時間がない原因とは 時間がない場合の対処法と相手への伝え方

ビジネスにおいて、「時間がない(そのため急ぎでやってほしい)」と伝えたい場合があります。

しかし、取引先や上司に対して、そのまま「時間がないので早めにお願いします」とはいいづらいものです。

今回の記事では、時間について以下のような点を中心に解説いたします。

時間がないを敬語で伝えるには

仕事をしていると、時間が足りないと感じることが多いかもしれません。早く回答もらいたい場面は多々あるでしょう。

しかし、すべての仕事を自分1人で進めているわけではないので相手の都合もあります。また相手によってなかなか返事がもらえない場合も考えられます。その場合、待つしかないのですが、事前に「時間がない」というには伝えておくことで、少し早めに回答もらえる可能性があります。

しかし「時間がない」とそのまま伝えるのは不躾な感じがするので、「余裕がない」と伝えましょう。

このように、「時間がない」という言葉を使わなくても、「余裕がない」と言い換えることで、相手には急いでいる事が伝わります。

できれば、このとき、返信期限や回答期限はいつであるかということを明記することで、相手に急ぎだということがより明確に伝わります。

時間がないの類語

時間がないという表現を言い換えたい場合、下記の言葉を使用します。

時と場合に応じて以上のような言葉を使い分けることができます。しかし、このような言葉を使う時は本当に急ぎの時だけにしましょう。

かなり切迫した状況だと相手に伝わってしまうため、何度もこのような言葉を使っていると、「本当にこの仕事は急ぎなのだろうか」もしくは「この人はいつも急ぎで、時間管理ができない人だな」と思われるかもしれません。

時間がないをより丁寧に伝えるには

「時間がないため早めに返信が欲しい」と相手に要求する場合、突然その用件を伝えると、わがままな印象を与えてしまいがちです。

自分の要求を述べたい場合、いきなり本題を話すのではなく、ワンクッションおくことが大切です。

クッション言葉としてよく用いられるのが、「恐縮ですが」、「恐れ入りますが」などです。

一言クッション言葉を入れるだけで、印象が柔らかくなり、丁寧な表現に変わります。

英語ではダイレクトに用件を伝えることが多いですが、日本語の場合、用件だけを伝えると冷たく、自分の要求だけを通している印象があります。

ビジネスでは特に、取引先やお客様、目上の人とのやりとりが生じます。このような言い回しを覚えておくととても便利です。

時間がない原因

「時間がない」が口癖になっている人は、原因があります。よく言われる原因が、タイムマネジメント、セルフマネジメントができていないから、です。

このようなことがあげられ、自分のやるべきこと、その量と優先順位、やり方をきちんと把握していれば、正しいタイムスケジュールを組むことができるのです。そうすれば、時間が大幅にずれこみ、時間が足りないという事態を避けることができます。

仕事においては、緊急の用件が出てきたり、トラブルが生じたりと予想できないことがたくさんあります。その対応のためにも、時間に余裕を持ってタスクをこなしていく必要があります。常に時間に追われていては、新たな案件に対応することが難しくなります。

時間がない中、時間を作る方法

「時間がない」と口癖のようにいっている人もいますが、時間がなく忙しいことが充実しているわけではありません。

ゆったりとくつろぐ時間、自分を見つめ直す時間、自分のやりたいことをやる時間、家族や友人など大切な人と過ごす時間など仕事以外にやりたい事はたくさんあるはずです。

本当に毎日が充実している人は、仕事の量が多くても、プライベートも十分に楽しめています。

そのような人が皆口を揃えていうのが、「時間は作るものである」です。

スケジュールを詰めすぎない

仕事によっては、勤務時間外でも自分でアポを取り、対応しなければなければならない場合があります。営業職やフリーランスの人です。
このような人たちは、クライアントに時間を合わせなければならないため、通常の勤務時間外で仕事の予定を入れなければなりません。

仕事で成果を上げるため、アポを取りすぎて、スケジュール帳をいっぱいにしてしまうことがあります。そのスケジュール帳見て、自分は仕事をよくしていると満足してしまう人も中にはいます。

スケジュールが詰まっているから仕事ができるというわけではありません。プライベートと仕事とメリハリをつけて、適度な量のアポイントを取りましょう。

どうしても、一定の人と会わなければならない場合、いつもいつも対面ではなく、チャットツールなどで対応してみましょう。

最近では、会社同士のミーティングも、Skypeを使って行うところもあり、待ち合わせ場所に行くまでの時間と費用を削減することができます。対面でなければ淡白な印象があるかもしれませんが、Skypeではビデオオンにすることで相手の顔がみえ、チャットボックスでテキストのやりとりも可能です。

その上、移動時間を減らせることで、続けてアポイントを入れることも可能になります。

スケジュールが空いている日や時間を作ることにはメリットがあります。

自分のやりたいことを存分に楽しめ、大切な急用が入った場合にスケジュール調整をしなくてもすぐ対応ができることで相手からの印象がよくなります。

タイムリミットを決める

仕事をいくら効率よく進めようと思っても、なかなかタスクが終わらない場合があります。仕事場では1つの仕事をするのではなくいくつものタスクを掛け持ちし、同時進行でこなさなければならないからです。

そんな時は、「時間がない」と嘆くのではなく、タスクをする前に時間を決めておくとよいでしょう。

例えば、以下のようなものです。

また、全員とは限りませんが、仕事の効率は朝の方がよいといわれています。朝の出社時間はギリギリではなく少し早め、当日のタスクをまとめておいたり、自分のデスク周りを片付けたりすることで、作業効率が上がり時間を削減することができます。

気が散る情報をシャットダウンし効率をあげる

多くの人が、知らず知らずのうちにTwitterやFacebookなどのSNSに時間をとられています。朝起きてメッセージをチェックしたり、通勤時間にFacebookを閲覧したり、休憩時間にTwitterでつぶやいたりなど、昔は必要のなかった時間がSNSに費やされています。

実はちょっとした時間と思っているかもしれませんが、1日の蓄積時間を見ると、現代人はSNSにかける時間が多くなっています。

現代人にとってインターネットは必需品です。しかし、TwitterやFacebookもその都度通知が来ると気になります。そのため、毎日時間を決めてその時間だけ閲覧するようにするのが良いでしょう。

時間がないのまとめ