晴れて採用となり、企業に就職する際には正式な書類が必要となります。その中には身元保証書があり、これは多くの企業で提出が必要となっています。

この身元保証書は、自身の身元を保証してくれる身元保証人のサインが求められ、借入金の際に発する保証人とは異なります。

ここでは、「身元保証書とはどういう書類なのか」「必要な理由と提出時に確認すること」「書き方や記入例」を解説していきます。

身元保証書とは

身元保証書とは、企業と契約する自身の身元を保証してくれる人が、万が一の事態になった場合、企業への賠償責任を負うことを約束するための書類です。

身元保証人と呼ばれ、大企業や中小企業に関わらず、多くの会社で必要となっています。新卒者の場合、多くは親や親族が名前を記すことでしょう。

身元保証書は、入社後の損害賠償を保証するための書類なので、契約した社員が重大な過失を持って損害を与えてしまった場合、社員が賄えない賠償責任を負うこととなります。

すべてを賠償することはない

ただし、借入金の連帯保証人と違い、身元保証人の責任はそこまで大きくないです。

どれだけ重大な過失でも、身元保証人に100%賠償する請求があるかといえば、そうそうないのが現状といえます。基本的には過失を起した本人が厳重に処罰されて、賠償するのが社会通念上のルールとなるでしょう。

実際に身元保証人の負担というのは、法律によって守られており、保障期限も最大で5年となっています。

また、身元保証人に賠償責任が発生する場合、企業側は事前に身元保証人に知らせる義務があります。その際、身元保証人は契約を解除することができます。

このことからも、身元保証人には100%賠償する義務がないことがわかります。

断り続けると入社できない

身元保証書がないと入社できない会社も増えています。知人に頼まれたというケースでは、身元保証人になるのを怖がり、サインするのをためらうこともあります。

身元保証人は、あくまでも身元を保証するのに責任を負うものですので、断られ続けると、入社することもできなくなってしまいますから注意が必要です。

どうしても身元保証人になるのを躊躇してしまう人は、その企業の担当者に連絡を入れて、どの程度の責任を負うか、契約期間は、過去の賠償責任は、といった内容を聞くようにしましょう。

入社時に身元保証書が必要な理由

賠償責任がないとなれば、どうして身元保証書が必要になるのか。それは企業に入社する人物が、架空ではなく、身元を保証できることが前提であるからです。

また、身元保証人自体も架空の人物でないことを証明するために、身元保証書に直筆でサインや捺印が必要となっています。

さらに、入社した人物が、身元保証人に迷惑がかからないよう、入社後も誠実に業務を遂行し、自覚させることにもつながります。

身元保証書の提出時に確認しておきたいこと

入社時の書類は、多くが企業から用意されている文書にサインをしていく形になります。身元保証書に関しても一から作成していくことはまずありません。

そのため、身元保証書に記載されている内容をよく確認するようにしましょう。

身元保証は原則3年となります。保証は延長があっても最大5年までとなります。保証期間の確認をしておきましょう。また、印鑑証明書が必要になるケースもあります。

身元保証書の書式や記入例

身元保証書の書式と記入例は以下の通りとなります。

株式会社○○  代表取締役社長 △△殿

 (入社する者の) 氏名
 (入社する者の) 住所

身元保証書

私●●は、上記の者がこのたび貴社に採用されることに際して、法令および貴社の雇用規則ならびに就業規則やその他の規則を順守し、忠実に勤務することを、身元保証人として保証します。

本人が貴社の雇用規則に反し、万が一故意または重大な過失によって、貴社に損害を与えたときには、本人と連携して賠償の責を負いますことを、ここに誓約致します。

なお、本身元保証の契約期間は、契約締結日から3年間とします 。

(日付)
身元保証人住所
身元保証人氏名(捺印)
連絡先

身元保証書の英語表現

身元保証書に関連する言葉の英語表現をいくつか紹介します。

・personal reference guarantee
身元保証書
・Letter of endorsement by his/her endorser residing in Japan
本邦に居住する身元保証人の身元保証書
・Personal reference from the Japanese national residing in Japan
本邦に居住する当該日本人の身元保証書
・Personal reference from the permanent resident residing in Japan or other endorser residing in Japan
本邦に居住する当該永住者又はその他本邦に居住する身元保証人の身元保証書

参照:日本法令外国語訳データベースシステム

身元保証書に関するおさらい

身元保証書に関するおさらいは以下の通りとなります。

  • 身元保証書は入社する際に必要となる書類の一つであり、大企業や中小企業に関わらず、提出を求められる会社は多くある
  • 入社する人物の身元を保証するためにあり、万が一重大な過失で企業に損害を与えた場合は、その賠償責任を連帯して負うことになる
  • ただし、身元保証人になったからといって、そのすべての責任を負う訳ではなく、契約を解除することも可能
  • 身元保証人の契約期間は原則3年、延長があったとしても5年

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