企業側から面接についてのメールを受け取った際の返信例と対策

案内や日程調整など、面接に関する企業からの連絡がメールで来る事も珍しくなくなりました。メールという、普段使いなれているツールだからこそ相手先に失礼がないようにしたいという方も多いのではないでしょうか。

ここでは、面接メールのやりとりに関する基本事項から、実際に使える状況別の例文などを解説しています。初めて面接メールが来て、返信に悩む方もこれで安心です。

面接のメールやり取りの基本

面接のメールで注意すべき4つのポイント

面接に関するメールも、ビジネスメールの内のひとつです。ビジネスメールにおけるマナーに応じたメールのやりとりを心がけましょう。

• 内容は分かりやすく簡潔に
• 携帯電話のアドレスおよび、会社用アドレス（在職時の転職活動の際など）は使用しない
• 顔文字や機種依存文字、半角カタカナは使わない
• 適切な言葉遣い（敬語）を使う

新卒採用時など、面接メールが初めてのビジネスメールとなる時には、ビジネスメールのマナーを押さえておきましょう。

面接関連で不安がある方は転職エージェントに相談をしてみましょう。

面接対策をしてくれる転職エージェントの中でもマイナビAGENT、リクルートエージェントがおすすめです。

マイナビAGENT 面接対策完全ガイド

また、現在フリーターで就職、転職活動中の方はハタラクティブに相談してみることをおすすめします。

フリーターの正社員就職支援

IT業界を目指している方が面接の相談をしたい場合はワークポートがおすすめです。IT業界に特化した面接対策やアドバイスをしてくれます。

5ステップでできる面接メールの作り方

面接メールはビジネスメールと作り方は一緒です。
面接メールは、以下の1～5にて構成されていますので、以下の通りに内容を当てはめると作成できます。

1. メールの送信先相手「○○株式会社　採用ご担当　〇〇様」など
2. あいさつ文「いつもお世話になっております」など
3. 要件「以下の日程にてお伺いいたします…」など
4. 締めの言葉「当日は、何卒よろしくお願いいたします」など
5. 署名

ポイント別解説、面接メールへの返信

面接メールへ返信する適切な時間帯

面接メールを返信する時には、送信先の企業の営業時間内、できれば午前10時から午後17時の間にしましょう。

メールは24時間いつでも送受信ができますが、深夜・早朝の送信は「非常識」と取られてしまう事があります。

また、午前9時や午後6時は、就業前後の慌ただしい時間ですので、営業時間内でもさけたほうが無難です。

やむを得ず、営業時間内の返信が難しい時には予定送信機能の付いているメールソフトを選び、タイマー送信をするのも有効です。

返信は24時間以内に

面接メールが来た時、返信は24時間以内に行いましょう。

素早く面接メールに対応する事により、実際に働く事になった時にも迅速に対応できる人物という事がアピールできます。

万が一、メールの返信が遅れてしまったら

面接メールが届いている事に気が付かなかった、他の用事でメールチェックができなかったなどの事情により、企業から来ている面接メールへの返信が遅れてしまった時の対処法は、「返信が遅れてしまった事に対するお詫び」＋「すぐに対処する気持ち」をメールに入れて返信します。

また、「忘れていました」「メール確認を怠りました」などはマイナスの印象となってしまいますので、メールの返信が遅れた事への理由は軽くし、その分お詫びの気持ちを丁寧に表すようにしましょう。

最初に「多忙につき（理由はさらっと）ご返信が遅れ申し訳ありませんでした」、最後にも「ご連絡が遅れました事を、重ねてお詫び申し上げます」と、お詫びの文を入れておきましょう。

明日から使える、ケース別　返信方法の例文

提示された面接日程に承諾する場合

提示された面接日程の都合が良く、承諾する時には「提示の日程で問題ない」事に加えて、企業が忙しい中自分の面接の時間を作ってくれたことに対するお礼を入れます。

希望の日時を伝える・調整をする時

企業からの面接メールには、こちらの都合の良い日時を提示して欲しい、という場合もあります。

日程調整のメールは、自分の希望の日時を伝えるだけでなく「こちらの希望に添えてくれた事に対する感謝の気持ち」もメールで伝えましょう。

ポイントは、希望の日時を複数提示する事、そして「もしも都合が合わない時には遠慮なく言ってください」という一文を添える事です。

日程の調整をする場合

面接メールでは、企業が複数の面接日程を候補として提示してくれる事も多いです。

日程の調整に対するメールは「お忙しい中日程を調整してくれた事」と、「こちらに日程の選択権をくれた事」に対する感謝の気持ちと共に、希望の日時を伝えましょう。

変更依頼をする場合

大本命の企業から面接の案内メールが来ました。ところが提示されている日時は自分の都合に合わない時には変更依頼をしなければいけません。

日程変更の依頼をする時には、「日程変更をしなければいけない理由」と、「提示してくれた日程に対応できない事に対してのお詫び」をメール本文に入れます。

そして、面接日程の希望を出す時には、複数の日程を提示します。

転職メールで注意しておきたい言葉遣い

経験者の余裕＝ミスの原因になる時もある

転職する方や、既卒での面接メールは、社会人経験者だからこそのメールでの言葉遣いでのミスをしてしまう事があります。以下に転職や既卒だからこその面接メールでの注意点をまとめました。

×御社、〇貴社

メールで相手側を指す敬称として「御社」がありますが、御社は話し言葉です。メールでの敬称は話し言葉、書き言葉両方で使用できる「貴社」が正解です。

×了解しました、〇かしこまりました

「了解しました」は目上に使う敬語として不適切です。

「かしこまりました」もしくは「承知いたしました」が正解です。ついうっかり、フランクな言葉を使わないようにしましょう。

×貴社を存じ上げております、〇貴社を存じております

「知っている」の謙譲語である「存じる」は、物に対しては「存じている」が正解です。

「存じ上げる」は人物に対して使いますので、「貴社を存じております」、「〇〇課長を存じ上げております」が正しいです。

おっしゃられる、などの二重敬語

「おっしゃられる」「お召し上がりになられる」など、二重敬語は使ってしまいがちなミスです。

「おっしゃる」「お召し上がりになる」が正解です。

「お礼」や「お詫び」を入れれば、印象アップ！

面接メールも含め、ビジネスメールは内容を簡潔にまとめるのがポイントです。

それに加えて、面接メールの時には、相手に対するお礼や、日程変更などの時はお詫びの気持ちも入れる事で、印象がぐっと良くなります。

面接に関するメール返信のおさらい

面接に関するメールを企業側から受け取った際の返信ポイントは以下の通りとなります。

• 面接メールはビジネスメールのマナーを押さえて作成する。
• 面接メールは相手の名前→挨拶→要件→締めの言葉→署名、の5段階で作成する。
• 相手への返信は24時間以内、相手側の営業時間内のできれば午前10時から午後5時の間が望ましい。
• 面接メールの日程調整や、希望の日時を伝える時には、要件と一緒に相手に対するお礼やお詫びも入れると、印象が良くなる。
• 転職時の面接メールは、経験者だからこそやってしまいがちな言葉遣いの間違いに気を付ける。

上記を参考に企業側に失礼のないよう、返信をしましょう。

転職エージェントを利用すれば、実際に転職しなくても自分の適正年収や、キャリアプランの相談に乗ってくれます。 まずは転職サイト、転職エージェントを気軽に利用してみましょう。 業種＆年代など経歴特化型転職エージェントの紹介と比較　転職したい！その思いに答える16のエージェント解説と、効率的な転職の仕方 マナラボが特におすすめする転職エージェント・転職サービスは以下のとおりになります。

・年収アップを実現したい方に。外資系企業への転職はJAC Recruitment
・リクルートエージェント
・doda

それぞれの特徴を申し上げると、管理職クラス・外資希望の方ならJAC Recruitment・20代ならリクルートエージェントをおすすめします。JAC Recruitmentはリクルート、dodaに次ぐ第三の売上規模を持ち、外資系に関してはTOPの人脈を持ちます。自分の実力を活かせる場を探している方は特におすすめです。

その他の転職サイトを比較

JAC

年収アップを実現したい方に。外資系企業への転職はJAC Recruitment また、ハイクラスは他にビズリーチもございます。

その他の転職サイトを比較

BIZREACHへ

リクルートエージェントは最大手で、まず転職すべきか、今の会社の方がよいのかの相談に乗っていただけます。転職案件は各年齢全般に渡って用意しているのも最大手ならではです。まずはご自身の経歴から、適正の年収なのかを相談していみてはいかがでしょうか？

その他の転職サイトを比較

リクルートエージェントへ

dodaは転職サイトとエージェントの両方の側面をもっています。とりあえずどんな求人があるのかな？と気になった場合はdodaがおすすめです。またdodaの登録はとても簡単でオレンジ色のボタンから必須項目を入れるだけで５分での登録が可能です。転職案件は20代から30代向けがもっとも多いようです。 またdodaには各業界の年収を知ることができるページもございます。 簡易的なものですが、一度利用してみてはいかがでしょうか。

その他の転職サイトを比較

dodaへ