取引先との書類のやり取りは、ビジネスにおける信頼関係を築く大切な機会です。FAXを使った書類送付もその一つですが、ただ送るだけでは相手に余計な手間をかけてしまうことがあります。そこで必要になるのが「FAX送付状」です。本記事では、FAX送付状に記載すべき7つの項目とその書き方を詳しく解説します。ビジネスマナーとして押さえておきたいポイントを、すぐに使えるテンプレートとあわせてご紹介します。
今読まれている記事
「FAX送付状」とは何か？なぜ必要なのか
FAXを頻繁に利用する企業では、1日に何十通もの書類が届くことも珍しくありません。受信トレイにFAXが積み重なった状態では、「どこからどこまでがひとまとまりの書類なのか」「どのFAXが誰宛てなのか」が一見しただけでは判断しにくくなります。社員数が多い企業であればなおさら、担当者への取り次ぎに時間がかかってしまうこともあります。
こうした混乱を防ぐために用意するのが「FAX送付状」です。送付状を1枚添えるだけで、受け取った側は「誰から・誰宛てに・いつ・どのような内容のFAXが・何枚届いたのか」を瞬時に把握できるようになります。相手の業務効率を高め、書類の取り違えや紛失を防ぐ役割も果たす、ビジネスマナーとして欠かせない一枚です。
FAX送付状に使用する用紙はA4サイズ1枚におさめるのが一般的です。本来送りたい書類の1枚目（表紙）として添付し、まとめて送信します。内容が過不足なく1枚に収まるよう、簡潔にまとめることがポイントです。
FAX送付状の構成と7項目の書き方
FAX送付状には、定型的に記載すべき7つの項目があります。それぞれの役割と書き方を正しく理解しておくことで、相手に伝わりやすい送付状を作成できます。
- 1. 表題
-
用紙の最上部・中央に「FAX送付状」と大きめのフォントで記載します。ひと目で何の書類かが伝わるよう、他の文字よりも一回り大きく表示するのが一般的です。「FAX送付状」のほか「FAX送信票」「FAX送信状」と記す場合もありますが、どれも同義として通用します。
- 2. 日付
-
表題の下、用紙の右端に送付日を「○年○月○日」の形式で記載します。後から書類を整理する際の基準になるため、必ず実際に送信する日付を記入してください。和暦・西暦のどちらを用いるかは、相手先や社内のルールに合わせましょう。
- 3. 相手先
-
日付の下、用紙の左端に相手先の会社名・部署名・担当者名を記載します。役職がある場合は、名前の前に役職名を入れるか、名前の後に付ける形が一般的です。
敬称の使い方には特に注意が必要です。担当者名が不明な場合は部署名に「御中」を、名前が判明している場合は「様」を付けます。「部長」「社長」などの役職名にはすでに敬意が含まれているため、さらに「様」を重ねると二重敬語になり失礼にあたります。
誤った表記 正しい表記 経理部様 経理部 御中 （担当者不明）経理部 ○○様 経理ご担当者様 大谷部長様 営業部部長 大谷様 または 営業部 大谷部長 - 4. 送信者
-
相手先の下、用紙の右端に自社の情報を記載します。具体的には、会社名・住所・電話番号・FAX番号・部署名・担当者名（自分の氏名）を記入します。住所については省略しても差し支えありません。見積書や請求書には押印が必要な場面もありますが、FAX送付状には印鑑は不要です。
- 5. 挨拶文
-
送信者情報の下に、ビジネス文書としての挨拶文を記載します。一般的なビジネス文書では、文頭に頭語「拝啓」、文末に結語「敬具」を置く形が正式とされています。ただし、送付状という簡略文書の性質上、「平素より大変お世話になっております。」などの一文のみで済ませるケースも広く行われています。相手先との関係性や自社のスタイルに合わせて調整してください。
- 6. 送信枚数
-
送信する書類の総枚数を明記します。このとき、送付状自体も枚数に含める場合は「本紙を含む○枚」と記載すると、受け取った側が枚数を確認しやすくなります。万が一、書類が途中で抜けていた場合や機器のトラブルで一部が受信できなかった場合にも、枚数の記載があれば速やかに気づくことができます。
- 7. 内容・備考
-
送信する書類の内容を簡潔に記載します。「下記の通り送付いたします」と一言添えた後、書類名を箇条書きにする形が分かりやすいでしょう。本文書類に書ききれなかった補足事項や、相手に伝えたい注意事項などもここにまとめて記載します。長文になりすぎず、要点を絞って書くことが大切です。
FAX送付状 テンプレート
以上の7項目を網羅したFAX送付状のテンプレートをご用意しました。A4サイズ1枚に必要事項がすべて収まるフォーマットです。社名や担当者名を入力するだけですぐに使えます。ぜひご活用ください。また、FAX送付状テンプレート ダウンロード（Word）も別途ご参照いただけます。
FAX送付状作成時の注意点まとめ
最後に、FAX送付状を作成する際に特に気をつけたいポイントを整理しておきます。
- 送付状は必ずA4サイズ1枚に収める
- 敬称（様・御中・役職名）の使い分けを正しく行う
- 送信枚数は「本紙を含む○枚」と明記し、受け取り確認をしやすくする
- 日付は送信当日の日付を記入する
- 挨拶文は簡潔にまとめ、相手の時間を無駄にしない
- 印鑑は不要（見積書・請求書本体とは異なる）
ビジネスでのFAX送付状は、相手への配慮を形にした文書です。毎回同じテンプレートを活用しながら、送信内容や相手先に応じた一言を丁寧に添えることで、信頼感のある印象を与えることができます。
関連するおすすめ記事
ビジネス文書の書き方についてさらに詳しく知りたい方は、宛名「様方」「様」「気付」「御中」の違いと使い分け方と例文10選もあわせてご覧ください。
