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この記事では辞表の書き方や注意点について解説いたします。
退職の意思表示はその後の退職をスムーズにする上で重要ですが、頻繁に経験することでもない為どうしたら良いのか分からないという人もいるかもしれません。
そこで今回は辞表をどのように書いたら良いかや、どのようなことに注意する必要があるのかを取り上げました。
実際に退職したいとなった時に慌てることがないよう、一つずつ確認していきましょう。
「辞表」「退職願」「退職届」の違い
退職の意思表示手段としてはまず口頭で直属の上司に相談するといった方法が考えられますが、その後書類を提出して正式に退職の意向を表明します。
その際の書類として「辞表」や「退職願」、「退職届」が挙げられるものの、名前が違うだけでどれも同じようなものだと思っている人が見受けられます。
しかしこれらは別の意味として使われており、それぞれの違いや使い分け方ははっきりさせておいた方が良いでしょう。
以下にそれぞれの意味や使い方を取り上げました。
辞表
まず辞表は「経営者や役職者、あるいは公務員が職を辞める時に出す書類」のことです。
ここでのポイントは「誰が」で、例えば新入社員や特に役職に就いていない人が退職する場合に辞表を出すことはありません。
「職を辞める時に出す書類」という点で共通している為、退職願や退職届と同列のように取り上げられているのでしょう。
退職願
続いて退職願は一般的に「退職について会社側の合意を求めるための書類」という意味があります。
退職願のポイントは「届け出るものではなく合意を求めるもの」という点で、退職を会社に願い出る時に提出するものです。
つまり退職願を提出するタイミングとしてはまだ退職が決まっておらず、退職をしたいという意思表示をする段階だと分かります。
またあくまで「お願い」なので、会社がそれを了承して初めて退職という運びになるということです。
退職届
最後に退職届は文字通り「退職を届け出る書類」のことで、退職願と違い退職日を明記するという特徴があります。
退職届は一般的に、一度受理されるとそれを撤回することができません。
したがって一過性の感情や都合で提出すると悔やまれることになる可能性がある為、提出する際にはよく吟味することが必要です。
また退職届は退職する強い意思を持って一方的に届け出るもので、会社の了承を特に必要としていません。
なお退職願でまずは退職希望の旨を伝え、会社の了承を得て正式に退職届を出すパターンが多く見受けられます。
穏便に退職を済ませたいのであれば、一方的な宣告である退職届よりまずは相談ベースや退職願を用いて話を進めた方が無難かもしれません。
辞表の書き方と例文
会社や組織によってそれぞれ規定があるかもしれませんが、基本的に辞表や退職届の書き方や書く内容は決まっています。
以下では辞表の例を示しますが、退職届の場合は「辞表」の部分を「退職届」と置き換えて読み進めて貰えば問題はありません。
用紙のサイズや種類
用紙のサイズはB5かA4を用いることが多く、手書きの場合は白い便箋を使います。
また罫線入りのものを使うならビジネス用のシンプルな用紙が望ましいでしょう。
パソコンで作る場合は上記のサイズで白無地の用紙を使い、アンバランスな文字の配列にならないように注意する必要があります。
手書きで作るか、パソコンで作るか
手書きでもパソコンでも特に大きな問題にはなりませんが、以下の2つの理由から手書きを選択する人が多いといわれています。
・辞表は手書きでするべきだと考えている人が一定数いる為
・手書きの方が誠意が伝わりやすく、円満な退職に向かいやすい為
手書きの方が誠意があるので退職の意思表示は手書きでするべきだという意見がある為、手書きの方が無難だといえるでしょう。
逆に会社からパソコンでの提出を指定されていたり、すでに会社も納得の上での提出であればパソコンで作っても問題ないというわけです。
なおパソコンで作った場合でも、筆跡から自分が書いたものだと確認できるように署名欄は手書きにしましょう。
縦書きか、横書きか
手書きかパソコンかに関わらず、縦書きで作成するのが一般的です。
会社や組織から横書きを指定された場合はこの限りではありませんがかなり稀なケースなので、縦書きで書くものだと覚えておいて差し支えないでしょう。
ビジネスでは横書きの文書が多く書き慣れないという人もいるかもしれませんが、もし書き間違いがあった場合は修正ペン等を使わずに一から書き直します。
辞表の例文
辞表の例文としては、次のようなものが挙げられます(便宜上横書きにしていますが、本来はこの内容を縦書きにします)。
「辞表
このたび一身上の都合により、○○年○月○日をもって退職いたします。
○○年○月○日
管理本部 部長 ○○ ○○(署名と捺印)
株式会社○○
代表取締役 ○○殿」
まず何の書類か分かるように「辞表」と書きます。用紙の上下から等間隔の位置に、他の字より少し大きめに書くのが一般的です。
続いて実際に退職する日を書き、その後に辞表を届け出る日を記します。
そして自分の所属と署名と捺印、最後に会社名と代表取締役の名前を書くという構成が多いです。
辞表を入れる封筒の書き方
辞表を入れる封筒は、通常使用するような茶封筒ではなく白無地のものが適しているといわれています。
それは他の書類よりも重要度が高く、上質な封筒を用いる方が適しているとされているからです。
病気等の事情を除いて、郵送では誠意が伝わりにくいとされているので郵便番号記入欄はないものが良いでしょう。
また紫色の紙が入った二重構造のものだと中身が透けないということもあり好ましいです。
それ以外の決まりについては、以下を確認おきましょう。
封筒のサイズ
封筒のサイズは、辞表のサイズに合わせて決まります。
辞表のサイズがB5であれば封筒は長形4号、A4サイズであれば長形3号です。
書類を折らずに封入しようとすると封筒も大きくなって扱いづらくなる為、三つ折りにした上で上記サイズの封筒に入れましょう。
なお長形3号は「横120mm×縦235mm」のサイズで、「なががたさんごう」や「ながさん」と呼ばれます。
また長形4号は「横90mm×縦205mm」のサイズで、「なががたよんごう」や「ながよん」と呼ばれることが多いです。
封筒の「封」はするのか、しないのか
封筒の「封」はしてもしなくても問題ないとされていますが、のり付き封筒に限っては「封」をします。
この件については「封」をするのがマナーだという人もいれば、開けにくくなり相手への配慮が欠けているという意見もある為どちらが良いということはありません。
のり付き封筒は見栄えの問題もある為「封」をしますが、「封」をした場合は「〆」マークを書きましょう。
また「封」をしない場合でもフラップ(蓋の部分)は折り曲げておくのが良いとされています。
封筒の書き方
封筒は黒のボールペンもしくは万年筆で書くのが良いでしょう。
黒で書くということ以外特に決まりはありませんが、マジックやサインペンでは文字が目立ちすぎてしまうからです。
封筒の表面には中央のやや上寄りに「辞表」とだけ書き、裏面には所属部署とフルネームのみを左下に書きます。
特に宛名を書く必要はありませんが、重要な書類を入れるものなので書き間違いがあった場合は修正等せず必ず新しい封筒を用意しましょう。
辞表を出すときの注意点
これまで辞表の書き方やどのような封筒が適しているか等について確認すると、辞表がとてもデリケートな書類だということがよく分かります。
事務的な内容のものではない為、提出する際にもいくつか注意しておきたい点があります。
まずは会社の「就業規則」を確認する
まずは会社の「就業規則」の中の「退職に関する規則」を確認します。
「就業規則」とは文字通り「その会社で定められ適用される、就業に関する規則」のことで、その中には「退職に関する規則」が書かれていることが多いです。
そして会社を退職する際には、その規則によって定められた手順で行う必要があります。
例えば「辞表は手書きで作成するものとする」という規則があった場合、パソコンで作成されたものは受理されない可能性があるということです。
辞表を出す前に上司に相談する
辞表を出す前に、まずは上司に相談する方が波風を立てずに退職できる確率が高いでしょう。
またいきなり辞表を渡されても、上司にとっては青天の霹靂ですぐには受け入れられないことが予想できます。
上司と相談することで冷静に気持ちを整理したり、そもそも辞表を提出する必要がなくなるといったことがあるかもしれません。
辞表を出した後に取り下げはできるのか？
辞表を出した後に取り下げをするのは極めて難しいと言わざるを得ません。
なぜなら辞表は退職願と違い、「願い出るものではなく届け出る」ものだからです。
明確な意思表示を受けた会社や組織はその後の対応ですでに動いている可能性が高く、各所に多大な迷惑がかかってしまうからです。
だからこそはっきりと退職の意向が固まってない内に提出するのはとてもリスクがある行為だといえます。
それも踏まえ、やはりまずは上司に相談するのが良いでしょう。
まとめ この記事のおさらい
- 「辞表」は「経営層や役職者、あるいは公務員が職を辞める時に出す書類」、「退職願」は「退職について会社側の合意を求めるための書類」、「退職届」は「退職を届け出る書類」という違いがある。
- 辞表の用紙のサイズはB5かA4を用いることが多く、手書きの場合は白い便箋を使う。
- 辞表を入れる封筒は、用紙がB5サイズなら長型4号でA4サイズなら長型3号、白色で二重構造のものを用いるのが望ましい。
- 辞表を出す前に会社の就業規則を確認したり、上司に相談した方が良い結果になることが多い。
- 提出した辞表を取り下げることは極めて難しい為、提出前に熟考した方が良い。
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