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就活生の中で「お祈りメール」と呼ばれるものは、正式には「不採用通知」といいます。
この記事では、不採用通知とは、不採用通知を出す時期、文例やポイントなどを解説します。断る通知は気を使いがちですが、社会的な通例に合わせることで不採用通知を出す対応ができるようになります。
そもそも不採用通知とはなにか？
入社希望の人に対し、選考の結果、不採用になったことを知らせる文面が不採用通知です。
たいていの場合は手紙で通知をすることが多いですが、今ではメールでの不採用通知を送ることもあるでしょう。中には不採用を通知しない会社もありますが、手紙メールなどで定型文を使ってでも通知をするのが一般的です。
不採用通知がお祈りメールとも呼ばれるのは、たいていの文面が「今後のご活躍をお祈りいたします。」という締め文で終わることが多いためです。
不採用通知を出す時期
不採用を通知するときにも、採用試験に応募してくれた感謝の気持ちと応募者に立場に立った誠実な対応が大切です。
遅くなれば、応募者の就職活動に影響が出ることも考えられるため、結果は選考日から1週間以内に出すのがよいです。
不採用通知の文例・ポイント
どの会社も丁寧な不採用通知を出すのは、応募者が将来の顧客や取引先になる可能性があるためです。
個人情報の管理が重要視されている現代では、不採用通知とともに応募書類を返却するのも一般的になっています。繰り上げ合格などが考えられる場合は、コピーをとり原本は返却しましょう。返却しない場合には、責任をもって廃棄する旨を併記するようにします。
応募者の立場からすると、少しでも早く通知してほしいと思う人も多いでしょう。メールによる不採用通知のほうが好まれることもあります。また、パートやアルバイトの不採用通知の場合、電話で済ませるのも一般的です。
不採用通知の書き方のポイントは、丁寧な文面ではあるものの、時候の挨拶は入れなくてもよいでしょう。「拝啓」で始まり、「敬具」で締めるのが一般的です。定型文のプリントアウトを使う場合でも丁寧さを出すために、応募者の宛名だけは手書きにする会社も多くあります。
通知では、不合格や不採用などの直接的な表現を使うことは避けましょう。また、不採用になった理由を書く必要はありません。なかには、通知に不採用の理由の問い合わせには応じない旨を記載することもあります。
横書きで、一行目左側に年月日、二行目左に応募者の氏名、三行目中央には「選考結果のご通知」、五行目右に「拝啓」、六行目から本文に入ります。
本文の後は、改行して右端に「敬具」、その下に正式会社名、住所、電話番号、人事部などの担当部署名と担当者名を添えましょう。
最後まで選考に残ってやむなく不合格にした応募者に対し、より丁寧な不採用通知にしたい場合、最後に面接担当者本人から手書きのメッセージを添えるのもよいでしょう。
「勤務地希望の折り合いがつかず、今回は本当に残念です。ご活躍をお祈り申し上げます。」「大変苦慮しましたが、勤務開始日の折り合いが合わず、今回は残念です。今後のご活躍をお祈りいたします。」などとすることができます。
本文の例文は、以下の通りです。例文は手紙にもメールにも使えるでしょう。
書類選考後に送る不採用通知の文例
このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。慎重に選考を重ねました結果、今回についてはご期待に添えない結果となりました。
今回は思いがけず沢山の方からご応募をいただき、弊社といたしましても大変苦慮した上での決定でございます。今後のご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。
なお、お送り頂いた応募書類を同封させていただきますので、どうぞご確認ください。
面接や筆記試験後に送る不採用通知の文例
先日は、弊社までお忙しい中ご足労いただきまして、ありがとうございました。慎重に選考を重ねました結果、まことに残念ではございますが、今回は採用を見送らせて頂くことになりました。今回は予想を上回る多数のご応募をいただき、弊社といたしましても苦慮した上での決定でございます。
ご希望に添えず恐縮ですが、なにとぞご了承くださいますようお願い申し上げます。多数の企業の中から当社に応募いただきましたことに感謝するとともに、
〇〇様の、より一層のご活躍をお祈り申し上げます。
なお、先日ご説明したようにお送り頂いた応募書類は、当方で責任を持って廃棄させて頂きますのでご了承下さいますようお願い申し上げます。
不採用通知についてのまとめ
- 就活生の中では「お祈りメール」とも呼ばれるものは、正式には「不採用通知」といいます。入社希望の人に対し、選考の結果、不採用になったことを知らせる通知です。お祈りメールとも呼ばれるのは、不採用通知の定型文が「今後のご活躍をお祈りいたします」という締め文が多いためでしょう。
- 不採用を通知するときにも、採用試験に応募してくれた感謝の気持ちと応募者に立場に立った誠実な対応が大切です。結果は選考日から1週間以内に出すのがよいとされています。
- 不採用になった応募者は、将来の顧客や取引先になる可能性があるため、丁寧に対応しましょう。個人情報の管理が重要視されている今、不採用通知とともに応募書類を返却するのも一般的になっています。応募者の立場からすると、少しでも早く通知してほしいと思う人も多いため、メールによる不採用通知のほうが好まれることもあります。
- 不採用通知には、時候の挨拶は必要なく、「拝啓」で始まり、「敬具」で締めるのがよいでしょう。定型文のプリントアウトを使う場合でも、応募者の宛名だけは手書きにするとより丁寧です。不合格や不採用などの直接的な表現を使うことは避けるとともに、不採用になった理由を書く必要はありません。
- 不採用通知は、年月日、応募者の氏名、表題の「選考結果のご通知」、「拝啓」、本文、「敬具」、正式会社名、住所、電話番号、人事部などの担当部署名と担当者名を添えます。
