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名刺交換は、ビジネスの場で初めて会う人とすることです。正確なマナーを知らないまま名刺交換をしている人や、自分流の習慣であまりマナー気にせず名刺を渡している人もいるでしょう。
名刺の渡し方は、第一印象を左右することもある大切なことです。
ここでは、あらためて名刺の渡し方からしまうまでのマナーを解説します。自分自身を上手にプレゼンテーションして、ビジネスでの印象をアップできます。
名刺交換については以下の記事も参考にしてみてください。
企業での挨拶マナー 意外に知らなかった名刺交換について
名刺の渡し方
新社会人の場合、慣れるまで名刺交換は緊張するシーンですが、基本のマナーをおさえればスムーズにできます。
また、ベテランのビジネスパーソンでも基本があいまいになっていることもあるでしょう。名刺交換は仕事と違い、回数を重なれば上手になるものではありません。また、名刺交換は相手がどう感じるかによります。
だからこそ、ビジネスマナーにそった名刺交換をすることが大切です。
ビジネスマナーに準じた基本的な名刺の渡し方は、事前の準備から4つのステップで覚えておきましょう。
名刺の準備
事前の準備として、名刺は切らさないように管理しましょう。
常に名刺を10枚ほどいれた予備の名刺入れを持っておくのをおすすめします。名刺交換までには、名刺入れの中の名刺でも汚れていないか、折れ曲がっていないかも確認しておきます。
さっと取り出せるように、自分の名刺とすでに受け取った名刺を区別できるようにしておくのもポイントです。ポケットや財布から名刺を取り出すのはマナー違反であることも心得ておきましょう。
名刺入れを必ず用意し、デザインは社会人としてふさわしいものを使うようにします。
基本は、黒のシンプルな革製の名刺入れでしょう。仕切りがあり、まちがあるものが使いやすいです。
大きなブランドのロゴが入ったものや派手なカラーのものは避けるのが無難です。デザインやカラーだけでなく、質にも気を配りましょう。
また、使っているうちに名刺入れもくたくたになったり、目立つ汚れがついたりすることがあるので、名刺入れ自体のチェックも欠かさないようにしましょう。名刺入れは、人柄や性格を表すものです。
名刺は目下から目上の人に順に渡していく
名刺は、目下が目上の人に順に渡していくのが基本です。
ビジネスでいう目下とは、一般的には訪問者、仕事を受ける方、あるいはお金を受け取る方が目下になります。1対1の場合にはわかりやすいですが、複数いる場合には誰から誰に渡すべきか迷ってしまうこともあります。
たとえば、上司とともに営業にいき、相手も2人いるとしましょう。この場合には、まず自分の上司が商談相手の立場が上の人と名刺交換をします。
それから、自分がその商談相手の上の立場の人と名刺交換をし、上司が相手の立場が下の人と、それから自分もその人と、いうふうに続きます。
テーブルをはさまない
名刺交換する場のレイアウトにもよりますが、基本は名刺を渡す時にはテーブルや机を挟まないのが理想です。テーブルの横に一歩移動して、名刺交換をしましょう。
名刺を渡すときには、両手で持つのも基本です。しかし、相手の名刺も受け取らなければいけないので、両手でもつことばかりにはこだわっていられないのが実際のところでしょう。
右手で差し出し、左手で受け取って、すぐに右手を添えればスマートです。
名刺交換で忘れがちなポイントが、名刺を差し出す高さです。実際に相手に名刺を差し出す時には、相手よりも低い位置で差し出すことで、ビジネスにふさわしい謙虚さを表現できます。
低い位置に差し出しながら、相手の目をみて「社名・部署名・フルネーム」を名乗るのも忘れないようにしましょう。名刺交換では、名刺ばかりをみつめてしまいがちですが、相手の目をみると印象がガラリと変わります。
軽く会釈をして名刺を渡し、相手の名刺を受け取る時には「頂戴いたします」という一言を添えます。相手の名刺の会社名やロゴの上に指を置かないように、注意しましょう。
相手の着席順に並べる
いただいた名刺は、その場ですぐに名刺入れにしまうのはマナー違反になります。複数枚の名刺を交換する時には、名刺入れの上に表を上に向けて重ねて持っておきましょう。
席に着いたら、席順に並べておきます。初対面の人の名刺は、商談やミーティングの際に相手の名前を呼ぶために使えるアイテムです。
なにげない話の中でも、相手の名前を呼ぶことは、親近感や信頼感につながるので、もらった瞬間から名刺を活用しましょう。
ここまでの4つのステップが、名刺交換の基本です。
名刺のおき方
いただいた名刺は、ミーティング中には自分の斜め左側に見やすいように席順で並べておくのがマナーです。
1対1の場合には、相手の名刺を名刺入れの上にのせておきましょう。複数の名刺を頂戴した場合には、一番立場が上の人の名刺を名刺入れの上において置くようにします。
また、名刺は相手の顔だと心がけておきましょう。相手の目の前で、名刺にメモを残すのは失礼にあたります。
名刺をしまうタイミング
名刺をしまうのは、基本的には相手に合わせるようにしましょう。相手よりも先に名刺をしまうのは失礼です。
また、大抵の場合には、名刺をしまうことで商談やミーティングが終わりになる合図と考えましょう。名刺をしまう時には、残して帰ることがないように注意しましょう。
ミーティングの途中に参加した相手がいる場合には、名刺交換のチャンスを逃していることがあります。
そういう時には、すべての用件が終わってから、自分の名刺を用意したうえで「恐れ入りますが、お名刺を一枚頂戴できませんでしょうか？」と声をかけて名刺交換をするのがスマートでしょう。
頂戴した名刺は、フォルダーや専用ケースなどで探しやすい状態で保管するようにします。保管する時には、名刺の裏側にいつどこで名刺交換をしたかメモを残しておくと管理しやすくなります。人の顔を覚えるのが苦手な人は、印象や特徴をメモしておくのもよいでしょう。
また、最近では名刺管理のアプリなどもあるので、上手に活用してビジネスチャンスにつなげていきましょう。
名刺の渡し方に関するおさらい
名刺の渡し方に関するおさらいは以下の通りとなります。
- ビジネスでは名刺交換をする機会が多いだけでなく、第一印象を左右する大切なこと
- 名刺の基本の渡し方では、まずは準備から始まる、名刺が切れていないこと、念のために予備の名刺入れ持つこともおすすめ
- 名刺が汚れていないか、折れ曲がっていないか、名刺入れ自体もチェックしておく
- 名刺は、目下から渡すのが基本、ビジネスでいう目下とは、一般的には訪問者、仕事を受ける方、あるいはお金を受け取る方が目下になる
- 名刺を渡す時にはテーブルや机を挟まないのが基本、名刺は相手よりも低い位置で差し出し、相手の目をみて「社名・部署名・フルネーム」を名乗る
- 軽く会釈をして名刺を渡し、受け取る時には「頂戴いたします」という一言を添える
- 名刺は、その場ですぐに名刺入れにしまうのはマナー違反になる、商談やミーティング中には、席順に沿って置く
- 名刺には、おき方もある、自分の斜め左に席順に置くだけでなく、一番目上の人の名刺は名刺入れの上にのせて置く
- 名刺をしまうタイミングは、基本的には相手に合わせるようにする、もらった後には、名刺入れに入れっぱなしではなく、しっかり管理してビジネスチャンスにつなげる
