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企業や団体に勤めていると、上司から出張を言い渡されることがあります。その際、帰社後に提出を求められるのが、出張報告書です。出張帰りで疲れも仕事もたまっているのに報告書作りなんて、と億劫に思えるかも知れません。だからといって漫然と書いていたら、出張の意義や成果が会社側に伝わらず、出張者の勤務評価を下げることにもなりかねません。
ここでは例文も含めて、出張報告書の正しい書き方や、大切なポイントについてご説明します。
出張報告書とは
出張とは、社員や職員が仕事のために勤務地以外の場所に出向くことです。仕事ですから、帰社後に出張の詳細や成果を上司に報告しなければなりません。そのための書類が出張報告書です。
それを作成して提出することで、出張に同行しなかった上司や同僚たちと現地での経験や情報を共有できるのですから、出張報告書はとても重要な書類なのです。
出張報告書を書くときのポイント
ほとんどの企業や団体は出張報告書の書式を定めています。その書式に従えば、必要事項を漏れなく記入することができます。所定の書式がなければ、先輩方が過去に作成した報告書を閲覧し参考にするとよいでしょう。
絶対に入れたい項目
出張報告書には、誰が、いつ、どこへ、どんな目的で出張し、誰と会い、何を見聞し、何を感じ、何を考え、どんな仕事をしてきたのか。そして費用はいくらかかったのか、など出張の要点を項目別に記入しましょう。具体的な項目の例を以下に示します。
出張者の所属部署と氏名
同行者の所属部署と氏名
出張先と出張期間
出張の目的
現地での訪問先と、面談者の所属部署と氏名
出張先での業務活動内容と成果報告
出張者の所感
出発から帰社までの移動手段と出張経費
領収証などの添付書類
経費について
勤務先に所定の書式や用紙があれば、経費の記入欄は下段の方に必ずあります。さらに別紙として経費の精算に必要な明細を添付することもあります。 所定の用紙がない場合でも、経費は正確かつ詳細に記入しましょう。 具体的な項目例としては、移動日、出発地と目的地の駅や空港名、移動手段と交通機関名、移動に要した費用などを報告書の下欄に記入するか、別紙として添付しましょう。
出張報告書はいつ書くべきか
出張報告書は、出張で得られた成果や課題を会社に報告するための重要な書類です。出張から戻り次第、すみやかに提出しましょう。長期の出張の場合は、毎日の業務内容や成果をメールやファックスでこまめに会社に送信し、帰社後に報告書を作成しましょう。
出張報告書の例文
実際にどのように報告書を書いたらいいのか、ここでは例文として紹介します。
提出日 平成○年○月○日
出張者名 ○部○課主任○ 同行者 ○部 ○課長
出張期間 平成○年○月○日から平成○年○月○日
出張先 ○県立産業振興会館
出張目的
○県立産業振興会館にて開催された国際見本市の我が社出展ブースにおいて主力製品の認知度向上と販路拡張のための営業活動など。
面談者
○貿易協会 理事 ○様
○産業 専務取締役 ○様 他9名（添付資料参照）
成果
我が社の主力製品の導入効果をCG合成で可視化したことにより、我が社の製品及び技術力の認知度向上と新規の商談を集中的に行うことができた。
所見
弊社出展ブースの設営については特に問題もなく、広報や商談等の対応についても高評価をいただいた。一方で、海外バイヤーの言語が英語以外の場合に情報提供が不十分との声もあった。外国人向けに多言語の説明資料の充実が必要と思われる。
以上
出張報告書の注意点
業務報告書ですから、内容に誤認や間違いがあってはなりません。報告書を書き上げたら、金額や日時などの数字や単位、固有名詞などが間違っていないかどうかを、もう一度よく確認しましょう。また出張で浮かび上がった課題や問題点についても、わかりやすく簡潔に書きましょう。
まとめ 出張報告書の極意
出張報告書は出張の成果を上司や同僚に報告し、情報を共有するための重要書類と心がける。
出張報告書は所定の書式で作成する。書式がなければ、過去の書類を参照するか、ネットでテンプレートをダウンロードする。
経費は移動手段や金額などを詳細に記述する。
出張報告書は帰社後すみやかに提出する。
出張報告書に記入した内容に間違いがないかどうか、念入りに確認する。
