社会人生活が長くなると、運悪く始末書を書かなければならない事態になってしまう可能性も出てきます。

ここでは、そもそも始末書はどんな文書をさすのか、どう書けばよいのかなどを、例文を交えて解説します。この記事を読むことで、始末書を書く際の疑問を解消することが出来ます。

そもそも始末書とはなにか?

始末書は、問題の一部始終を報告して、反省や謝罪の意をあらわすための文書です。

ただの反省文ではなく、どういう問題が起きて、どんな結果になったのか、これからどうするのかも含めて書く必要があります。

始末書を読んだ上司が状況を把握できるようにし、始末書を書いた人がきちんと反省している事がわからなければなりません。

顛末書(てんまつしょ)との違い

始末書と似たような文書として顛末書があります。顛末書とは、問題の一部始終を報告する文書です。始末書は謝罪を重視し、顛末書は報告を重視します。

会社によっては始末書と顛末書をあまり区別していないこともありますが、基本的に始末書は報告と謝罪を書く謝罪重視の文書、顛末はいつどこで誰がどうしたという詳細な報告を書くものと認識しておけば問題ありません。

始末書でなく顛末書を書くように会社にいわれた場合、どうしてトラブルが起こってしまったのか明らかになるように、詳細に内容を記述するようにしましょう。場合によっては箇条書きなども用いて、いつなにがあった、なにがあって誰がどうしたというように、誰が見ても内容を把握できる詳細な記述をしましょう。

始末書が使われる例

始末書が使われるのは、主に以下の3つのケースがあります。

会社に損失を与えたケース

始末書は、物品や金品の紛失、器物破損、納品データの不一致などによって、会社に損失を与えてしまったケースに使われます。

本人からすればうっかりミス程度であっても、会社からすると大問題につながります。どうしてミスが起きたのか明らかにするためにも、始末書を書く必要があります。

社内規定に違反したケース

会社には様々な社内規定があるため、違反した場合は社内で問題になります。

なにかしらの社内規定に違反した場合、始末書を書く事になるのが普通です。どういう規定に違反したのか、どうして違反したのかを書かなければなりません。

どうしても違反せざるをえなかった理由がある場合は、理由も添えて書くとよいでしょう。

しかし、会社が社内規定の違反を重く見た場合は、始末書ではなくそのまま解雇になってしまうこともあります。

会社の社会的イメージを害したケース

取引先に迷惑をかけた、会社の社員とわかる形で迷惑行為をしたなど、会社の社会的なイメージを損ねてしまったときも始末書を書く必要があります。

よくあるインターネットで問題行為をして炎上してしまうことも該当します。

始末書の書き方

以下では、始末書の具体的な書き方とポイントを解説します。

便箋に手書きをするのが一般的

始末書は便箋に手書きという形で書くのが一般的ですが、パソコンで書く事を認めている会社もあります。

始末書は縦書きが正式です。しかし、会社によっては横書きも認められることがあります。始末書を書く際には上司に確認した方がよいでしょう。

宛名には社長 表題は始末書と書く

始末書の宛名は社長であることが一般的です。「代表取締役社長 ○○様」などと書きます。場合によっては支部長などに宛てて書くこともあるため、事前に会社に確認しましょう。

表題はシンプルに「始末書」と書いても構いません。始末書ということをひと目でわかるようにします。

始末書に挨拶はいらない

始末書は社内でのビジネス文書のため、時候の挨拶や頭語、結語など、手紙で書くような挨拶は不要です。

要件だけ簡潔に書くようにします。

始末書にはお詫びと再発防止策を書く

始末書ではトラブルの内容を書いたあとに、お詫びと再発防止のための対策を記入します。

反省をしたうえでどうするのかという点が会社にとって重要であるためです。

対策を書いた場合、最後にお詫びや、同じ事が起きないように注意するという旨の内容を書いて締めます。誠意ある対応をすることを伝える事が大切です。

始末書の提出の際は白無地の二重封筒に入れる

始末書は普通、封筒に入れて提出します。

封筒の種類は、白無地の二重封筒が望ましいです。表に筆ペンなどで「始末書」と書いて、中身が始末書であるとわかるようにしましょう。裏に所属や自分の名前を書きます。宛名を封筒に書く必要はありません。

始末書についてのまとめ

  • 始末書は、問題やトラブルが起きたときに、その一部始終を報告して反省や謝罪の意を表すための文書です。
  • 始末書が報告に加えて謝罪を重視した文書であるのに対し、顛末書は謝罪の意味が弱い詳細な報告を書いた文書です。
  • 始末書は、会社に損失を与えた、社内規定に違反した、会社の社会的イメージを害したケースで提出します。ただし始末書扱いではなく解雇になってしまうこともあります。
  • 始末書は便箋に手書きで書くことがマナーです。挨拶は不要で、報告と謝罪、今後の対策などを書きます。
  • 始末書は白無地の二重封筒で提出しましょう。表に始末書、裏に所属と名前を書きます。宛名は不要です。