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この記事では「注文請書」の読み方や意味について解説いたします。
普段あまり接する言葉ではないということもあり、その意味や使い方がよく分からないという人もいるかもしれません。
そこで今回は「注文請書」に書くべき内容やテンプレート、収入印紙や印鑑が必要かどうかなども含めてピックアップしました。
いざ「注文請書」を使う際に困らないように、一つずつ確認しておきましょう。
注文請書とは？読み方と意味
「注文請書」は「ちゅうもんうけしょ」と読み、「商品の注文を受けた側が、注文を引き受けたことを証明する書類」のことです。
「請書」を「せいしょ」や「しょうしょ」などと間違った読み方をしないように気をつける必要があります。
「注文請書」は「発注請書」と呼ばれることもありますが、意味は同じです。
また「注文請書」は受注者が発注者に発行するもので、「注文請書」には受けた注文に関わること一切が詳しく記載されます。
したがって「注文請書」を見れば、その注文に関することが十分に理解できるというわけです。
「注文請書」と「注文書」の違い
「注文請書」に似た言葉として「注文書」が挙げられます。
「注文を受けた時に発行される書類」が「注文請書」ですが、「注文をする為の書類」は「注文書」です。
「注文書」は「発注書」とも呼ばれるもので、発注者が見積もりに応じて注文内容や希望の納品期限などを提示するという役割を持っています。
対する「注文請書」は発注者から受けた注文を承諾したことを証明するものです。
例えば見積もりが電話などの口頭で行なわれた取引の場合には、特にこの注文書の意義が明確になってきます。
「注文書」が発行されることで取引の詳細が明らかになり、取引が行われることも具体化することができるというわけです。
したがって「注文書」は取引を行う前にその条件などを提示する書類、「注文請書」はすでに受注した注文の詳細を記したものと切り分けると分かりやすいかもしれません。
注文請書に書くべき内容
「注文請書」はその注文内容が分かるようなものが書かれています。
逆を言えば、「注文請書」を見ればその注文内容が分かるようにしておかなければならないということです。
この項目では、「注文請書」に書くべき内容をピックアップしました。
発行日
「注文請書」は契約書に該当するものなので、発行日を記載することは契約を締結する上では非常に重要だといえるでしょう。
双方の言い分や解釈が異なったものにならないよう、発行日の認識を合わせておくことは肝要です。
したがって発行日を単なる日付程度の意識で留めるのではなく、「注文請書」を構成する必要な要素の一つだと捉えておくと良いかもしれません。
発注者の情報（会社名・住所・連絡先など）
会社名や住所、連絡先など発注者の情報も「注文請書」に記載します。
ただし「注文請書」は基本的に受注者が発注者に渡すものなので、単に会社名だけでも構わないというケースもあるかもしれません。
なぜなら発注者は自社の住所や連絡先は当然知っている情報であり、わざわざ「注文請書」に記載してもらわなくても確認できるものだからです。
もし発注者の情報をどこまで記すか迷ってしまった場合、上司や先輩などに相談してみても良いかもしれません。
受注者の情報（会社名・住所・連絡先など）
「注文請書」には発注者の情報と合わせて、受注者の情報も必要です。
具体的には会社名や住所、連絡先などを記載することが一般的だといえます。
それは発注者が受注者に注文の件で連絡がしたいという場合、その「注文請書」を見ることですぐに確認ができるからです。
もし上司や経理などに注文のことを聞かれた際にも、受注者の情報はすぐに確認できる方が良いものだといえるでしょう。
また「注文請書」に書く受注者の情報としては、必要性に応じて承認者の氏名や役職の表記が必要になることもあります。
注文内容（金額・品名・数量など）
「注文請書」にはその注文内容が分かるよう、金額・品名・数量などを記載します。
例えば金額を明記していなかった場合、発注者と受注者で認識違いが起こりトラブルになってしまうことがあるかもしれません。
同じように品名を記していないと、異なったものを納品してしまうということが起こり得ます。
このことは数量に関しても同様です。
したがって上記のような注文内容を「注文請書」に書いておくことはとても重要だといえるでしょう。
それはもし双方の言い分が食い違った場合、どちらの意見が正しいかを証明する証拠になるからです。
もし「注文請書」を受け取る機会があれば、注文内容をよく確認しておくことが必要だといえます。
納期や納品方法
納期や納品方法についても「注文請書」に必要な情報です。
注文したものがいつどのように納品されるのかは、非常に重要な情報だといえます。
注文内容と同じように、発注者と受注者で認識の齟齬があった場合に揉めてしまう一因になり得るでしょう。
そのような事態を避ける為にも、納期や納品方法についてもよくチェックしておくことが必要です。
支払い方法
注文した分の代金をどのようにして払うかを記しておくことも重要です。
「注文請書」は「契約の成立を証明する書面」の一つなので、支払い方法などを記載するケースが多く見られます。
その一方で支払い期限に関しては、取引が頻繁に行われている企業間などでは「注文請書」に記載されていなくてもお互いが了解していることが多いです。
このような場合はすでに双方の共通認識ができているということもあり、わざわざ記載しないということもあります。
注文請書のテンプレート
「注文請書」に書くべき内容が分かっても、実際に作成する場合どのようにしたら良いかよく分からないという人もいるかもしれません。
そこでこの項目では「注文請書」のテンプレートを以下に示します。
ただしこのテンプレートはあくまで一例なので、必要に応じて情報の取捨選択をすると良いでしょう。
冒頭に記載したように、上記のテンプレートはあくまで一例に過ぎません。
実際には構成が異なってくることもあれば、内容が前後したりすることもあります。
また社内で規定されているテンプレートや取引先に応じて決まっているものがあるかもしれません。
肝心なのは発注者がどのような「注文請書」を望んでいるかということです。
例えばすでに取引が頻繁に行われている間柄の会社であれば、支払い方法は省いても問題ないでしょう。
注文請書に収入印紙や印鑑は必要？
「注文請書」には収入印紙や印鑑が必要なのかどうか、疑問に思われた人もいるかもしれません。
収入印紙とは「印紙税という税金で租税や行政に対する手数料の支払いに利用される証票」であり、「国が租税や手数料を徴収するために用いられるもの」です。
そして実際に収入印紙や印鑑が必要かどうかは、注文の金額によって変わってきます。
この項目では収入印紙を貼る場合の金額の相場と、収入印紙が不要なケースについて取り上げました。
収入印紙を貼る場合の金額の相場
収入印紙を貼る場合の金額は、取引金額によって変動することになっています。
取引金額が1万円以上で収入印紙を貼付する必要があり、収入印紙の金額は100万円以下で200円、100万円以上200万円以下であれば400円、200万円以上300万円以下であれば1000円といった具合です。
取引金額が大きくなれば大きくなるほど収入印紙額も増えていき、取引金額の記載がない場合は200円の収入印紙を貼付しなければなりません。
また消費税の金額が明らかな場合は、消費税の金額は取引金額に含まれないという決まりがあります。
税抜き金額と税込み金額の両方を「注文請書」に記載しておけば消費税額が明らかなので、税抜き金額を取引金額にすることができるというわけです。
なお収入印紙が必要な場合は印鑑も必要になってきます。
収入印紙が不要なケース
取引金額で1万円未満であれば収入印紙は不要です。
また「注文請書」をFAXや電子メールで送信した場合には、収入印紙を貼る必要はないとされています。
これは国税庁からの文書回答事例の中に、「電子メールの送信は、FAXで送信したものと同様に課税文書を作成したことにはならないので、印紙税の課税原因は発生しない」というものがあるからです。
その為取引回数や取引金額が多い企業の場合はこのルールを活用し、電子文書にタイムスタンプや電子署名を付与する形で契約を締結する事例も見受けられます。
まとめ この記事のおさらい
・「注文請書」は「ちゅうもんうけしょ」と読み、「商品の注文を受けた側が、注文を引き受けたことを証明する書類」のこと
・「注文を受けた時に発行される書類」が「注文請書」、「注文をする為の書類」が「注文書」
・注文請書に書くべき内容としては発行日や発注者の情報（会社名・住所・連絡先など）、受注者の情報（会社名・住所・連絡先など）や注文内容（金額・品名・数量など）といったものが挙げられる
・収入印紙と印鑑は取引金額が1万円以上で必要になり、収入印紙の金額は取引金額によって変動することになっている
・取引金額が大きくなれば大きくなるほど収入印紙額も増えていき、取引金額の記載がない場合は200円の収入印紙を貼付しなければならない
・取引金額が1万円未満であったり、「注文請書」をFAXや電子メールで送信した場合には収入印紙や印鑑は必要ない
