この記事では、「アーカイブ」の、機能、類語、表現について考察します。

スマホでうっかりGmailをスワイプして削除してしまった時などに、「メールをアーカイブしました」というメッセージが出ます。「アーカイブ?」と疑問に思われる人もいるでしょう。

この記事を読んで「アーカイブ」の意味と正しい使い方を理解すれば、安心してができますよ。

「アーカイブ」の意味と使い方

枕詞
「アーカイブ」とは、本来は「古・公文書・記録保管所」の意味ですが、コンピュータの世界では、「消してはいけないを専用の保存領域に安全に保存すること」を言います。

また、アーカイブには「複数のファイルとひとつにまとめる」という意味もあります。「ファイルをまとめる」には圧縮ソフトを使えば、より少ないデータ量で多くの資料が保存できます。

そのため、「アーカイブ=圧縮」と誤解している人もいるようです。「アーカイブ」にはデータを圧縮する意味はありません。
「アーカイブして」と言われて、「圧縮すればいいんだ」と思わないようにしてください。

「アーカイブ」の語源

「アーカイブ」は、英語の「archive」ですが、その語源はラテン語の「アルキウム」に由来しています。「アルキウム」は古代ローマ時代に「もはや日常の用に供しないが後年の利用のために保管される書類、あるいはそれらを収蔵する建物」の意味で使われていました。

また、「アルキウム」以前には同じラテン語で「アルケイオン」という言葉があり、「公文書、役所、官庁庁舎」の意味がありました。

さらに遡ると、ギリシャ語の「アルケー(官吏、役所、官庁、政府)」にたどり着きます。

古代から行政では徴税や戸籍などの文書が多かったようです。その整理に役人たちは多くの時間を費やしていたのでしょう。「アーカイブ」の語源が「官吏、役所、官庁、政府」であるのも納得しますね。

Gmailのアーカイブ機能

内定承諾 メール
パソコンやスマホでも簡単に使えると人気になっているのが、「Gmail」です。その人気の理由のひとつにアーカイブ機能があります。

メールを使っていると、メールがどんどん溜まってしまいますよね。その都度削除すれば良いのですが、取っておきたいメールもあるので、なかなか削除できないのが現実です。
そんな時に便利なのがアーカイブ機能です。

残しておきたいメールを左右どちらかにスワイプするだけです。パソコンの場合はアーカイブのマークをクリックします。万が一いらないメールを選んだとしても大丈夫。「アーカイブしました」の横の「元に戻す」もしくは「取消」をスワイプもしくはクリックすればOKです。

アーカイブを解除したい場合は、スマホではメール一覧の中から該当するメールを選び、「・・・」をタップします。「受信トレイに移動」を選べば元に戻ります。
パソコンの場合は、「全てのメール」を選び、該当するメールの「受信トレイに移動」をクリックすれば解除されます。

ちなみに、「アーカイブしようと思ったら、誤って削除してしまった」なんて場合はどうすれば良いのでしょうか。Gmailでは、削除したメールは一時的に「ゴミ箱」にて保管されます。ごみ箱内にあるメールであれば、復元が可能です。Gmailのホーム画面の左側にある「メニュー」を展開すると、「ゴミ箱」が出てくるので、そこをクリックしましょう。

注意すべきなのは、このゴミ箱内のメールは「30日以内に復元しないと自動で削除されてしまう」という点です。うっかり削除してしまったメールがあれば、すぐに復元しましょう。ゴミ箱から削除されたメールは完全に削除されたことになり、復元は不可能となります。

反対に、「溜まったメールをすべて削除したい」という時には、便利な「一括削除」機能が使えます。Gmailの受信ボックスを開くと、画面の左上に白い四角の「チェックボックス」があります。このチェックボックスをクリックすると、受信ボックス内の全てのメールが選択されます。

全メールが選択された状態で「ゴミ箱」のアイコンをクリックすると、全てのメールが削除されるのです。ひとつずつ削除する手間が省け、時間短縮になりますね。

この機能は「一括既読」をする際にも使うことができます。同じようにチェックボックスをクリックして全てのメールを選択したら、メールが開いたイラストの「既読」アイコンを押します。ワンクリックで受信トレイ内のメールがすべて既読になるため、メール整理の際にとても便利ですね。

インスタのアーカイブ機能

シェア
インスタで画像や動画を公開して、「しまった」と後悔したことはありませんか。そんな時に便利なのが「アーカイブ」機能です。アーカイブ機能を使えば、公開した画像や動画を非表示にできます。

やり方は簡単です。インスタ画面の「・・・」をタップすると「アーカイブに移動」の文字が表示されます。その表示を選択すればアーカイブが完了します。これで他人に見られる心配はありません。アーカイブに移動したか確認する場合は、時計のアイコンをタップして、「投稿一覧」を選びます。

インスタには24時間経つと自動的に削除される「ストーリーズ」という投稿方法があります。この投稿方法では素材を個別に保存しておかないと24時間過ぎたら自分でも見られなくなってしまいます。アーカイブ機能を利用すると、ストーリーズの投稿で24時間過ぎても投稿者が見ることができます。

時計アイコンをタップして、「ストーリーズ」を選び、「・・・」をタップすると「設定」が表示されます。「アーカイブに保存」をオンにすれば完了です。

アーカイブした写真を元に戻すには、プロフィール画面の「アーカイブ」ボタンをタップします。「投稿」の中からアーカイブを戻したい写真を選び、「・・・」をタップして「プロフィールに表示」を選べば、解除されます。

googleフォトのアーカイブ機能

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Android搭載のスマホをお使いの方やパソコンで写真を管理している方であれば、googleフォトのアプリを使って写真を整理しているかもしれません。googleフォトにもアーカイブ機能があり、写真の整理に便利なので覚えておきましょう。

まずgoogleフォトアプリを開き、アカウントにログインします。アーカイブに保存したい写真を選択し、黒い3つの点が並んだ「その他」のアイコンをクリックします。「アーカイブ」を選んでタップすると、その写真はアーカイブに保存されます。

この機能は、頻繁に見る必要はない写真を保管しておくために利用できます。書類やスクリーンショットなど、大切なので消したくないけれど、頻繁に見る必要はない画像を保管するために使うことができるでしょう。

また、「お気に入りではないけれど、消去しづらい」なんて写真を一時的に保管しておくためにも便利です。アーカイブ機能を使うことで、普段使うフォトライブラリがすっきりと整理され、頻繁に見たいものだけが残るようになります。

なかなか写真の管理ができない、という方はこの機会にアーカイブ機能での写真管理に挑戦してみてはいかがでしょうか。

「アーカイブ」の上での使い方

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データのやりとりは今や日常的な作業で、「アーカイブ」という言葉もビジネスではよく使われます。注意したいのは「アーカイブしてください」と言われた時に、具体的にどうすべきなのかを確認することです。データの保存場所や保存方法など明確に理解しておくことが大切です。

では、実際にビジネス上での例文を紹介していきます。

・これまでの資料をアーカイブして送ってください。
・過去のデータはカテゴリー別のファイルにアーカイブしましょう。
・市場関連のアーカイブが公開されたことで、今後の営業展開も大きく変わりそうです。

また、「アーカイブ」を「大事な情報をメモしておく」というニュアンスで使うこともあります。

・先ほどの資料、後で役立ちそうなのでアーカイブしておきます。
・課長は、昔のアイドルの画像をアーカイブしているようです。

「アーカイブ」の類語後と例文

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「アーカイブ」の類語としては「保存」「アーカイブス」「アーカイブズ」「バックアップ」「データベース」などがあります。

保存(ほぞん)
そのままの状態にしておくこと。コンピュータでは電源が消えても内容が消えないハードディスクなどに書き込むことを意味します。例文
・クライアントから預かったデータは、すぐにパソコンに保存してください。
アーカイブス
大規模な資料や記録のコレクション。公文書などの保管場所。例文
・NHKでは膨大な映像資料やデータベースを保管している建物を「NHKアーカイブス」と呼んでいます。
アーカイブズ
組織や個人が重要な資料を将来のために保存する施設。資料そのもの。例文
・老舗の和菓子屋である「とらや」には、「虎屋文庫」というアーカイブズがあります。
バックアップ
システムやパソコンの故障などでデータが破損しても問題がないように、ディスクの内容を複製して、他のディスクなどに保存しておくこと。「アーカイブ」は長期間のデータを保存することが目的ですが、「バックアップ」は、システムの中のデータだけを保存して守ることが目的です。例文
・リスク管理のためにも、パソコンのデータは常にバックアップを取ることが大切です。
データベース
大量に蓄積したデータを後から簡単に検索できるように整理したもの。例文
・ビジネスの現場ではデータベースの活用法が重要なポイントになります。

「アーカイブ」の英語表現

信心深い
「アーカイブ」は、元々英語の「archive」ですから、英語表現でも「archive」です。

・This archive contains the following files:
(このアーカイブは次のファイルを含んでいます。)
・Navigate to the directory that contains the archive file.
(アーカイブファイルがあるディレクトリに移動します。)
・This script runs during archive creation.
(このスクリプトは、アーカイブの作成時に実行されます。)

また、コンピュータ用語以外に「保管」や「保管所」の意味でも使われます。

・The picture was put into the public archive for safekeeping.
(その絵は保護のため公の記録保管所に置かれました。)
・Property records are archived at City Hall.
(不動産の記録は、市役所に保管されています。)

まとめ この記事のおさらい

  • 「アーカイブ」は、コンピュータの世界では、「消してはいけないデータを専用の保存領域に安全に保存すること」を言います。
  • 「アーカイブ」の語源は、ギリシャ語の「アルケー(官吏、役所、官庁、政府)」に由来します。
  • Gmailとインスタには便利は「アーカイブ機能」があります。
  • 「アーカイブ」の類語には「保存」「アーカイブス」「アーカイブズ」「バックアップ」「データベース」などがあります。
  • 「アーカイブ」は、元々英語の「archive」ですから、英語表現でも「archive」です。