体系化とは体系化をすることによって得られるメリット

※本サイトはプロモーションを含んでいます。

職場や学校、ビジネス本やテレビなどで「知識を体系化する」という表現を聞いたことがあるでしょう。なんとなく「まとめること」など、曖昧な理解しかしていない人も多い言葉です。ここでは、体系化とは、体系化の方法や手法、必要性やメリット、英語表現などをご紹介します。

この記事を通してしっかり理解して、意味だけでなく体系化自体をビジネスで役立てられます。

体系化とはそもそもなにか

体系化は、体系に接尾詞の化がついた言葉です。

体系とは、個々のものを秩序のもと統一した組織にした全体や、矛盾のないかたまりにしたものを意味します。また、ビジネスでも使われる「知識の体系化」とは、それぞれの知識を関連づけてまとめることをいいます。

今読まれている記事

体系化の方法はいろいろありますが、ここでは簡単にできる方法を3つの手法でご紹介します。

例えば、レストランで業務マニュアルを作成するとします。業務の知識を体系化する目的は、サービスの向上、もしくは業務の簡略化など、マニュアルを作った先にどんな結果を求めているかを言葉にします。

このケースで陥りがちなのが、幅広く知識を収集することに集中してしまうことです。

最初に目的をはっきりさせておけば、それに見合った知識や資料を集めることに限定することができます。サービス向上であれば、キッチンの業務はある程度の範囲まででいいでしょう。業務の簡略化なら、業務が多い部門の知識を集めたり、整理したりすることに集中できるでしょう。

先の例はサービスの知識であれば、まずは知識をメモすることになるでしょう。また、資料として集めたものはスクラップして、引用元をはっきりさせて記録しておくのが大切です。

体系化でこの手順を踏むことで、資料がどこにいったか分からなくことも、どこから引用したのか不明になることもないでしょう。また、記録することで同時に整理していることにもなり、あとでマニュアル化するのに便利になります。

最終的に、集めただけではバラバラの資料を、目的を意識して、似た資料同士をまとめてラベル（名前）付けしていきます。この作業が、体系化に直結します。当初に設定した本来の目的に沿ったものになっているかの、チェックもしていきましょう。

足りないものがあれば、前の手順に戻って資料集めからやり直します。繰り返し作業することで、より目的にあった体系化ができます。実際に使うことを想定して、またどうやって使いたいかも考えなら仕上げましょう。

知識を体系化するには、必要性があるからこそです。一般的に体系化することによって、多くの人が使えるようになるといわれています。
そのいい例が、マニュアル作成でしょう。

多くの人が知識を使えるように知識の体系化には、以下のメリットがあります。

マニュアルを作ると知識がどんなことに関するものでも、マニュアルに書きとめた知識は使いやすくなります。その結果、効率がアップしたり、より楽しめるようになったりと、目的を達成できるようになります。

サービス向上のためのマニュアルなら、サービスの手順などを視覚化できて、わかりやすくなるでしょう。知識の資料を体系づけて集めたので、内容的にもわかりやすいです。

また、体系化することによって、人に教えやすくなります。だからこそ、多くの人に広めやすくなり、使ってもらえるようになるのです。

ビジネスに関する知識や業務を体系化する意味合いでは、「organize business systematically」という表現が使えます。また、コンピューターを使って体系化するなら「systematize」、明文化するという意味合いでは「codify」という動詞も使えるでしょう。

体系化とは、個々のものを秩序のもと統一した組織にした全体や、矛盾のないかたまりにしたものを意味します。
簡単な体系化の方法は、3つの手順で進めます。まずは、体系化する目的をわかりやすい短い言葉にします。次に、目的を意識して収集した知識を資料にしてスクラップしていきます。最後に、すべての資料を似たもの同士のかたまりに整理していきます。
体系化の必要性は、より多くの人がその知識をつかえるようにするためです。また、体系化するメリットは、体系化したことを効率アップのために使えるだけでなく、わかりやすくなって整理されていることでしょう。わかりやすければ、人に教えやすくもなります。
体系化の英語表現は、「organize business systematically」などがいいでしょう。コンピューターを使って体系化するなら「systematize」、明文化するという意味合いでは「codify」などの動詞も使えます。