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2015年にマイナンバー制度が始まり、国民の一人ひとりに番号が付与されました。社会人になると、勤務先の会社にマイナンバーの提出を求められます。
この記事では、マイナンバーとはそもそもなんのためにあるのかなどのマイナンバーの基本、会社に提出を求められる理由を解説します。
自分の大事な情報に関わることですから、この機会にしっかり理解しておきましょう。
マイナンバーの基礎知識
まずはマイナンバーの基礎知識について、マイナンバーとはそもそも何か、何に使うのかについてを解説していきます。
マイナンバーってなに？
その人だけの番号なので亡くなった方を含め同じ番号の人はいない。法令上では「個人番号」といい、「マイナンバー」は通称。
用語集-マイナンバー
マイナンバーは2015年の10月から通知が始まり、各々に「マイナンバー通知カード」が送られてきました。新生児や海外からの転入者には住民登録から3週間程度で通知されます。
覚えておきたいのは「マイナンバー通知カード」と「マイナンバーカード」は違うものだということです。
マイナンバー通知カード
マイナンバーを知らせるための紙製のカードです。券面には「氏名」「住所」「生年月日」「性別」と「マイナンバー」が記載されています。顔写真の記載はありません。
この「マイナンバー通知カード」はマイナンバーの確認のために利用するものであり、一般的な本人確認の書類としては利用できません。
マイナンバーカード
マイナンバーカードは、マイナンバーの通知を受けた後、自治体へ申請することにより交付される顔写真入りのプラスチック製のカードです(正式名称は「個人番号カード」)。
マイナンバーカードは写真入りの身分証明書として、公的な場面のほか、クレジットカードの申し込みやレンタル店等の会員登録など、さまざまなシーンで本人確認に利用できるものです。
また、マイナンバーカードのICチップに電子証明書の機能を搭載しており、その機能を利用してコンビニエンスストアで住民票の写しや課税証明書などが取得できたりします。
マイナンバーは何に使うの？
また、税や社会保険の手続を勤務先の事業主や金融機関などが個人に代わって手続を行う場合があり、勤務先に加え、一定の取引のある金融機関にマイナンバーを提示する場合があります。
Q1-4 マイナンバーはどのような場面で使うのですか。
マイナンバーができたことで、今まで複数の期間を回って書類を提出していたものが一度で済むなど「国民の利便性の向上」、国や地方公共団体の間で情報連携による「行政の効率化」、不正受給の防止などの「公平・公正な社会の実現」が実現されます。
会社にマイナンバーの提出を求められるのは？
会社がマイナンバーを必要とする理由
日本の企業で働いていると、勤務先からマイナンバーを提出するように求められます。これはなぜかというと、従業員の税や社会保険の手続を会社が行っているからです。
勤務先からマイナンバーの提供をもとめられる理由としては次のようなことがあります。
・給与、退職金などを受け取る方
・厚生年金、健康保険及び雇用保険の資格を取得される方
・国民年金の第三号被保険者（従業員の配偶者） など
つまり、企業に属して働いているほぼすべての人は、勤務先からマイナンバーの提供を求められるのです。
会社にマイナンバーを提出するのは義務？
会社へのマイナンバー提出は、必ずしなければならない義務なのでしょうか。
国税庁のFAQ「Q1-2?従業員や講演料等の支払先等からマイナンバー（個人番号）の提供を受けられない場合、どのように対応すればよいですか。」には次のように書かれています。
法定調書の作成などに際し、従業員等からマイナンバー（個人番号）の提供を受けられない場合でも、安易に法定調書等にマイナンバー（個人番号）を記載しないで税務署等に書類を提出せず、従業員等に対してマイナンバー（個人番号）の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
法定調書に関するFAQ Q1-2
会社は国から従業員のマイナンバーの提供を求めるように言われているのです。なので、マイナンバー提供の依頼を受けても提出しないでいると、会社から提出するように繰り返し言われることになります。
マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の法令で定められた手続のために、国や地方公共団体、勤務先、金融機関、年金・医療保険者などに提供するものです。 マイナンバーの提供を受けた者は、こうした法令で定められた目的以外にマイナンバーを利用することはできません。
提出をしないからといって法的に罰せられることはありませんが、会社が正しい目的でマイナンバーの提供を求めていることが分かったら、提出するのが無難と言えます。
マイナンバーの管理について
マイナンバーの保管期間
マイナンバーの保管と廃棄については次のように定められています。
・社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又廃棄 は削除しなければなりません。
会社は必要がないマイナンバーをいつまでも保管しておくことはできません。退職した従業員のマイナンバーを含む書類は、所管法令において定められている保存期間を経過したら速やかに廃棄しなくてはなりません。
組織的安全管理措置について
マイナンバーの提供を受けた会社は、情報を安全に保管しなくてはなりません。
「特定個人情報の適正な取扱いに関する安全管理措置」の「組織的安全管理措置」では、次に掲げる 組織的安全管理措置を講じなければならないとされています。
ａ 組織体制の整備
安全管理措置を講ずるための組織体制を整備する。
ｂ 取扱規程等に基づく運用
取扱規程等に基づく運用状況を確認するため、システムログ又は利用実績を記録する。
ｃ 取扱状況を確認する手段の整備
特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段を整備する。なお、取扱状況を確認するための記録等には、特定個人情報等は含めない。
ｄ 情報漏えい等事案に対応する体制の整備
情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合に、適切かつ迅速に対応するための対応体制を整備する。
ｅ 取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
特定個人情報等の取扱状況を把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組む。
マイナンバーを会社に提供することについてのまとめ
- マイナンバーは赤ちゃんからお年寄りまで一人ひとりに指定された12桁の番号のことで、日本に住民票がある人（外国人も含む）全員が持っています。
- マイナンバーは、法令で定められた目的以外に利用することはできません。
- 会社がマイナンバーの提出を求めるのは、従業員の税や社会保険の手続を会社が行っており、国から提供を求められているからです。
- 会社で保有しているマイナンバーは、必要がなくなったら所管法令において定められている保存期間を経過した後速やかに廃棄しなければなりません。
- マイナンバーの提供を受けた会社は、「組織的安全管理措置」に基づいて情報を安全に保管しなくてはなりません。
