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この記事では、「請求書」の意味や基本的な項目、書き方、注意点、作り方について考察します。
ビジネスシーンにおいて、「請求書」は重要な文書で、会社の顔でもあります。請求書を正しく作成することは、ビジネスパーソンとしてマスターすべきスキルとも言えるでしょう。
この記事を通して、「請求書」の正しい書き方や作り方を理解し、社会人としてスキルアップにつなげてください。
「請求書」とは
「請求書」は、顧客や取引先に納品した商品やサービスの代金の支払いを請求するための文書のことです。
企業にとっては売り上げにつながる重要な文書で、会社同士の取引には欠かせないものですから、ビジネスマナーに従い正しく作成することが大切です。
請求書に書くべき基本的な項目
請求書は、請求した金額をきちんと入金してもらうことが目的ですから、そのために必要な記載項目がきちんと明示されていることが重要です。
請求書に関しては、法律的に必要な項目の規定はありません。相手先や仕事内容に合わせた請求書のフォーマットを作成するのが一ベストです。
ここでは、一般的な請求書の項目について紹介します。
会社名や住所、電話番号など請求者の情報をわかりやすく記載します。会社の場合は社判も押印しますが、社判の代わりに担当者名もしくは上司名を明記して個人印を押すケースもあります。個人事業主の場合は、個人名を記入し印鑑を押します。
押印は法律的に決められたものではないので、シャチハタでも問題ありません。
請求先の会社名や個人名、屋号を記載します。企業の場合は、部署名や担当者名をつけるのがベストです。
会社名や部署名宛の場合は、必ず「御中」をつけ、個人名宛の場合は、「御中」ではなく「様」にします。
商品やサービスの名、単価、数量、金額を記載します。サービス内容などによっては単価では算出できないものもあります。このような場合は、単価は記入せずに「○○一式」として金額だけを書くのが一般的です。取引内容の名称に関しては、書き方を取引先から「販促用マグカップ」など指定される場合もあります。
また、複数の取引を1枚の請求書にまとめる場合は、取引先がわかるように内容をしっかりと明記してください。
取引内容の金額の合計を記載します。金額はすべて税抜きですから、合計金額に対する消費税を記載し、消費税を足した合計金額を大きく表示します。消費税に小数点以下の端数が出た場合は、基本的に端数は切り捨てになっていますが、売上全体に端数が出る場合は、どう処理するかを取引先と決めておきましょう。
請求書の発行日を記載しますが、この発行日は請求書を作成した日ではありません。
企業には請求書の「締め日」が決まっています。「締め日」は企業によって異なりますが、
例えば月末締めの場合、1日に郵送して発行日も1日にしたら今月末の締めになってしまいます。当然、入金も1か月遅れてしまいます。
多くの企業は、月末締めの請求書は10日以内必着というように期間を決めています。
ですから、10以内に必着できるなら、月末締めの請求書の発行年月日は月末にして送るのが一般的です。
振込先には金融機関の口座情報を記載します。
口座情報には、「金融機関名」「支店名」「口座種類」「口座番号」「口座名義」などがあります。
口座名はカタカナで記載し、銀行コードや支店コードを併記しておくとより親切です。
また、振込手数料の取り扱いについても記載します。受取側が負担するのが一般的ですが、念のため振込手数料の負担をお願いする旨を書いておきましょう。
支払期限は、基本的には取引先の支払い条件によって決まります。例えば、月末締め翌月末支払いであれば、支払い期限は翌月末になります。支払期日を記載することで支払い漏れを予防することにもつながるので、毎回記載することを心がけましょう。
請求書の書き方例
請求書の書き方には決まりはありませんが、ここでは一般的な請求書のフォーマットを紹介します。
このように基本的な項目が記載されているフォーマットや市販の請求書を使って作成しましょう。
請求書を作るときの注意点
請求書を作成する場合に注意したい点が2つあります。
請求書の発行日を確認する
前述したように請求書の発行年月日は、請求書を作成した日でも郵送する日でもありません。
一般的に取引を行う場合、支払い条件などは事前に決められます。月末締めの翌月支払いや、15日締めの翌月末支払い、月末締めの翌々末支払いなど、企業によって条件が異なります。さらに、請求書の処理は締め日から10日以内におこなうのが一般的で、当月の請求として処理してもらうためには、この期間までに経理に到着することが不可欠です。
請求書の処理に間に合うのに、1日に作成したからと発行日を1日にしては入金が1か月遅れてしまいます。また、このようなことがないように締め日と請求書の受付期間を把握して、発行日を記載することが重要です。
振込手数料や源泉徴収税額を確認する
請求書の金額を振り込む場合は、振込手数料がかかります。一般的には、振込手数料は請求書を受け取る方が支払うのが慣習になっていますが、契約の際にどのような条件になっているか確認することも必要です。
また、個人事業主やフリーランスの人が請求書を作成する場合に確認したいのが「源泉徴収税額」です。
源泉徴収は、給与や報酬、配当などを支払う側が所得税額を計算して支給額から差し引いて国に支払うものです。
源泉徴収の対象になるのは、給与や報酬、配当以外に原稿料やデザイン料、出演料や指導料などさまざまなものがあります。
個人事業主やフリーランスが企業から請け負う仕事も多くは源泉徴収の対象になり、請求金額から差し引かれます。
請求書に源泉徴収税額を記載する必要はありませんが、記載されていれば経理も確認でき親切な請求書と言えるでしょう。
ちなみに源泉徴収税額の計算は、100万円以下が「支払金額×10.21％」、100万円以上の場合は「（支払金額－100万円）×20.42＋102,100円」になります。
請求書の作り方
請求書を作成するには、「ワードやエクセル」「市販の請求書作成ソフト」「市販の請求書用紙」などを使う方法があります。
ワードやエクセルで作成
安価で見栄えの良い請求書を作成するには、ワードやエクセルを使って作成する方法がおすすめです。
無料のテンプレートも数多くあり、お気に入りのテンプレートをダウンロードしましょう。
テンプレートは編集することも可能ですから、項目や色などを変更すれば独自の請求書が作成できます。
また、請求先や月別などのフォルダを作成して管理できるのもデジタルならではのメリットです。
市販の請求書作成ソフトで作成
取引先や取引件数の多い会社では、市販の請求書作成ソフトが便利です。
社印を登録したり、取引先に合わせたテンプレートが選べたり、書類管理も簡単に行えます。
また、軽減税率に対応するソフトが多く、効率的に請求書が作成できます。
さらに、同時に人数無制限で利用できる機能やメール送付や郵送が連動してできるソフトも登場しています。
最近ではクラウドを利用して請求書を作成するサービスも人気になっています。最初の設定をすれば請求書が自動に作成され、発送も自動。会計ソフトと連動して経理業務が効率的におこなえます。
市販の請求書用紙を使って手書きで作成
デジタルの普及につれて、手書きの請求書を見る機会も少なくなっています。しかし、手書きの請求書にはアナログだからこそのメリットも少なくありません。
手書きの請求書は、当然書いた人の筆跡が残ります。個性が明確に表示されるので、似たような案件の請求書でも混同することはありません。
また、手書きの請求書は当然紙で保存しますので、パソコンで作成した請求書のようにデータが消滅するようなリスクもなく、データ改ざんなどの心配もありません。
但し、手書きの請求書は計算などに時間がかかり、書き損じた時は最初から作成する手間がかかることはデメリットと言えるでしょう。
請求書の送り方
請求書を送る場合、郵送が一般的ですが、最近ではメールで送るケースも増えています。
また、場合によってはFAXを使用することもあります。
ここでは、それぞれのケースについて解説します。
請求書を郵送する
請求書を郵送する場合は、一般的には長型3号というサイズの封筒を使用します。
A4の請求書が3つ折りで入るサイズで、宛名が窓あきになっているものなら、請求書の宛名部分がぴったりと収まり、住所シールを貼る手間が省けます。
また、あらかじめノリやシールがついているもので、中が透けないように二重になっているか裏地に模様のついているタイプの封筒がおすすめです。
封筒には必ず「請求書在中」と記入するか、スタンプを押すようにします。
請求書をメールで送る
初めての取引先に請求書をメールで送る場合は、必ず取引先の了承を得るようにしましょう。取引先によってはメールでの請求書を嫌がる場合もあるので、必ず確認してください。
請求書をワードやエクセルでメール添付するとバージョンなどの違いで開くことができない場合があります。請求書を添付する場合は、必ずPDFに変換して送ります。
メール文の件名には「○○請求書のご案内」など明確にわかるようにすることが大切です。
請求書をFAXで送る
ビジネスマナーとして、請求書をFAXで送ることは良いことではありません。また、請求書は原本が基本ですから、FAXで送られた請求書は正式なものとは認められません。
では、請求書をFAXするのはどんな場合でしょうか？
考えられるのは取引先が事前に請求書の内容を確認したい場合や郵送では締めに間に合わない場合です。
どちらにしても担当者同士が了解してFAXのやりとりが成立します。
請求書をFAXする場合は、必ず送付状をつけて送信するのがビジネスマナーです。送付状には「送付する相手の名前」「差出人の名前と会社名」「件名」「請求書の概要および枚数」を記入します。
請求書をFAXした場合は、必ず確認の電話を入れてください。また、請求書の原本は後日郵送するのが良いでしょう。
まとめ この記事のおさらい
・「請求書」は、顧客や取引先に納品した商品やサービスの代金の支払いを請求するための文書のこと。
・請求書に書くべき基本的な項目は、「発行者の氏名または名称」「請求先の氏名または名称」「取引内容」「請求金額・消費税の表示」「発行年月日」「振込先」「支払期日」など。
・請求書を作成する時の注意点には、「請求書の発行日を確認する」「振込手数料や源泉徴収税額を確認する」があります。
・請求書の作り方は、「ワードやエクセル」「市販の請求書ソフト」「市販の請求書用紙」などで作成する方法が。
・請求書は一般的には郵送で送りますが、最近ではメールで送るケースも。場合によってはFAXで送ることもあります。
