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業務改善は仕事上で重要視されており、定期的な改善提案が義務づけられていたり、業務改善のワーキンググループがある企業も少なくありません。
この記事では、改善提案のネタ探しのコツやポイント、改善提案をすることによるメリットを中心に、改善提案について解説します。
改善提案とはそもそも何か
改善提案とは、業務改善を提案することです。
自分の担当業務や部単位、会社全体の業務がより効率的かつ効果的に進み、よい結果が出るように業務を改善することが業務改善、何についてどのように改善するのかを提案するのが改善提案です。
噛み砕いていうと、「改善のアイディア」を出すことです。改善提案は上からの言いつけではなく、現場の担当者の声から改善点を見つけていくことが特徴です。
改善提案のネタは何について改善するかを考える
改善提案は、「何について改善するのか」を決めることからはじまりますが、この改善ネタがなかなか見つからないと次に進むことができません。
改善提案を求められたからといって何でもいいから適当にネタにしたのでは効果に結びつけることができないため、ネタ探しは重要なポイントになります。
身近なところにネタがある
日常の業務において、なんだかやりにくいなと感じたり、時間がかかって困っていたりすることは誰にでもひとつやふたつはあるものです。そう感じる業務に「ムリ・ムダ・ムラ」が隠れています。それを無くして簡単に早くできる方法を考えるのが改善です。
大きなことではなくても構いません。身近なこと、毎日行っていることの改善は結果的に大きなことに結びつくこともあります。
仕事中に「面倒くさいなあ。」と思わずつぶやいてしまうようなことがあれば、改善のネタになる可能性が十分あります。
できそうもないことでも提案してみる価値がある
こんなことを言ってもできるわけがないと馬鹿にされそうだとか、どう考えてもこれは実現が難しいだろうということでも、提案をしてみる価値があります。
他の人のアイディアと合わせることで実現可能な方法が出てくるかもしれません。無理だと決めつける前に、提案をしてみることも考えましょう。
何のためにやっているのか？を考える
日々の作業の一つひとつについて、この作業は何のためにやっているのか？と考えてみましょう。
決まった通りにやっていた作業も、「何のために」と考えることで、必要のない作業をしていたことが見えてきたり、手順に無駄があることが明らかになります。
何について改善するかを決めたらどんな風に改善するかを考える
「何について改善するか」を決めたら、「どんなふうに改善するか」を考えます。
どんな形を目標とするのか、それにはどんなやり方があるのかを考えるのです。
無くす・減らす・変える、で考える
今の作業を無くすことができないか、減らすことはできないか、変えることができないか、という風に考えると改善の方法が見えてきます。
例えば顧客からの問合せメール対応に時間をとられていることが現状の問題点(改善のネタ)としてあがったとしましょう。
無くすことができないか→メール対応を外注してみる、減らすことができないか→よくある質問をサイトに公開して自己解決できるようにする、変えることができないか→質問のカテゴリーごとに担当者を決めて対応することで1件あたりにかかる対応時間を短縮する、のように考えていくと具体的な方法が浮かんできます。
まとめる・ばらす、で考える
一人ひとりがやっている作業を集約して誰かがやる、また反対に、だれか一人に集中している作業を分散させる、改善は両方の考え方ができます。
例えば書類をシュレッダーにかけるとします。一人ひとりが自分の分をやれば一日に一人三分の作業時間で済むので負担にはなりません。
しかし、部署の分をまとめて担当者がシュレッダーするとしたら、十人分をやるのに三十分かかります。この場合は一人ひとりが行うほうが効率がよいと考えられます。
逆に、シュレッダーの設置場所が部署から遠く、一人ひとりが数枚の書類を処理するためにわざわざ行き来するのであれば、一人がまとめて行ったほうがよいと考えることもできます。
このように状況によってまとめる、ばらす、のとちらが効率的かを考えて改善に取り入れる方法もあります。
はじめから壮大なゴールを設定しなくてもよい
改善は実現させることが大事ですが、一番の理想形を実現できなくても構いません。
壮大な企画を提案して結局なにもできずに終わってしまうよりも、すぐにできることからでよいので、実際にやってみることが大事です。
例えば、離籍中の人が出かけているのかトイレに行っているのかわからなくて、電話の取次ぎ時に不便だという現状を改善したい場合を考えてみます。
社員証にICチップを埋め込んで、会社のドアを通過すると外出と判断してグループウエアに記録されるシステムを導入するという改善案を出した場合、仕組みづくりに多くのお金と時間がかかり、決済が下りずに実現できないこともあるでしょう。
しかし、外出するときに壁に掲示されているネームプレートを裏返す決まりにする、という方法ならすぐに実践できます。
このように、ひとつの問題についていくつかの改善方法をあげておき、現状と照らし合わせてできる方法を採用するというのも、改善提案のひとつのやり方です。
改善提案のメリット
改善提案には大きなメリットがあります。
改善提案のメリットについて以下では解説していきます。
改善提案で会社が成長する
改善提案の元祖はトヨタだといわれています。
トヨタの改善は「KAIZEN」として海外にまで広く知られるようになったトヨタの強みで、改善を繰り返して会社が大きく成長しました。
改善提案で仕事も気持ちも楽になる
仕事の不便を改善提案で解消すれば、作業効率が大きく向上します。
また、不便や不具合を感じながら仕事をするのはストレスがたまり、仕事自体を好きではなくなってしまうこともないとはいえません。自分の提案で不便が解消されれば、不要なストレスからも解放され、楽な気持ちで仕事ができるようになります。
改善提案に関するおさらい
改善提案に関するおさらいは以下の通りとなります。
- 改善提案とは「改善のアイディア」を出すことで、現場の担当者の声から改善点を見つけていくことが特徴
- 「身近なところにネタがある」「できそうにないことでも提案してみる」「何のためにやっているのか？を考える」のが改善提案のネタ探しのコツ
- 改善提案の方法を考えるときは「無くす・減らす・変える」「まとめる・ばらす」「壮大なゴールでなくてもよい」をヒントにしてみる
- 改善提案のメリットとして、会社が大きく成長できることや、仕事も気持ちも楽になることで負担なく仕事ができるようになることなどがある
