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この記事では、「送り状」の意味や書き方、注意点や例文、英文の書き方について考察します。
商品や文書などに添付されている「送り状」ですが、いざ自分で作成するとなると、どう書いたら良いか迷いますね。
「送り状」はビジネスにとっても大切なものです。この記事を通して、「送り状」の意味や書き方をきちんと理解し、ご自身のスキルアップにつなげてください。
送り状とは
送り状とは、さまざまな書類などを郵送する際に、添付する書面のことで、「送付案内状」や「送付状」とも呼ばれています。
送り状には、大きく2つのタイプがあります。
ひとつは、物流商品などに添付されているもので、商品の明細や数量、単価、合計金額などが記載されています。
もうひとつは、書類などを郵送する際に添付する「送り状」です。書類の内容をわかりやすく書いた書面のことを言います。
ビジネスにおいて本来書類などは、直接お伺いして手渡しするのが礼儀ですが、直接訪問できない場合は、郵送することになります。
この際、書類だけを郵送するのは、相手に対して失礼になりますから、簡単な挨拶文とともに書類の内容を「送り状」に記載します。
送り状の主な役割には、「挨拶をする」「通知する」「補足説明をする」の3つがあり、確実に情報を伝える手助けにもなります。
では、次に送り状の基本的な書き方を紹介します。
送り状の基本的な書き方
「送り状」は、「前付け」「本文」「後付け」の3つから構成されます。
前付けには、「発信年月日」「相手先会社名・氏名」「差出人氏名・住所」を記載します。
相手先が会社名のみの時は「御中」、担当者宛の場合は「様」と書きます。
また、書類などの質問に対応できるよう、住所とともに電話番号およびFAX番号も記載しておきましょう。
まず、「書類送付のご案内」のような件名を20字以内で書きます。
次に、「拝啓」などの頭語をつけ、挨拶文と日頃の感謝を書き、本文に入ります。
最後は、「敬具」などの結語でしめます。
本文の後に「記書き」をつけ、「御見積書 1通」など送付書類の内容を記載し、最後に「以上」をつけます。
送り状を同封するときの注意点
書類などに送り状を同封する際は、以下のような点に注意してください。
送り状の紙は「白の無地・A4サイズ」が基本
ビジネスで使用する封筒には白と茶色がありますが、茶色は業務用に使用するのが一般的ですので、送り状にはＮＧです。
送り状は、白で無地のものを使用します。
また、書面が折り曲げないで入るA4サイズがベストです。
書類と一緒に送る時はクリアファイルに入れる
送られてきた書類が雨に濡れて見えづらくなった経験がある人もいるはずです。ビジネスでは、書類を送る場合、クリアファイルに入れるのがマナーです。
送り状を同封する際には、必ず書類とともにクリアファイルに入れてください。
送り状の例文
ここでは、一般的な送り状の例文を目的別に紹介します。
書類の例
株式会社〇〇商事
○○様
○○営業部 山田太郎
〒000-0000 東京都○○区○○1-1-1
電話00-0000-0000
FAX000-0000-000
貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが、下記の書類をお送りいたしますので、よろしくご査収くださいますようお願い申し上げます。
【同封書類】
見積書 1通
請求書の例
株式会社〇〇
○○様
○○経理部 山田花子
〒000-0000 東京都○○区○○1-1-1
電話00-0000-0000
FAX000-0000-000
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、下記のように請求書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
【同封書類】
請求書 1通
領収書の例
株式会社〇〇
○○様
○○経理部 山田花子
〒000-0000 東京都○○区○○1-1-1
電話00-0000-0000
FAX000-0000-000
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付けでご請求申し上げました製品代金を早速お振込みいただきありがとうございました。
つきましては、領収書を同封いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
【同封書類】
領収書 1通
送り状を英語で書く場合の文章例
英語での送り状にも以下のような一定の形式があります。
①差出人住所および日付
文面の最初に、レターヘッド（会社名、住所、連絡先の情報）を記載します。住所は、「番地」「建物名・部屋番号」「町名」「区市町村」「都道府県」「郵便番号」「国名」の順に書き、
最後に作成日を記載します。
②先方の担当者名、会社名、住所
左端に、先方の担当者名、会社名、住所を書きます。一般的にはMr.やMs.をつけますが、性別がわからない場合は、フルネームかフルネームの前にDearかToをつけるのが一般的です。
③本文
本文に入る前には、「拝啓○○様」のように必ず「Dear Mr.○○」と記載します。英語では日本語の送り状のように挨拶文は必要ありません。すぐに内容に入ります。
また、「製品やサービスにご質問があれば気軽にお問い合わせください」という意味のフレーズは締めの言葉としてよく使われる表現です。
④結び
日本語の「敬具」と同様に「Dear」と対で「Sincerely」を使います。
Sincerelyの後には、手書きのサイン、自分の氏名、肩書、会社名を入れます。
英語例文
x-xx-x Nihonbashi, Chou-ku
Tokyo, Japan 000-xxxx
Phone: (81)3-xxxx-xxxx / Fax: (81)3-xxxx-xxxx
Email: info@xxxxco.xx
Mr. John Smith
xxxx Company
xxxx Street
Chicago, IL 0000 USA
Dear Mr. Smith:
As you requested, we are enclosing our latest catalog. To place an order, please contact our sales division by e-mail or phone. Orders can also be placed from our company website at www.xxxx.com.
Please feel free to contact us if you have any questions about our products or services.
It is an honor to be of service to you.
Sincerely,
signature （自筆サイン）
Taro Yamada
Sales Division Manager
xxxx Co., Ltd.
本文の日本語訳
スミス様
ご依頼いただきました通り、最新のカタログを同封いたします。ご注文の際には、電話もしくはメールにて営業部にお問い合わせください。また、ウェブサイトからでも注文できます。
当社の製品およびサービスにご質問があれば気軽にお問い合わせください。
お役に立てれば幸いです。
まとめ この記事のおさらい
・送り状は、さまざまな書類などを郵送する際に、添付する書面のこと。
・「送り状」は、「前付け」「本文」「後付け」の3つから構成され、「前付け」には「発信年月日」「相手先会社名・氏名」「差出人氏名・住所」を記載。
・件名を書いたら、本文の前に「拝啓」などの接頭語を書き、「敬具」でしめます。
・本文に入る前に、挨拶文と日頃の感謝を書きます。
・「後付け」では、まず「記書き」をつけ、「御見積書 1通」など送付書類の内容を記載し、最後に「以上」をつけます。
・送り状を同封する際には、送り状の紙は「白の無地・A4サイズ」が基本であることと、
書類と一緒に送る時はクリアファイルに入れるに注意が必要です。
・英語での送り状送る場合は、挨拶などは必要ありませんが、「拝啓」「敬具」のように「Dear」「Sincerely」は必ず使います。また、最後に自筆のサインを書くのが一般的なマナーです。
