歴書を受け取った後、社内のコピー機等でコピーを取ったり「A4サイズ」にしたりしているといったことが多々あります。
なぜなら履歴書原本は残しておき、コピーにメモ書きをしたり「A4サイズ」にして見やすくしたりする為です。
その際にホチキスで留められていると、人事担当者はそれを外す手間が発生してしまいます。
しかしクリップで留めておけば、ホチキスより手軽に取り外すことができてそれ程手間にならないというわけです。
クリップは左上に一つだけで十分ですが、人事担当者の手に渡る前に外れていたということがないように深く挿しておきましょう。
ページ番号を振る
履歴書にはページ番号を振っておくとより親切な印象を与えることができるでしょう。
手渡しにしろ郵送にしろ、職務経歴書や添え状等が加わると書類の枚数もその分増えてしまいます。
いくらクリップで留めているとはいえ、コピーの過程等で書類が紛れてしまうということもあるでしょう。
そういった時にページ番号が振ってあれば、すぐに書類を順番に並べてまとめることができるのです。
大して手間になる作業でもないですし、上記の理由からページ番号を振っておいた方が良い印象を与えられます。
添え状は「2枚」ではなく「1通」と書く
「添え状」とは応募書類を郵送する際同封する挨拶状のことです。
「添え状」は応募書類の先頭に入れるものなので人事担当者が最初に目にする文書であり、自分を印象づけるツールにもなり得ます。
どのような書類がどれくらい入っているかを「添え状」に書きますが、その際「2枚」ではなく「1通」と書くのが正です。
「枚」は文字通り紙の枚数を伝える表現ですが、「通」は1つのまとまりある文書を数える時に使えます。
その為履歴書がA4用紙2枚になった場合でも「履歴書 1通」と書くのが良いというわけです。
A4用紙2枚の履歴書を1枚にまとめるには
自宅ではA4用紙でしか印刷できないが、どうにかしてA4用紙2枚をA3用紙1枚にまとめたいという場合があるかしれません。
そのような時は、コンビニのコピー機を使うと良いでしょう。
A4用紙を左右に並べて置き、A3用紙として印刷すればA3用紙1枚にまとめることができます。
その際左右が逆になったり、A4用紙に1枚で印刷されてしまったりといったことがないよう注意が必要です。
コピー機によってはプレビュー機能で印刷後の様子を確認することができるので、これを使えば失敗することもないかもしれません。
まとめ この記事のおさらい
- 履歴書がA4用紙2枚になっても特に問題ないが、名前や写真が載っている用紙を上にして重ね、用紙の左上をクリップで留めるのが望ましい。
- 特に会社からの指定がない限り「A4サイズ」でも「B5サイズ」でも良いが、多くのビジネス文書はA4用紙が使われている為「A4サイズ」にした方が無難ではある。
- ホチキスで留めると人事担当者が外す為の手間がかかってしまうので、用紙が2枚になる場合はクリップで留める方が良い。
- 「添え状」では「枚」ではなく「通」という表現を用いるのが一般的。
- A4用紙2枚の履歴書を1枚にまとめたい場合、コンビニのコピー機を使えばA4用紙2枚をA3用紙1枚にまとめることができる。
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