「申し訳ないです」は正しい？謝罪の気持ちを表すビジネスフレーズ

「申し訳ない」とは言い訳や弁解のしようがないこと

「申し訳ない」とは、相手に自分の取った行動を説明する事や、弁解、言い訳を指す言葉である「申し訳」が「ない」状態を指した形容詞です。つまり、「申し訳ない」とは、相手にすまない気持ちで弁解や言い訳のしようがない、という意味があります。
「申し訳ないと思う」「申し訳ない事をした」という形で、主に謝罪の気持ちを表現するフレーズとして使用されています。

申し訳「ございません」や「ありません」は誤用？？

申し訳ないは形容詞にあたる

相手への謝罪の気持ちを表す表現として、ビジネスシーンでも「申し訳ありません」、更に丁寧語の表現となった「申し訳ございません」は、当たり前に使用されています。けれども、「申し訳ありません」「申し訳ございません」は文法的に見ると実は誤用に当たり、これは意外と知られていません。
なぜなら、「申し訳ない」は形容詞の為、「申し訳ない」の「ない」の部分を変化させて使用できないからです。その為、「申し訳ない」の丁寧語は「申し訳ありません」ではなく、「申し訳ないです」となります。

現在は「申し訳ありません」「申し訳ございません」も適切

ところが、「申し訳ない」が、「申し訳」の意味である弁解や言い訳がない状態である、という事を指す表現として考えると「申し訳ありません」「申し訳ございません」も誤用とは一概には言えません。

「申し訳ない」の形容詞形ではなく、名詞「申し訳」が「ない」状態、と考え、丁寧語として表現すると「申し訳がありません」、もしくは形容詞「申し訳ない」＋「こと」で名刺形として「申し訳ないことです・ございます」となります。けれども、両方のフレーズともにあまり謝罪する気持ちがこめられている印象がなく、ビジネスシーンでは伝えた相手に違和感を与えてしまいます。

その為、ビジネスシーンでは「申し訳ありません」「申し訳ございません」の方が本来は誤用とはいえども適切な表現であり、今は広く謝罪の言葉として認知されているのです。

ビジネスシーンで実際に使う際の例文

「申し訳ない」の類義語と例文を押さえておこう

言い訳のしようがない

「言い訳のしようがない」とは、恥や失態などから人に対して申し訳ない気持ちが大きいさまを表す形容詞です。

弁解の余地はない

「弁解の余地はない」とは、経緯や事情を説明できる状態ではない、言い訳できないさまを表す形容詞です。弁解＝言い訳です。

他にもある！ビジネスシーンで使えるフレーズ

深くお詫び申し上げます

深くお詫び申し上げます、は過去に迷惑をかけた事に対して、相手に謝る事、謝罪を意味する「詫び」に、丁寧語の「お」を付け、「お詫びを言う」を謙譲語の「申し上げる」の表現にした、ビジネスシーンで謝罪を表す表現のひとつです。

大変失礼いたしました・無礼いたしました

大変失礼いたしました、とは相手に対して礼儀に反した振る舞いをする「失礼」に対するお詫びの言葉です。物事に対するお詫びの表現ではなく、自分の対応に対して相手に不快な思いや気持ちにさせた際、お詫びを表現したい時に使用するフレーズです。
また、失礼よりも更に礼儀に反した、悪質な振る舞いをした際には「失礼」ではなく「無礼」を使用します。

まとめ

このページをまとめると以下のようになります。

「申し訳ない」をビジネスシーンで使用するのは、主に相手に迷惑をかけてしまった際のお詫びのフレーズです。その為、「申し訳ない」気持ちを表すだけでなく、迷惑をかけてしまった事に対する対応や、今後についても記載する必要があります。

例えば、こちらの発注ミスで相手に注文が届かなかった時には、相手にすぐに手配するか、キャンセルするかなど代替案を提示する事を忘れずに行いましょう。そして、発注システムを見直す、部下を再教育するなどの今後の具体的な改善策を「今後このような事が無いように尽力いたします」などの言葉と一緒に添えましょう。

きちんとした「申し訳ない」気持ちと共に、改善策と提示するなど適切な対応をすれば、相手の信頼回復に繋がるチャンスを得られます。