最終面接が終わり、合格であれば一週間のうちには電話かメールで連絡が来ます。これが企業側から出す内々定の連絡です。その際に、企業によっては「内定承諾書」の提出を求められることがあります。

ここでは内定承諾書と添え状について解説します。

内定承諾書とは

内定承諾書とは、電話やメールでの内定の連絡の後、企業から内定者に提出を求める書類です。書面の形で内定承諾を誓約させます。

これに関しては民法627条において記されている通り「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる」とあるように、法的拘束力はありません。実際に、正式に入社するまでは双方ともに辞退する権利があると最高裁の判決が出ています。

しかし、採用に至るまで会社はかなりの時間と労力をつぎ込んでいます。簡単に軽い気持ちで辞退することのないようにしましょう。場合によっては大学のキャリアセンターに連絡が来て、次年度の採用に影響がある場合もあります。

内定承諾書の必要性

法的拘束力がないにも関わらず会社が内定承諾書の提出を求めるのは、ひとつに署名・捺印し提出させることにより内定者の入社への意志を確かめるためです。そしてその意志をより堅固なものにしたいからです。

内定者にとっては入社しますという意志を示す書類になります。勤務条件や待遇など不明点がある場合には、提出前に確認しておきましょう。

内定承諾書の添え状の書き方

内定承諾書を送る際には添え状が必要です。

郵送で送る内定承諾書につける添え状は、送る際の挨拶代わりになります。言葉遣いに気をつけて書類を手渡しするときと同じように、社会人になる者としてビジネスマナーに合った書き方にします。

内定承諾書の添え状に書くべき内容

添え状に必要な情報は宛名、挨拶、内定への感謝の言葉と今後への抱負、内定承諾書の送付連絡、挨拶、日付と名前です。

以下のような順序で書きます。

①会社名 人事部 〇〇様 …宛名として最初に書きます。会社名は(株)と省略しないようにします。
②拝啓 △△の候、皆々様におかれましては、ますますご清栄のことお慶び申し上げます。…拝啓の代わりに謹啓でも構いません。△△には初夏や盛夏など時期に合った季節の言葉を入れます。
③感謝の気持ちを伝える文は例文そのままでなく、自分の気持ちがまっすぐに伝わるよう心がけます。背伸びしすぎず、改まった丁寧な言葉で表現します。感謝と共に期待や抱負などについても書きましょう。
④内定承諾書の送付連絡という本題を伝えます。「つきましては」で始め、「ご査収よろしくお願いいたします」で結びます。
⑤拝啓や謹啓で始め、敬具で終わるという書き方のルールにのっとり、敬具で終わります。
⑥その日の日付けと自分の名前を書きます。

添え状を書く際に注意する点

あくまで本題は内定承諾書の送付連絡ですので、感謝の気持ちや抱負を長々書く必要はありません。どちらも1~2文ずつでまとめるようにします。お互い忙しい中で伝え合うビジネスレターでは、簡潔にわかりやすくが重要です。

封筒の選び方とあて名書きのマナー

適切な封筒の選び方

封筒は内定承諾書と添え状を折らずにそのまま入れられる大きさにします。

A4(297×210mm)の書類であれば、角2(332×240mm)の封筒で、色は正式な書類を送るのに適した白色がおすすめです。

表書きの書き方

表のあて名書きは、字の丁寧さと共に全体のバランスの美しさにも注意します。バランスという意味では字の大きさにも留意します。

住所や宛名が印字されていない場合は、最初に封筒の中央に「役職名 ○○(採用担当者)様」と書き、その右側に「会社名と所属部署」を書き、それから住所書きの順番で書くとバランスよくおさまります。左端には赤字で「内定承諾書在中」と書き、赤枠で囲みます。

既に住所や宛名が印字されている場合は会社名や担当者名の下に「行」の字があれば二重線で消し、会社名の下には「御中(おんちゅう)」、担当者名の下には「様」を書きます。

裏書の書き方

自分の郵便番号と住所、氏名に加え大学名と学部名も書き添えます。

内定承諾書の添え状 送り方

入れるときには、上下や裏表を確認して添え状を上にその下に内定承諾書を重ねます。

そして向きにも注意して封筒に入れてください。正しい向きは表書きを書いた面に内定承諾書と添え状の表の面が来る向きです。

また大事な書類が折れないよう、また雨で濡れたりしないように、クリアファイルに入れて送るとさらによいでしょう。送付するタイミングは、長くても数日のうちには郵送します。5~7日のうちには会社に届くようにしてください。

まとめ

・内定承諾書には法的拘束力はなく、会社側から内定者への入社の意識づけのためにあります。

・条件や待遇など不明点があれば、内定承諾書を提出する前に尋ねます。

・内定承諾書の添え状はビジネスレターだと意識し、マナーを守って注意して書く

・封筒の種類は白色の折らずに入れられるサイズを選びます。

・書類の上下や裏表など、封筒に入れる最後の最後まで気を抜かず送る

内定承諾書と添え状はマナーを守って正しく書き、送ってください。

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