思いがけないミスで始末書を書かなければならない場合があります。頻繁に書く書類ではないので、どのように書いていいか悩んでしまうかもしれません。たまにしか書かない書類であっても社会人として、書き方は理解しておきたいものです。

今回は、いざという時に慌てないため、始末書の書き方や始末書を書く際のポイント、始末書テンプレートなどについて解説します。

始末書とは

始末書とは、仕事においてミスや不始末、不祥事などを起こしてしまった時、会社に反省や謝罪の意を表すため、その内容を記載して提出する文書です。

例えば、会社に金銭的な損失や迷惑を与えてしまったり、就業規則や服務規程に違反したりした場合には、始末書の提出を求められる場合があります。始末書は懲戒や戒告などの社内処分に関する場合に、よく必要となるのです。

始末書できちんと反省やお詫びの意を示すことで、措置の軽減を請うこともできます。また、始末書を記述する際には、書く際のポイントやテンプレートなどいくつか注意すべき点があります。

始末書を書く際のポイント

会社で始末書を書く時には、事前に上司や担当部署に確認し「決められた書式があるのか」確認するようにしましょう。

会社によっては、あらかじめ決められた始末書の書式があるかもしれません。決められた書式がある場合には、必ずその書式を使用するようにしましょう。特に決められた書式がない場合でも、上司や担当部署に手書きでいいのか、必要な記載項目はなにか等、記載するポイントを確認するようにしましょう。

横書きなのか、縦書きなのか確認しておく

事前確認で決められた始末書の書式がない場合には、自分で記載項目を考える必要があります。

しかし、始末書にどのような項目を書くべきか、横書きがいいのか縦書きがいいのかなどについては、あらかじめ確認した方がいいでしょう。決められた書式がなかったとしても、最低限記載しなければならないポイントを確認すべきです。

自分で始末書を作成する場合には、手書きで作成するか、Wordなどのパソコンで作成するかといった問題があります。手書きで作成しなればならない場合は、通常縦書きで記載します。パソコンで作成する場合には、ビジネス文書などと同じで、横書きで記載するのが普通です。

内容は簡潔にわかりやすく

始末書に書く内容は、極力、簡潔にわかりやすく記載しましょう。履歴書のようにびっしりと隙間なく記載した方が良いと思う方もいるかもしれませんが、読み手のことを配慮して簡潔にポイントを押さえて、わかりやすく読みやすい文章で書くようにしましょう。

長い文章で書くよりも、簡潔にポイント押さえて書く方が、読み手が見てすぐに内容を理解できます。ただし、誤字脱字は厳禁ですので、必ず提出前には、何度かチェックした方が良いでしょう。

トラブル、ミスなどは正直に伝える

始末書ではトラブル、ミスなどの不始末の内容を正直に正しい内容を記載しましょう。始末書は不始末をお詫びする文書ですので、潔く事実を記載し、反省やお詫びの気持ちを伝えましょう。

言い訳や言い逃れなど記載すると、誠実ではないと疑われ、逆効果になるかもしれません。始末書では、素直に正直に事実をありのままに記載した方が好印象です。

始末書を出すタイミングを計らう

始末書は速やかに記載して、なるべく早いタイミングで提出するようにしましょう。

上司に始末書を提出する時、他の社員の目が気になるようであれば、上司を会議室などの別室に呼んで、反省の言葉とともに始末書を提出しましょう。上司がその場で始末書の内容を確認するかもしれません。会議室などであれば、他人の聞き耳も気になりませんので、上司の意見を集中して聞くことができます。

また提出するタイミングを見計らって、提出が遅れることは、大変好ましくありません。まだ始末書を作成していないと思われ、上司から催促される可能性もあります。始末書は早めに作成し、速やかに提出するようにしましょう。

始末書の例文

始末書の例文は以下の通りとなります。

平成〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇部
部長 ××△△殿
◯◯部△△課 〇〇 〇〇 印

始末書

私はこのたび、社内の機密情報に関わる参考資料をを紛失してしまいました。
業務に対する私の軽率な取り組み方が今回の事態を招き、弁解の余地はございません。

現時点での被害の報告はありませんが、場合によっては会社に重大な損害を与えかねず、会社ならびに関係各位に対し、多大なご迷惑をご心配をおかけしましたことを、心より深くお詫び申し上げます。

今後は与えられた職務とその責務を全うし、再び同じ事態を招かないことを誓いますので、このたびは寛大な措置を賜りますようお願い申し上げます。

以上

始末書の封筒の書き方

始末書を提出する時は、封筒に入れて提出する必要があります。必ず白地か無地の封筒を使用することとし、始末書を折らないで入るサイズの封筒を使うようにしましょう。色付きの封筒や絵柄がある封筒はNGです。

封筒の書き方についてですが、まず封筒の中央に縦書きで「始末書」と大きく記載しましょう。必ず黒ペンか筆ペンなどを使うようにし、カラーペンなどは使ってはいけません。提出先の記載は不要ですが、始末書を書いた人の所属、氏名を封筒の裏面に記載しましょう。

始末書のおさらい

社会人であれば、思いがけないミスや不始末によって、不始末の提出が必要になることがあります。いざという時のために、始末書の書き方について知っておきたいものです。始末書を書くポイントは、次のようになります。

・決められた書式があるのか確認。無い場合は、横書きか縦書きかを確認
・簡潔にわかりやすく記載
・不始末やミスの内容は正直に書く
・なるべく早く提出
・封筒は白地か無地、始末書を折らないで入るサイズを使用