同窓会やクラス会の案内状を作る担当になったとき、案内状は早めに準備しなければなりません。日程を早々に決め、人数の確保や会場の準備などをしなければならないためです。

案内状のレイアウトはある程度決まったものがあるため、作成の役に立つでしょう。この記事では同窓会の案内状について以下の点を中心に解説します。

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・同窓会の案内状の書き方とポイント
・同窓会の案内状の文例

同窓会の種類

同窓会には一般的に以下の種類があります。

同窓会は小中高大の学年規模で行う会

同窓会は小中高大などの学校が学年規模で行われるものです。

「〇〇年度卒業生同窓会」「〇〇年会」など同じ年代の同窓生が集まるものが同窓会です。開催人数は会によって様々あり、出席者数も20人ぐらいから100人ぐらいと振れ幅は大きいでしょう。

学校規模で集まる場合は、多くのOBやOGが来ているため、同じ学校の卒業生として、いろいろなアドバイスを受けることができたり、ビジネスにつながる話ができたりと、新たな人脈を作ることができる可能性があります。

クラス会は学校のクラス単位で集まる会

同窓会以外に行われるのがクラス会です。同窓会とほぼ型式は同じですが、規模が学校や学年単位ではなくクラス単位という違いがあります。

参加人数は10人から30人ぐらいと比較的こじんまりと行うことが多いでしょう。クラス会の場合は、担任だった先生も招くことが多いです。

支部会は同じ大学出の人が現在いる地域で集まる会

同窓会とは異なりますが、大学の集まりの場合は、支部会が開かれることもあります。地元の大学を卒業した後、様々な地域に引っ越して活躍している人が多いため、地元とは別の地域で同じ大学の人たちが集まるイベントです。

「〇〇大学東京支部会」などのように、卒業した大学が同じで、現在東京に住んでいる人たちが集まる会合です。もちろん東京だけではなく他の地域でも行われています。

学年も様々で、職業も様々な人たちが集まる支部会では、同窓会と同じようにOBやOGも多く参加します。全く面識のなかった方々とも交流ができる事が特徴です。

同窓会の案内状は会に招待するために出す書状

案内状とは、会合やイベントのお知らせをしたり、招待するために出す書状のことです。

案内状には3つの役割があります。1つ目はイベントのお知らせで、イベントの目的や内容、主催者、日時や場所などを知らせるものです。2つ目は人を招待することで、3つ目は相手の出欠を尋ねる役割があります。

同窓会の案内を状出す時期も重要です。出欠を訪ねたり、場合によっては宿泊を伴ったりする同窓会の案内状は、なるべく早めに出すようにしましょう。

人数が多い場合には、遅くても一カ月前に参加者からの出欠の返答が得られるように、2ー3ヶ月前から案内状を発送するとよいです。

出欠の微調整を行うにしても、人数が多い場合には会場の確保が大変です。宿泊施設や会場の予約も含め、1ヵ月ぐらい前にはある程度の人数を把握しておきましょう。

同窓会の案内状の書き方やポイント

案内状の作成にあたり、重要なポイントが2つあります。

1つ目は、返信はがきがついていることと、往復はがきを使うことです。2つ目は返信期限を明記することです。

同窓会の案内状では必ず出欠の確認を取るため、相手から返信しやすいように、往復はがきを使うか、返信用はがきを同封するかにしましょう。

宿泊施設や会場の予約の関係もあるため、返信期限を早めに設定し、わかりやすい場所に明記することも忘れないようにしましょう。

返信期限がしっかり書かれていても、中には期限内に出欠の確認が取れない人がいる場合があります。幹事として怒りをあらわすのではなく、出欠確認をさりげなく促すための期限と管がることが重要です。

同窓会の案内状の文例

県立〇〇高校〇〇年度卒業生
同窓会のご案内拝啓
残暑の候皆様いかがお過ごしでしょうか
さて来年は私たち平成〇〇年度卒業生が卒業してちょうど〇〇周年です。そこで同窓会を開くこととなりました。今回は皆様が帰省しているお正月を利用して、仲間たちとの旧交を温めようと思います。ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますよう宜しくお願い申し上げます。

敬具

日時 平成〇〇年1月○日 ○時
場所 マナラボホテル(〇〇駅東口徒歩5分)
△△市〇〇町〇〇ー○
Tel: 010-124-1234
会費 5,000円(当日受付にて申し受けます)

同窓会の案内状についてのまとめ

  • 同窓会の案内状には往復はがきか返信用のはがきを入れておきましょう。
  • 同窓会の案内状は余裕を持って作成し、返信期限を明記しておきます。
  • 同窓会の案内状には時候の挨拶や日時の詳細などを記載します。