「下記」とは、**文書やメールの文中で「このあとに書く内容を指す」言葉**です。本来は「記」で始め「以上」で締める形式で使うもので、長さや用途に応じて「以下」と使い分ける必要があります。
「下記」はビジネス文書で頻繁に登場しますが、実は正しい使い方を知らない人も少なくありません。意味の由来から正式なフォーマット、そして「以下」との違いまで、例文とともに解説します。
読者「下記の通り」という表現はよく使うけど、本当に正しい使い方なの？ メールに箇条書きを続けても大丈夫？
専門家「下記」は形式にルールがあります。特に公式な文書では「記」で始め「以上」で締めるのが基本。メールでは柔軟に使えますが、使い方を間違えると品位が低下します。
「下記」の意味は「文の後に書かれた記載内容」
「下記」とは、「ある文章の後に記載された内容を指す語」です。「下」は位置を、「記」は「書き記すこと」を意味します。つまり、「このあとに書くこと」というニュアンスが込められています。
「下記」を使うときは、必ずその後に具体的な内容が続くことが条件です。内容がないまま「下記の通り」とだけ書くと、読者に不信感を与えます。
「下記」は書き言葉です。会話で使う場合は、すでに書かれた文書を指し示しながら「この下記の内容」といった使い方になります。
「下記」の基本的な使い方とよく使う表現
ビジネス文書やメールでは、「下記」を使って、続きに記載する内容を案内します。代表的な使い方は以下のとおりです。
「詳細は、下記の通りになります。」
「下記の内容をご確認ください。」
「下記の通り、手順をご案内いたします。」
ただし、これらを使う場合は必ず後に内容が続くように注意してください。特に「下記の通りになります」と書くと期待値が高まるため、曖昧な表現にはなりにくいです。
「下記」は丁寧な表現ですが、命令口調になると失礼に受け取られる可能性があります。
例：「下記を確認せよ」→「下記をご確認ください」が適切です。
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正式な文書での正しい「記」の使い方
会議案内や通知文など、フォーマルな文書では、「下記の通り」といったら、その後は「記」で始め、「以上」で締めるというルールがあります。
「記」の段落を改行して、中央揃えまたは左寄せで記載します。ここからが正式な本文です。
日時、場所、参加者など、必要な情報を簡潔に記載します。
改行して「以上」とだけ記入し、中央揃えにすると格式が保たれます。
例文：会議案内
| 文面 |
|---|
| 月例会合のお知らせ 今月も月例会合を行います。 詳細は、下記の通りです。 記 日時：2025年4月15日（火）14:00～15:30 場所：本社3階会議室A 参加者：各部署リーダー 以上 |
ビジネスメールでは、「以上」の代わりに「どうぞよろしくお願いいたします」と締めることも可能です。形式より柔軟性が求められる場面では、このスタイルがよく使われます。
「記」「以上」の形式を使うことで、文書の構造が明確になり、読み手にとっても重要情報が一目で把握できます。特に社内通達や公式通知では、このフォーマットが好まれます。
「下記」と「以下」の違いと使い分け
「下記」とよく混同されるのが「以下」です。どちらも「後ろに続く内容」を指しますが、使いどころが異なります。
| 項目 | 下記 | 以下 |
|---|---|---|
| 使用シーン | 短い文書・メール（1画面以内） | 長文・複数ページにわたる文書 |
| 形式 | 「記」で始め「以上」で締めるのが正式 | 形式は問わず、続く内容すべてを指す |
| 内容の位置 | 直後に内容が続く | 後方であればどこでも可 |
| 例 | 「下記の通り」＋直後に箇条書き | 「以下の資料をご確認ください」（別添資料） |
- 「下記」＝すぐ下に記載されている内容（短く、直後）
- 「以下」＝これから先に出てくるすべての内容（長文、複数資料）
メールが長くなりそうなら「以下」、1画面に収まる要点まとめなら「下記」を使いましょう。
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「下記」の使い方まとめ
- 「下記」は「文の後に記載された内容」を指す言葉で、書き言葉として使われる
- 使う際は必ずその後に内容が続くようにする
- 正式な文書では「記」で始め「以上」で締める形式が正しい
- ビジネスメールでは柔軟に使えますが、「ご確認ください」などの丁寧語を添える
- 短い文書には「下記」、長文や別資料には「以下」を使い分ける
「下記」は見た目以上にルールがある表現です。形式を守ることで、プロとしての信頼性が高まります。特に公式な文書では「記」「以上」のフォーマットを意識して使いましょう。
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- 「下記」は口語で使ってもいいですか？
-
「下記」は基本的に書き言葉です。会話で使う場合は、すでに提示した文書を指して「この下記の内容」といった使い方になります。日常会話では「これ」「あとに書いたこと」といった表現の方が自然です。
- 「下記の通り」の後に箇条書きだけでもいいですか？
-
はい、可能です。ビジネスメールでは、「記」「以上」を使わずに、そのまま箇条書きを続ける使い方が一般的です。ただし、正式な通知や社内通達では「記」「以上」のフォーマットを守ると品位が高まります。
- 「下記」と「以下」はどちらを優先して使えばいいですか？
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文書の長さと形式で使い分けてください。「下記」は1画面に収まる短い内容に、「以下」は長文や別添資料など、範囲が広いときに使います。迷ったら、短ければ「下記」、長ければ「以下」と覚えておきましょう。
- 「以上」の代わりに「よろしくお願いします」は使えますか？
-
はい、ビジネスメールでは問題ありません。「以上」は形式的な締めですが、メールでは柔軟性が求められます。むしろ「よろしくお願いいたします」と締めることで、相手への配慮が伝わる場合もあります。
