ビジネスで必須な「報告書」の書き方と注意点について具体的に解説

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ビジネスでは「ほうれんそう」が大切だと言われています。報告、連絡、相談の三つですね。報告書はこのうちの「報告」を文書で行うために作るものです。

口頭での報告も大切ですが、報告書を使うことで相手は自分の都合のいい時間に報告書を読むことが出来、記録として後に残すことが出来るというメリットがあります。ここでは、報告書の書き方の基本を解説します。

目次

報告書とは

報告書というのは関係者と情報を共有したり、提供したりする時に使われる文書です。業務の結果、内容、進捗状況を書くもの、調査結果を書くもの、研究結果を書くものなどがあります。

目的に合わせて業務報告書、業務報告書、会計報告書、クレーム報告書、出張報告書、調査報告書など様々な種類があります。報告書を書く技術は現代のビジネスマンにとって欠かすことの出来ないものになっています。

報告書を書く時のポイント

わかりやすく簡潔に

報告書に求められるのは小説や詩のような文章ではありません。誰が読んでも理解できる誤解を招きにくい文章が求められます。

文章には「意見」と「事実」の2種類があります。報告書では事実が最重要視されます。意見を書く場合はその文章が意見であるとはっかりと分かるように書きましょう。

わかりやすい文章を書くためには、相手の知らない専門用語を使う時に簡単な説明を入れるなどの気配りも必要です。場合によっては表や、写真を入れることもわかりやすい報告書を書くためには大切なことになってきます。

いくら簡潔にと言っても重要な事実や情報を省いてはいけません。何が大切かわからなくなった時は「５Ｗ２Ｈ」が重要な情報と思い出しましょう。

「５Ｗ２Ｈ」というのは「When、Where、Who、What、How、Why、How much」のことで「いつ、どこで、誰が、何か、どのように、なぜ、いくらで」をまとめたものです。これらの情報の抜け落ちがないように気を付けましょう。

構成の考え方

報告書は論文や新聞記事と同じように、重要なことや要約を最初に書く「結論を最初に書く」構成にします。最初に重要なことを書き、徐々に詳細を書いて広げていくので「ピラミッド型」「三角形」を思い浮かべながら構成を作るとよいでしょう。

報告書を読む相手に時間の余裕があるとは限りません。上司だったら日々多くの部下の報告書を読まなければなりません。また、取引相手の時間を無駄に奪うのもよくありません。

また、相手が報告書の全文章を読み通してくれるとは限らないのです。相手は最初に書かれた結論を読んで、さらに詳しい情報が知りたい時に後の文章を読んでいくことが多いでしょう。

書く時は先に詳細を書くほうがやりやすい場合が多いでしょう。完成させる時には、結論や要約を冒頭に置くことを忘れないようにしましょう。これが守られていないと上司から「はっきり言え」「何が言いたいんだ」と思われる文章になってしまいます。

提出する相手や目的によって書き方も変わる

提出する相手や目的によって、報告書の書き方も変わってきます。会社に文書フォーマットがある場合は、それぞれ書く内容や項目が異なっているはずです。どんな種類や目的の報告書を書く場合でも、誰が読むことになるかを意識して作成するようにしましょう。

研修報告書を書く時のポイント

多くの会社で入社すると新入社員研修が行われます。その時に書くことになるのが「研修報告書」です。研修報告書を書くことがビジネスマンとしての第一歩になるところが多いのです。書く項目が指定されている場合もありますが、ない場合は一体何をどのように書けばいいのでしょうか。

５Ｗ２Ｈの原則を思い出してみましょう。「日時」「場所」「出席者、参加者、講師など」「報告書の作成者」「研修の内容」「研修の感想」などが記入する内容になります。

研修報告書の例文

タイトル：第○期新人研修報告書

作成者氏名：○○○○

研修日時：平成29年4月○日10：00～12：00

研修場所：○○産業センター○階第○会議室

参加者数：20名

研修テーマ：ビジネス文書の書き方

講師：○○総研○○課課長○○

研修内容

・ビジネス文書とは？
・ビジネス文書の種類と書き方
・ビジネス文書実習
・発表と講評

研修の感想
ビジネス文書には様々な種類があり、それぞれに対応した書き方があると知りました。ビジネス文書はこれまでの学生生活で書いてきたものとは違い、簡潔さ、わかりやすさが大切で、重要なことを先に書くことを学びました。

実習では講師の先生が私たちの気付かなかった点を指摘してくださり、新しい気付きになりました。研修で学んだビジネス文書の書き方を今後の業務の中で実践していけるよう努力したいと思います。

謝罪文書を書く時の注意点

謝罪文書は違う言葉で「詫び状」とも呼ばれます。謝罪文書は非常に繊細な文書になりますので、慎重に言葉を選ぶ必要があります。

謝罪文書を書かざるをえない状況に陥るのはよいことではありませんが、しっかりとした誠意ある謝罪がプラスになり次の仕事につながっていくケースもよくあることです。

謝罪文書に書くべき内容は以下の４つとなります。

・謝罪の言葉
・謝罪する原因となった出来事
・その出来事が起こった原因、理由
・反省と改善案

書く時の注意点は以下の3つとなります。

・「ですます調」で書くこと
・形式だけ謝るのではなく、非を認めて謝ること
・謝罪に関する慣用表現を正確に使う

報告書の書き方のおさらい

・報告書というのは関係者と情報を共有したり、提供したりする時に使われる文書です。
・報告書は誰が読んでも理解できる誤解をまねきにくい文章が求められます。
・報告書では「５Ｗ２Ｈ」、「いつ、どこで、誰が、何か、どのように、なぜ、いくらで」の抜け落ちがないようにしましょう。
・報告書は相手と目的によって書き方が変わります。誰が読むかを意識して書くようにしましょう。
・研修報告書で書く内容は、「日時」「場所」「出席者、参加者、講師など」「報告書の作成者」「研修の内容」「研修の感想」です。
・謝罪文書では慎重に言葉を選ぶ必要があります。形式だけ謝るのではなく、非を認めて謝ることが大切です。

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