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この記事では敬称の意味や使い方について解説いたします。
敬称は日常的にも非常によく使うものであり、その使い方を誤ると一般常識に欠ける人だという印象を与えかねません。
そこで今回はビジネスで使用頻度が高い敬称や特定の場面で使われる敬称等を取り上げました。
それでは一つずつ確認していきましょう。
敬称とは
敬称とは「相手や第三者に対して敬意を表し、名前や肩書きの後ろにつける接尾語」のことで、例えば「様」や「御中」、「先生」や「殿」といったものが挙げられます。
その為敬称の使い方を間違えてしまうと相手に対して失礼となるだけではなく、常識がない人だというイメージを持たれてしまうかもしれません。
敬称には様々な種類があるので、それぞれの意味と状況に応じた使い方をよく理解しておくことが重要です。
敬称は併用して使わない
敬称は原則併用して使わないとされています。
例えば郵便の宛先等で「株式会社◯◯ 御中 ご担当者様」というように「御中」と「様」を併用するものが散見されますが、これは誤りです。
企業名と個人名どちらにも敬称を付けたほうが丁寧だと思う人もいるかもしれませんが、逆に非常識な人だと思われてしまうことでしょう。
組織や団体宛の場合は「御中」のみ、個人宛の場合は「様」のみを使うというように、敬称を適切に使い分けることが重要です。
ただし「各位」を使うケース等で、お客様やお得意様のように「様」を取ってしまうと不自然になる宛名の場合に限り「お客様各位」等と敬称の併用ができます。
ビジネスで使用頻度が高い敬称【使い方と注意点】
ビジネスで使用頻度が高い敬称はある程度決まっています。
その為その使い方と注意点をよく理解しておかないと、社会人としてのマナーができていない人だという印象を抱かれかねません。
そのようなことがないように、この項目でよく確認しておきましょう。
様
個人名の宛名に付ける敬称として最も使用されているのが「様」です。
相手の地位や年齢、性別といったものに関係なく使用でき、氏名の下につけることで尊敬の念を示すことができます。
また書き言葉や話し言葉の制限もなく、一般的にも普及している言葉です。
ビジネスシーンの宛名で「様」を使う場合には、漢字で「様」と表記するのが一般的だとされています。
例えば「さま」や「サマ」のように平仮名や片仮名の表記でも問題はありませんが、砕けた印象が強くなる為友人や親しい間柄でのやり取り以外では使わない方が無難でしょう。
御中
個人名ではなく会社や学校、病院や役所といった組織や団体に宛てる場合の敬称は「御中」です。
本来は役所やその部署の内部（みなか、おんなか）の方に宛てる時に使われており、その組織に属する全ての人を指す敬称でもあります。
また「組織内の人宛」という意味合いがあり、現在も例えば「○○株式会社 人事部御中」のように使うことが多いです。
なお宛先に部署名や課名も書く場合は、社名の次に部署名や課名を書き、最後に「御中」をつけます。
各位
複数の個人を対象にする場合の敬称は「各位」です。
主にビジネス文書や案内状といったお知らせの書面に使用されます。
「各位」は本文の冒頭によく使われる敬称であり、はがきや封筒の宛名書きには適していません。
また「各位」は「皆様」という意味があるので、「○○各位様」のように「各位」の後に「様」を入れるのは間違った使い方です。
この間違いは少なからず見られるので、注意しておきましょう。
特定の場面で使われる敬称【使い方と注意点】
特定の場面でよく使われる敬称も存在します。
用途が限定されているからこそ、その使い方を間違えてしまうと悪目立ちしてしまうかもしれません。
この項目では3例をご紹介しますので、この機会に確認しておきましょう。
先生
相手が教育関係者や士業のように、特定の職業に就いている個人の場合の敬称は「先生」を使用します。
特定の職業の具体例としては、以下のようなものが該当するでしょう。
・教師や教授のように指導する立場の人
・弁護士や税理士、会計士や社労士等の士業に就く人
・医師のように難関資格を保有する医療従事者
・議員や有識者委員等、一定の基準で選ばれて職に就く人や権威を有する人
「各位」同様、「先生様」とするのは誤りなので注意が必要です。
殿
「様」以外で個人名に使用される敬称として「殿」があります。
「殿」は殿様に使われていたように、一見すると「様」よりも敬意のこもった表現に思えるかもしれません。
かつては官公庁や企業等の公的文書や表彰状の受賞者名にも使われていましたが、近年では格下や同格の相手に使用する接尾語というのが一般的な見解です。
その為目上の人に使ったりすることがないように気をつける必要があります。
行・宛
「行」や「宛」は返信用の宛先として自分に使う敬称です。
郵便物を送った相手からの返信が欲しい場合や書類送付を依頼する場合、同封する返信用封筒やはがきの宛先の後ろに「行」や「宛」を記載します。
そうすることによって返信する相手が送り先を書く手間を省くことができるというわけです。
なお自分が受け取った際には「行」や「宛」を二重線で消し、団体の場合は「御中」、個人の場合は「様」を隣に記載し直すのがマナーなので注意しましょう。
敬称を間違えて使ってしまった時はどうする？
例えば郵送物やメールを送る際に敬称を間違えてしまうということがあるかもしれません。
もしそれが提出前であれば、修正液や取り消し線で直さず新しい封筒に初めから書き直しましょう。
またすでに送ってしまった後に気付いた場合は、追ってお詫びメールを送ります。
担当者の名前に敬称を付けるのを忘れてしまった場合や漢字を間違えてしまった場合等も同様です。
そのお詫びメールにて間違えてしまった旨を伝え謝罪するのが間違えてしまった際のマナーだとされています。
なお、お詫びメールでは変に言い訳をせず素直に謝るのがポイントです。
「敬称略」とは
「敬称略」とは言葉通り、「敬称」を「省略」することです。
例えば葬儀に参列している人を名簿に記載する際や、読み上げる場合に使用します。
また祝電や香典を読む場合でも、予め「敬称略」と宣言した上で敬称を省略する場合が多いです。
一人ひとりに敬称を付けていると間延びするということもあり、参加する人数が多い場合に使用します。
「敬称略」を呼び捨てのように考え使うのを躊躇する人がいるかもしれませんが、「敬称略」は「敬称を使用したいが略して申し訳ありません」という気持ちが込められている為目上の人に対しても失礼には当たりません。
ただし人数が少ない場合にはそれ程時間もかからないので、一人ずつに敬称が必要です。
まとめ この記事のおさらい
- 敬称とは「相手や第三者に対して敬意を表し、名前や肩書きの後ろにつける接尾語」のことで、例えば「様」や「御中」、「先生」や「殿」といったものが挙げられる。
- 敬称は原則として併用として使わない。
- ビジネスで使用頻度が高い敬称としては「様」や「御中」、「各位」が考えられる。
- 特定の場面で使われる敬称では「先生」や「殿」、「行」や「宛」が挙げられる。
- 敬称を間違えてしまったことに気づいたのが提出前であれば新しい封筒を用意して書き直し、送った後であれば追ってお詫びメールを送信する。
- 「敬称略」とは「敬称」を省略することで、参加する人数が多い場合に使用する。
