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ビジネスシーンで耳にすることが多くなった「タスクフォース」は、緊急性の高い特定の課題を解決するために組まれた臨時のチームを指すものです。
この記事では、タスクフォースのメリットとデメリット、タスクフォースを運営する際のポイントを中心に解説します。また、実際の企業事例もあわせて紹介していきます。
タスクフォースの意味とは
タスクフォースとは、緊急性の高い特定の課題を解決することを目的として、各関係部門から招集されたメンバーで構成された臨時のチームのことです。
特徴は部門を超えて集められた精鋭メンバーで構成されること、ミッションや目的がはっきりしており、目的達成後は解散されるチームだということです。
タスクフォースの語源
タスクフォースは、もともとは軍事用語で、機動部隊(特殊任務をもった特別編成の部隊)を表すものでした。そこから転じて、ビジネスで緊急性の高い課題を解決するために特別に集められたチームのことを指す用語として使われるようになりました。
タスクフォース・プロジェクトチーム・ワーキンググループの違い
ビジネスではしばしばチームを組んで仕事が遂行されます。タスクフォースのほかに、プロジェクトチーム・ワーキンググループという呼び方を聞いたことがある人も多いでしょう。
そこで気になるのが、タスクフォース・プロジェクトチーム・ワーキンググループの3つにはどんな違いがあるのかということではないでしょうか。
プロジェクトチームもワーキンググループも、ある目的のために集められたメンバーで構成されたチームで、明確な違いがあるものではありません。
違いとしては、一般的にはプロジェクトチームは比較的長期に渡る案件を扱い、タスクフォースは短期間で解決すべき課題を扱うチームとされる傾向があります。
ワーキンググループはタスクフォースと同じように緊急性の高い問題を解決する組織で、この2つは同じ意味として使われることもままあります。また、企業によっては問題解決のための主体的な組織をワーキンググループと位置づけ、その中で細分化されたタスクを扱うチームをタスクフォースと呼ぶ場合もあります。
それぞれにきっちりとした見解があるわけではないので、企業や業界によって各チームの位置づけは変わってきます。
タスクフォースのメリット
ここでは、タスクフォースを導入することによって生まれるメリットを紹介します。
緊急性の高い問題や課題に注力できる
タスクフォースは、各部門から目的を達成するためのノウハウを有したスペシャリストが集められます。チームの活動は従来の担当業務とは切り離した形で行われるため、目的を達成することに注力でき、緊急性の高い課題に対して迅速に対応することが可能となるのです。
課題解決に最適なメンバーを集められる
タスクフォースは目的が明確になっているため必要な人材が想定しやすく、課題解決に最適なメンバーを集めることができます。場合によっては社外からのメンバーを招集することも可能です。
また、課題がはっきりしているので、どんな人材がどれくらい必要かの判断がしやすいのもタスクフォースの特徴です。
組織横断型の取り組みが可能
タスクフォースには、部門の枠を超えて各部署から課題解決に最適なメンバーが招集されます。枠に縛られない組織横断型の自由な活動が可能となることで、より迅速に効果的な活動を行うことができます。
また、普段関りのない人との交流が刺激となり、アイデア創出のきっかけとなることもあるでしょう。
タスクフォースのデメリット
メリットの多いタスクフォースですが、デメリットとしてはどんなことが考えられるでしょうか。
チームワークを作るまでに時間がかかる
タスクフォースにはさまざまな部署から選抜されたメンバーが集まってきます。それはタスクフォースの最大のメリットでもあるのですが、それまで面識がなかった人たちの集まりのため、チームワークを作るまでに時間がかかってしまうことがあるのは否めません。
メンバーそれぞれの能力をチームとして存分に活かしていくためには、タスクフォースをコントロールする優秀なリーダーの存在が欠かせないでしょう。
成功体験がノウハウとして蓄積されにくい
タスクフォースはある課題を解決することを目的に形成されたチームです。目的が達成されたらチームは解散し各々もとの職場に戻るのが常です。
そのため、せっかく得た成功体験をノウハウとして蓄積することが難しいのが難点です。このノウハウをどう蓄積し後に生かしていくかは企業の課題にもなっています。
メンバーが選出された部署の負担が大きい
タスクフォースはさまざまな部署からメンバーを引き抜いて作られます。タスクフォース自体には専門性に長けたメンバーが集結するため、高度で緊急性が高い課題解決に向けての大きな力となります。
いっぽうで、メンバーがもともと所属していた部署は優秀な人材が引き抜かれてしまうことになります。タスクフォースの活動期間中は、一時的に人手が足りなくなったり通常の業務が上手く回らなくなるなど、残ったスタッフに負担がかかってしまう恐れがあります。
引継ぎはどうするのか、人材の補填は可能かなど、タスクフォースの活動が始まる前に対策を考えておくことが必要でしょう。
タスクフォースの事例
ここでは、タスクフォースを導入した事例を紹介します。
味の素「全社オペレーション変革タスクフォース」
味の素グループは、CEO直轄のタスクフォース「全社オペレーション変革タスクフォース」を立ち上げています。
あらゆる事業活動や業務の基礎となる新しいビジョン「アミノ酸のはたらきで食習慣や高齢化に伴う食と健康の課題を解決し、人びとのウェルネスを共創します」を掲げ、ビジョンを実現するために何をすべきかを従業員一人ひとりが理解・共感し、ASVを自分のこととして捉えること、その上で組織の実行力を上げていくことが必要だと定義しました。
(ASV=「Ajinomoto Group Shared Value」の略語であり、”創業以来一貫した、事業を通じて社会価値と経済価値を共創する取り組み”のこと)
そのための基盤や仕組みづくりを担うのが、「全社オペレーション変革タスクフォース」です。
また、同時期に「食と健康の課題解決企業」を目指すべく「事業モデル変革タスクフォース」を立ち上げています。
内閣府「2030年の展望と改革タスクフォース」
内閣府は2016年に「2030年の展望と改革タスクフォース」を立ち上げています。
2020年頃の600兆円経済の実現に取り組む中、さまざまな構造改革が見込まれる2030年に向けた基本的考え方を検討する目的で導入されたタスクフォースで、活動状況が公開されています。
タスクフォースを運営していくうえで重要なポイント
タスクフォースは緊急性の高い問題を解決するために組まれるチームです。タスクフォースを成功させるには、ポイントを押さえて運営していくことが重要となります。どんなところがポイントになるのかを確認しておきましょう。
取り組む課題を明確にする
タスクフォースにおいて取り組む課題を明確にすることは基本中の基本です。解決すべき課題は何なのか、ゴールをどこに設定するのかをはっきりさせておかなければ、タスクフォースを組んだ意味がないといってもよいくらいだと考えてください。
活動開始の時点で、課題とゴールを明確にし、メンバー全員で共有することがタスクフォースには不可欠です。
適正なリーダーを選定する
タスクフォースにおいてはリーダーの選定も重要となります。各部門から高いスキルやノウハウを持った優秀な人材が集結しても、上手く活用できなければ意味がありません。
リーダーは、先頭に立ってチームの士気を高め、課題の達成へ導いていかなくてはなりません。スケジュール管理やマネジメント能力に優れた人物、そして何よりメンバーの信頼を得ることができる人物を、リーダーとして慎重に選定する必要があります。
選出した人材が不在時のサポート体制を徹底する
タスクフォースは緊急な課題を解決することが使命であり、迅速な対応が求められます。メンバーは各部門から招集されていますから、ときにはタスクフォースの活動に参加できないメンバーも出てくるでしょう。
そんなときにも活動が停滞することがないよう、メンバー不在時のサポート体制についてあらかじめ対策を講じておくことが必要です。
解散後もノウハウが蓄積できる仕組みを整える
タスクフォースのデメリットのひとつに、成功体験がノウハウとして蓄積されにくいことがあります。
タスクフォース臨時に導入されるチームであるために、解散後は各々が元の職場に戻ってしまいます。そのためノウハウを引き継ぐ人がいなくなり、同じような問題が起こったときにまたゼロから解決までのプロセスを構築しなくてはならなくなります。
企業として課題解決のノウハウは財産となりますから、蓄積ができないのは大変に歯がゆいことです。タスクフォースで得た知識や情報、問題解決へのプロセスなどをどう残していくかは、企業としての課題といってよいでしょう。
まとめ この記事のおさらい
- タスクフォースとは、緊急性の高い特定の課題を解決することを目的として、各関係部門から招集されたメンバーで構成された臨時のチームのことです。
- タスクフォースの特徴は、部門を超えて集められた精鋭メンバーで構成されること、ミッションや目的がはっきりしており、目的達成後は解散されるチームだということです。
- タスクフォース導入のメリットとしては、緊急性の高い問題や課題に注力できること、課題解決に最適なメンバーを集められること、組織横断型の取り組みが可能なことなどがあげられます。
- タスクフォース導入のデメリットとしては、チームワークを作るまでに時間がかかること、成功体験がノウハウとして蓄積されにくいこと、メンバーが選出された部署の負担が大きいことなどが考えられます。
- タスクフォースを運営していく上では、取り組む課題を明確にすること、適正なリーダーを選定すること、解散後もノウハウが蓄積できる仕組みを整えることがポイントとなります。
