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この記事では、事務所の移転について以下の点を中心に解説いたします。
・事務所移転のお知らせはいつ誰に出すか
・事務所移転のお知らせの書き方
そもそも事務所移転のお知らせとはなにか？
取引先やお客様に、事務所が移転したことを知らせる書面を事務所移転のお知らせといいます。昔は全て手書きで行っていましたが、現代ではパソコンで作成した文章をファックスで送ったり、挨拶状を郵送したり、メールでお知らせする場合が多いでしょう。
取引先お客様に対して、事務所が移転したことを知らせるのは大切なことです。メールが悪いというわけではありませんが、書面でお知らせする方がきちんとした印象を与えるため、多くの会社は、封書や葉書等で送るのが一般的です。
個別で取引先に移転のお知らせの書類を送るだけではなく、会社のホームページなどに移転のお知らせを出す時期を考えることも大切です。
相手先に書面が届く前にホームページに出してしまうと、相手が書面で見る際にあまりよい気がしないため、ホームページに載せるのは後にする事が大切です。
事務所移転のお知らせは引っ越しをする1ヵ月～2週間前
事務所の移転が決まったら、移転のお知らせや移転のご挨拶等を作成する準備をしておきます。取引先に知らせを出すタイミングは、引っ越しをする1ヵ月前～2週間前を目安にするとよいでしょう。
事務所の移転を知らせる案内の中に、「○月○日から新しい事務所になる」という旨を記載しておき、どのタイミングで、新しい住所に書類を送ればよいかを相手に知らせます。
ハガキや書類に印刷して一斉に発送する場合には、送り先のリストアップや、文面の内容、デザインなど決めることがたくさんあるため、2～3ヶ月前から準備を進めるとよいでしょう。
事務所移転のお知らせの主な種類
事務所移転のお知らせや挨拶状は、会社の代表が送るものであるため、社長名で出すことが多いです。付き合いの深い役員にも出すことがあります。
事務所が移転のお知らせの種類は以下の通りです。
一般的な「事務所移転のお知らせ」は、封書で社長や会長宛に送られてきた公式のものをさします。
役員や社長、会長が自ら新しい住所について使用することはほとんどありません。実際には、秘書や総務が管理しますが、形式上、社長名で出すことが多いです。
封書がはがきとは別に、自分がいつもやりとりしている取引先の実務担当者に、事務所が移転の知らせをファックスで送信したり、メールで知らせたりします。形式的なものよりも、実際に新しい住所を知らせるのが目的です。
事務所移転のお知らせの書き方とポイント
事務所移転のお知らせの目的は、事務所が移転することです。移転先や、いつから新しい場所で仕事が始まるかといった詳細を取引先に知らせます。
ビジネス文書に共通していえることですが、1番いいたいことをタイトルに持ってきます。
タイトルは「事務所移転のお知らせ」と書き、冒頭には、冒頭文と呼ばれる時候の挨拶、事務所が移転する旨、詳細を書きます。
移転先の住所はもちろん、紙面にスペースがある場合は、地図を掲載すると親切でしょう。郵送やファックスの場合は、地図を別紙に印刷してもよいです。
事務所移転とともに社名を変更する場合は、タイトルを「社名変更ならびに事務所移転のお知らせ」と書きます。内容には、社名を変更することと事務所が移転することの両方を述べましょう。
詳細を書いたら、送り主の名前を最後に記載します。会社名と代表者名(社長名であることが多い)で締めます。
事務所移転のお知らせの例文
拝啓 春もたけなわの日和、ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。このたびはますますのご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、弊社はこのたび事務所を移転することとなりました。下記の通りご案内申し上げます。これを機に、社員一同気持ちを新たにし、皆様の信頼にお応えできるよう倍旧の努力をしてまいる所存でございます。
今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら暑中を持ちましてご挨拶申し上げます。
敬具
〇〇株式会社
代表取締役 〇〇〇〇
記
新住所:〒〇〇○ー〇〇〇〇
東京都港区お台場～
新電話番号: 03-1234-5678
営業開始日: 5月7日(火)
(ここに地図を貼ります)
※新事務所移転の作業に伴い、5月3日18時から5月6日終日、電話・ファックスが不通となります。皆様にはご迷惑をかけしますが、何卒ご理解ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
以上
事務所移転のお知らせを書く際のポイント
タイトルはわかりやすく、かつ大きめの字で書きます。できれば書面の中央に持ってくるとよいでしょう。
拝啓ー敬具、より丁寧に書く場合には、謹啓ー謹言、謹白を使うとよいでしょう。挨拶文を省略する「前略」はビジネス文書に適していないため、移転のご挨拶などのときには使わないようにしましょう。
季節や天候表す言葉を用いて、冒頭の挨拶とセットで使われます。時期によって用いる言葉が異なります。日本語の文書特有の挨拶で、手紙の書き方の基本です。移転時期と書類作成時期が異なる場合は、移転時期に合わせた挨拶を考えましょう。
いつ移転するか、どこに移転するか、いつから新しい事務所での仕事が始まるかなど詳細を記載します。地図などを入れると親切です。
冒頭で述べた言葉に合わせて結びの言葉を使います。
書類を作成した場合、いつ作成したのかわかるように「年月日」を入れます。しかし、移転のご案内については、事前に準備し大量に印刷をする場合が多く、作成日と発送日が異なる場合があります。
このような時は、縁起の良い「吉日」と記入しておくと日付をぼやかすことができます。
事務所移転に伴う電話回線の中断や引っ越し作業で、通常の業務ができない期間が生じます。取引先には、その日時を伝えておく必要があります。「ご迷惑をかけします」と謝罪の言葉も一緒に書いておきましょう。
事務所移転のお知らせについてのまとめ
- 事務所移転のお知らせは、取引先や顧客に自分の事務所が移転することを知らせるものです。
- 事務所移転のお知らせは、会社の代表名で出し、封書やハガキで知らせるのが一般的です。
- 取引先の実務担当者には、ファックスやメールでお知らせをいれておくとよいです。
- 事務所移転のお知らせは、移転する1ヵ月前～2週間前を目安に発送しましょう。
- 大きな会社で取引先も多い場合は、書類の作成や印刷、発送に時間がかかるので、2〜3ヶ月前から準備を始めた方がよいです。
- 事務所移転のお知らせには、いつから新しい事務所が稼働するのか、どこに移転するのかを明確にしておく必要があります。
- 引っ越し作業に伴って通常の業務ができない日や時間帯が生じる場合には、お知らせの中に記載しておきましょう。
