顛末書とはなにか顛末書の具体的な書き方と始末書との違いを解説

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仕事で問題が発生した場合、詳細を報告するために使用される「顛末書」という文書があります。しかし、顛末書と言われてもピンとこない人は多いのではないでしょうか。

顛末書とは、問題の経緯や再発防止策を客観的にまとめて説明するための文書のことで、問題が発生した時に会社へ報告するための文書です。

この記事では顛末書と始末書の違いや、書く時のポイントを解説いたします。

顛末書とは

顛末書とはビジネス文書の一つで、仕事でのミス、不祥事やトラブルが起こった時に提出する報告書のことです。

トラブルの経緯や今後同じ問題が発生しないための再発防止策を報告するための文書で、社内に向けたものが一般的ですが、取引先や公的機関向けに作成することもあります。

例えば、事務処理上の手続きにミスがあり、処理が滞ってしまった場合や、あってはならないことですが、業務上の事故や不祥事が発生してしまった場合などに提出します。

問題が発生した経緯と詳細をまとめて現状を報告し、同じような問題が発生しないように改善案を提示する、トラブルを次へと活かすための文書であるともいえます。

問題が発生した時に求められる顛末書ですが、同じような場面で要求される「始末書」という文書もあります。一見同じような文書に感じてしまいますが、文書の目的が異なります。

「顛末書」は、会社に対してトラブルの経緯や今後同じ問題が発生しないための再発防止策を報告する報告書で、「始末書」は報告書ではなく、問題を起こしてしまった本人が謝罪する反省文の意味合いが強い文書です。

そのため、顛末書は客観的な視点から公平に問題をまとめ、反省文のような主観的な文言は避けて作成する必要があります。

ただし、会社によっては顛末書と始末書が同じ意味で使われていることもあるので、顛末書の提出を求められた際は相手の意図を把握して文書を作成するようにしましょう。

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顛末書を書く際のポイントは、分かりやすく詳細に、そして客観的にまとめることです。

顛末書は反省文ではないので、主観を入れずあくまで客観的にまとめます。そのため、問題を起こした本人ではなく、顛末書を作成するのに最も適していると思われる人が作成することもあります。

なぜ、問題が発生してしまったのかといった問題の経緯と詳細や、今後問題を発生させないための改善案を客観的にまとめます。結論から書き始め、項目ごとに箇条書きで作成すると、より分かりやすい文書になります。

顛末書は基本的にパソコンで作成し、担当者が捺印します。「顛末書」というタイトルを必ずつけて作成します。ビジネス文書のため、時候の挨拶などは不要です。

顛末書は個人の反省文ではなく報告書のため、提出する際に封筒に入れる必要はありません。

顛末書を作成したら、直属の上司に内容を確認してもらい、承認してもらう必要があります。早急に提出しなければならないからといって、確認してもらう前に直接会社に提出しないように気をつけましょう。

顛末書を作成する時は下記の項目を押さえて作成します。

問題が発生した経緯

具体的な被害状況、損害額

問題に対する現状の対応

問題の再発防止策の提示

担当者の意見

特に、問題が発生した経緯や詳細をまとめる時は、5W1Hを意識することがポイントです。

5W1Hとは、いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)からなる６つの要素のことです。5W1Hを意識して文書を作成することによって情報を分かりやすく、漏れなく整理することができます。

被害状況や損害額、現状の対応は正確な状況や数字を記載する必要があります。損害が大きかったとしても、隠すことなく正確な損害額を伝えましょう。

また、顛末書は反省文ではないので、担当者の意見を述べる時は、謝罪の言葉は極力入れないよう注意しましょう。

顛末書は問題が落ち着き、事態の対応を終えたら早急に提出します。

提出する際には、問題を説明するための資料や、再発防止のためのチェックフォーム、業務フローを添付すると、より分かりやすく相手に伝えることができます。

例えば、被害状況や損害額の具体的データが示された書類を添付すると問題を視覚的に説明することができるため、より分かりやすいものになります。

また、同じ問題が起こらないように業務の改善項目を確認することができるフォームや、業務の流れを改善するための新しい業務フローを資料として添付するのもよいでしょう。

顛末書に関するおさらいは以下の通りとなります。

顛末書とは、問題の経緯や再発防止策を客観的にまとめ、説明するための文書のこと
反省文のような意味合いを強くもっている始末書とは違い、客観的な視点から公平な立場で書くことが求められる
5W1Hや箇条書きを意識して、問題が発生した経緯、具体的な被害状況、損害額など問題の詳細、問題に対する現状の対応、再発防止策の提示、担当者の意見についてまとめる