送別会の司会が行う基本的な流れと送別会の注意点を解説

会社勤めをしていると、一度は送別会に出たことがあるでしょう。もし自分が送別会の司会を初めて頼まれた場合、緊張してどう対応すればよいかわからなくなってしまいがちです。

この記事では、送別会の司会について以下の内容を中心に解説いたします。

そもそも送別会とはなにか？

送別会は、転職や退職などの理由でその組織を離れてしまう人を送り出す会です。これまで一緒に働いていた同僚や上司などが、一旦組織を離れる場合、お別れの挨拶やねぎらいの気持ち、これまでの感謝などを伝える場として送別会を開きます。

その組織を離れる理由は様々ですが、送別会のときは相手を気持ちよく送り出してあげることが大切です。

送別会と似た壮行会は、遠方で頑張る人々を激励する会です。長期出張や海外への赴任、スポーツチームの遠征など、遠方へ異動するために現在の職場を離れる人々に対して行います。

送別会は当面同じ組織に戻ってこない人(退職)に対して行い、壮行会は、いずれまた同じ組織に戻ってくる人に対して行われることが多いです。

送別会の司会の流れ

送別会の流れは会社や、会によって多少前後する場合がありますが、基本的には以下の流れでおこないます。

時間は大体2時間前後です。

司会がしっかりと挨拶をするのは、開会宣言と閉会宣言です。その他の部分は、進行役として徹します。人を紹介することが多いため、会社内での役職や肩書などを事前に調べておきましょう。

閉会の前にいただく挨拶は、出席者の家で、2番目位の役職の方にお願いします。事前にお願いする旨を伝えておくとよいでしょう。

日系企業の場合、締めは手締めを行うことが多いです。基本的な手締めは三本締め(三、三、七拍子)ですが、一本締めのところもあります。会社や、挨拶をする人や、地域にもよるため、誰かにお任せしてもよいでしょう。

もし、二次会を企画している場合は、最後に二次会を用意している旨をみんなに伝えましょう。「参加できる方は、幹事までお願いします。」とひとこと加えるだけで、スムーズに二次会の案内ができます。

送別会の司会の役割は全体の時間配分

会の流れも決まっており、会社内で行うという点から、司会は形としているだけだろうと思われがちです。

しかし、司会者の重要な役割は、会を仕切ることだけではなく、全体の時間配分です。予約しているお店は時間が決まっていることが多いため、最初の寒暖の時間を長くとりすぎると、後々メインイベントである挨拶の言葉やプレゼントの贈呈などが中途半端になってしまいます。

せっかくの見せ場の場面が、慌ただしく過ぎてしまうと、送別会全体の印象も悪くなってしまうでしょう。司会はきちんと時間を把握して、ある程度の時間になったら次の進行を行います。

送別会の挨拶を依頼する上での注意点

時間配分で1番難しいのは、人が行う挨拶の時間でしょう。会社の上司に頼んでいるため、短く中身を切るわけにいきません。

話が長くなる可能性のある方には、事前に持ち時間を知らせておくとよいでしょう。しかし、実際には話が長くなる場合もあるため、あとのプログラムに支障が出ないように余裕を持って進めるようにしましょう。

送別会の開会の挨拶と乾杯

司会が以下のような開会宣言をした後に、会場で最も役職の高い人が挨拶を行います。会社全体で行う場合は会長や社長、部内で行う場合は部長や取締役などです。

送別会で贈る言葉

送別会で贈る言葉には、会の主役である人と関わりが深かった人を選別します。役職には関係ありません。送る言葉の後にはそのままプレゼントや花束を贈呈する場合もあります。

送別会で司会が気にする注意点

司会がはじめてでも、何度もやっていても、以下の注意点をきちんと押さえておくことが大切です。

送別会の司会の流れについてのまとめ

• 送別会での開会宣言と閉会宣言は司会がきちんと仕切るべきところです。
• 開会の挨拶や手締めをお願いする人には事前にしっかりと頼んでおきましょう。
• 送別会での司会の大きな役割は時間配分です。
• 挨拶が長引きそうな人には持ち時間を事前に伝えておきましょう。
• 時間配分には気をつかうが、歓談の時間や送られる人の挨拶にはきちんと時間を割くようにしましょう。
• 司会台本のようなものを持ち込んでも良いが、最後は自分の言葉で行うようにこころがけましょう。