ビジネスシーンで必須ともいえるのが名刺交換です。初対面の方と名刺交換をする時に、正しいマナーを知っておけば第一印象も良くなり、その後の取引の円滑化にも繋がります。ビジネスマンなら知っておくべき、名刺交換でやってはいけない事を中心に、正しいマナーについて解説しています。

名刺を相手から受け取る時のマナー

必ず両手で受け取る

相手から名刺を受け取る時には必ず両手で受け取りましょう。片手で受け取るのは失礼に当たります。もしも手持ちの荷物や上着がある時にも、一旦置いて名刺を受け取る為に両手を空けましょう。

受け取った名刺は席順通りテーブルに並べる

相手から受け取った名刺は直接テーブルの上に置かず、名刺入れの上に置いておきます。もしも、大人数での会議や打ち合わせ、顔合わせを行う際などで受け取った名刺が複数枚ある時には、一番役職が上の方の名刺だけを名刺入れの上に置き、他の役職の方はテーブルの上に直接置いて並べても構いません。

この時、席順通りに名刺を並べると、その後の会議や打ち合わせなどで名刺と人物が一致しますので、その後もスムーズに進行します。なお、テーブルの上に席順通り名刺を並べておく際には、自分から向かって左側に並べて置くのがマナーです。

机は挟まず、立って名刺を受け取る

名刺交換は必ず立って行います。相手が立っていて自分が座っている時には必ず自分も立って名刺を受け取ります。打ち合わせや会議の際には、テーブルを挟んでいる事も多いですが、名刺交換はテーブルなどを挟まず、必ず対面で行います。

名刺を相手に渡す時のマナー

相手より低い位置から渡す

相手から名刺を受け取る時には、相手が差し出している名刺の高さよりも低い位置から渡すようにしましょう。相手よりも低い位置で受け取る事により、謙虚な気持ちを表す事ができます。

名刺を相手に向けて渡す

名刺を渡す時には、受け取りやすい位置で相手に向けて、優しく渡します。高さは自分の胸の高さから相手の身長に合わせます。また、渡す時には名刺を見るのではなく、相手の顔を見て渡しましょう。
渡す際には「〇〇社の△△と申します。宜しくお願いいたします」と、社名と氏名を名乗り、軽くお辞儀をしながら差し出します。

訪問者から先に一番上の立場の人から渡す

名刺交換を行う時には、訪問者から、もしくは名刺交換の上で目下の立場の物の方が先に渡します。そして、渡す順番は役職が一番上の者からになります。

例えば、営業や取引でA社の営業マン2人がクラアントであるB社を訪れたとします。この場合は、A社が訪問者である、またA社はB社から仕事を請け負っている立場であるので目下の立場であるので、A社から先にB社へ名刺を渡します。そして、訪れたA社の営業マンが部長と課長だった時は、A社の部長、A社の課長の順番で名刺を渡します。

名刺交換の際にやってはいけない行動

社名や相手の名前の部分を指で押さえる

名刺交換で相手から名刺を受け取る時に、指が相手の名前や社名、会社のロゴにかからないように気を付けて受け取りましょう。

名刺を交換してすぐにしまう

相手からもらった名刺はすぐにしまってはいけません。名刺交換後に商談や打ち合わせに入る時も多くありますが、その最中に受け取った名刺をしまう事もマナー違反になります。もしも、打ち合わせなどで使用する書類や資料が多く、受け取った名刺複数ありが邪魔になってしまう場合には相手に断りを一言入れた上で名刺をしまえばスマートです。
商談や打ち合わせが終わった後も、相手が名刺をしまったのを確認してからしまう様にしましょう。

片手で受け取る

片手で名刺を受け取るのは大変失礼に当たります。相手から名刺を受け取る時には「頂戴いたします」などの声をかけながら、両手で必ず受け取るようにしましょう。

相手の目の前で名刺にメモ書きをする

名刺を受け取った相手が大切なお客さんなどの場合、できるだけ顔と名前を早く覚えたいといった気持ちもあります。名刺に相手の特徴などをメモする事は有効ですが、間違っても名刺を受け取った相手の前で、名刺にメモ書きをするのは止めましょう。相手の目の前で受け取った名刺にメモ書きをする行為は、相手の名前を汚す行為とみなされ、大変失礼に当たります。

汚れている・折れている名刺を使用する

汚れている、もしくは折れ曲がってしまっている名刺を相手に渡すのは失礼に当たりますので、必ず名刺入れに入れて携帯するようにしましょう。また、ビジネスマンは出先から急に打ち合わせが入って先方までそのまま訪問する、といった場合も少なくありません。汚れている、折れている名刺がないかをチェックするのと同時に、常に名刺は切らさずに十分な量を補充しておくようにしましょう。

相手を急かすような対応をする

こちらから名刺を相手に渡す際に、相手がまだ名刺を受け取れる準備ができていない事があります。その際には、相手の準備が終わるのを待って落ち着いてから名刺を渡しましょう。相手の準備ができていない時に名刺を差し出すと、相手を急かしてしまう行動となり、せっかくの名刺交換も相手を焦らせてしまい、慌ただしくなってしまいます。
名刺交換を行う時にも、どこに自分の名刺入れをしまったのかが分からないと慌ててしまい、相手を待たせてしまう事にもなります。名刺交換はいつでもスムーズに行えるように、ビジネスマンなら分かりやすく、取り出しやすい所に常に名刺入れを準備しておきましょう。

まとめ

・名刺交換は立って対面で行い、テーブルなどは挟まずに行う。
・名刺を受け取る時には両手で、相手の顔を見ながら受け取る。受け取る時に相手の社名やロゴ、氏名に指がかからないようにする。
・受け取った名刺はすぐにしまわない。受け取った名刺が複数ある場合には、役職が一番上の方の名刺を名刺入れの上に、他は受け取った席順に、自分から向かって左側のテーブルの上に並べて置く。
・名刺は目下の者から目上の者へ、訪問者から先に渡す。
・名刺を渡す時には相手よりも低い位置から、相手の顔を見て自分の社名や氏名を言いながら渡す。
・相手の準備が整っていない内に名刺を差し出すと、相手を急かすことになるので避ける。
・急な名刺交換が必要になっても慌てない様に、日ごろから汚れている名刺や折れている名刺がないのかチェックする、また名刺も十分な量を用意しておくと良い。名刺交換の時にもすぐに名刺入れが取り出せるように、分かりやすい所に用意しておく。