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会社を退職するとき、お世話になった人たちに退職のお知らせと、お礼の挨拶をするのがマナーです。
しかしメールで知らせようとしても、そもそも退職のお知らせがメールで大丈夫なのか、また実際にメールを出すときにはどんな点に気を付ければよいのかといった疑問が出てくるでしょう。
ここでは、退職時の挨拶メールについて解説するとともに、社内・社外向けの例文を解説します。
退職の挨拶はメールでもよい
そもそも退職の挨拶はメールで大丈夫かという疑問がありますが、お世話になった程度を振り返りながら、直接会って挨拶できないかどうか、電話で話せないかどうかなど、いくつか段階を踏んだ上で、やむを得ず最後はメールでお伝えするという判断であれば大丈夫です。
また、送別会でお別れの挨拶もし、職場の人たちに直接お礼を述べていても、勤務の最終日に改めて全員にメールを送るのもけじめとして丁寧な対応といえるでしょう。
退職の挨拶メールで気をつけること
実際に退職の挨拶メールを送るとき、どんな点に気をつければいいのかについて説明します。
タイミングを間違えないことが大事
退職の挨拶で大切なのは、メールを出すタイミングに気を付ける事です。
気を付けるべき第一のタイミングは、自分が会社を辞めるという正式発表が会社からあり、退職が公然の事実となって以降です。
会社には申し出たからといって、すぐにメールを出すのはフライングです。場合によっては、余計なうわさが立つことになりかねません。
第二のタイミングは、社外にメールを出す速さです。
自分の仕事上の引継ぎや後任者を見ながら、社外の取引先関係から速やかに知らせるようにします。「本来は直接会って挨拶すべきですが…」と断ったうえでお知らせするようにしましょう。
第三のタイミングは社内の人たちにメールを出すタイミングです。
社内の人たちは、退職の正式発表直後から、直接の挨拶やメールをさまざまな形でくれますが、それには順に挨拶やメールを返していくとよいでしょう。退職当日に、多少重なってもよいので最後のメールをします。
退職の挨拶の宛先
いざ送るとなると、全員一斉送信か、複数でまとめるかなど宛先をどうするか悩みます。以下では社外と社内に分けて、グループ分けの方法を解説します。
社外のグループ
上得意先と一般取引先に分けます。引継ぎや後任者など個別の事情を加味して、1社ずつ文章を変えて送るのが原則です。
社内のグループ
自分より目上の人という意味で、大変お世話になった人たちへ感謝の気持ちを込めます。宛先は個別にします。
自分と日々一緒に働いていた同僚への挨拶です。送別会を開いてくれた仲間かもしれません。
仕事上お世話になった関連部署の方たちへお礼と感謝を述べます。
退職メールに入れたい内容
退職の挨拶メールで伝えるべき内容を、社外・社内に分けて説明します。
社外に向けた内容
・退職予定日の明記
・ご愛顧やご贔屓いただいたことへの感謝の気持ち
・後任者の明記
・取引上の懸案事項や引き継ぎ次項
・御社の今後のご発展を祈念
・ご指導やご鞭撻いただいたことへの感謝の気持ち
・送別会や餞別等へのお礼
・直属上司など特にお世話になった人への気持ち
・〇〇社の発展と、皆様のご健闘・ご健康を祈る気持ち
・退職理由は、「一身上の都合により退職」とし詳細は不要です。
社内向け退職の挨拶メールの例文
件名：退職のご挨拶（営業第三部・山田太郎）
本文：
営業第三部の皆様お疲れ様です。
一身上の都合で、突然の退社を皆様にお知らせして以来、なにかとご迷惑をおかけしてまいりましたが、いよいよ本日が最終日となり、あらためて退職の挨拶をさせていただきます。
本来ならば直接皆様にお会いしてご挨拶をすべきところ、メールで失礼いたします。
皆様、〇年間のご指導ご鞭撻、本当にありがとうございました。また、先日は私のために送別会まで開催していただき、感謝の念に堪えません。
この会社で皆様から教えていただいたこと、学んだこと、それら経験のすべてを今後の人生に是非活かしていきたいと思います。
最後になりましたが、〇〇社のますますのご発展と、皆様方のさらなるご健勝ご活躍をお祈り申し上げます。
……………………………………
〔署名〕
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社外向け退職の挨拶メールの例文
件名：退職のご挨拶 株式会社〇〇商事（山田）
本文：
株式会社△△物産
資材部 山本課長殿
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇商事の山田でございます。
さて、私事で大変恐縮ですが、この度一身上の都合により、3月31日付けをもって、株式会社〇〇商事を退社することとなりました。
在職中は、山本課長様はじめ△△物産の皆様には大変お世話になりましたこと、心より御礼申し上げます。
本来であれば、直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
尚、後任につきましては、同じ営業第三部の吉田が担当となり、後日あらためてご挨拶にお伺いいたしますので、その節はよろしくお願いいたします。
進行中の懸案事項もその時にお話しさせていただく予定ですが、引き続き変わらぬご指導よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展と山本課長様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
……………………………………
〔署名〕
……………………………………
退職挨拶メールの返信はどちらでもよい
退職挨拶メールをもらったとき、返信はどうすればよいのかについて説明します。
結論からいえば、必ずしなければいけないものではありません。最後のお別れのメールと、気持ちを受け止めるだけでよいでしょう。
もし、その方になんらかの愛着があり、ひと言でも返事をしてあげたいと強く思うのであれば、返信を送っても別に問題はありません。
書く内容としては、「お世話になったお礼」「残念な気持ち」「今後の活躍を祈る気持ち」を外さず、気持ちを伝えます。
ただし、あまり時間をずらさずできるだけ、早く返信することが大切です。
退職の挨拶メールについてのまとめ
- 退職の挨拶メールは、タイミングを計って出せばメールで知らせることに何ら問題はありません。社内での正式発表があったのち、社外へは早めに、社内は退職日の当日が適当です。
- タイミングの次に気を付けたいポイントは、宛先です。社外では、会社同士の取引や引継ぎを考え、個々の事情に合わせて発信します。一方、社内は、所属職場の上司や会社のトップ、職場の先輩や仲間たち、関連部署でお世話になった人たち、といったようにグループ分けして出すといいでしょう。
- 挨拶メールに入れたい内容は、社外は、退職日や後任の件などが外せないポイントとなります。また、社内は特にお世話になったことや、送別会のお礼など含めて配慮するようにします。いずれも、これまでのお礼・感謝と今後のご発展・活躍のお祈りを述べます。また、社内外共通で、退職理由は「一身上の理由」とします。
- もらった退職挨拶メールへの返信は、出さなくても問題ありませんが、出す場合は早めに出すようにします。
