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仕事をしていると、特に営業部などでは「接待」が行われます。仕事において取引先と友好関係を築くのは大切なことです。
この記事では、接待について以下の点を中心に解説いたします。
・接待とは
・接待の種類
・接待の進め方やマナー
そもそも接待とはなにか？
接待の意味は、お客様をおもてなしすることで、お茶や食事などを出して振る舞うことです。
仕事における接待も同じ意味で、よいサービスのレストランやおいしい料理を出してくれるお店に顧客(法人)を招待して、会食をすることや一緒に娯楽を楽しむことなどがあげられます。
接待は相手の事を知るために行う
仕事をより円滑に進めるためには、相手のことを知る必要があります。接待をすることで、仕事の付き合いだけでなく、普段と違う相手の一面を見ることができるでしょう。
相手の好みや心を知ることで、よりよいサービスを提供し、友好関係が築いていく事が出来ます。
接待は会社の経費がかかるため、最近では縮小されつつありますが、接待を全く行わずして、相手の信用を獲得することは難しいでしょう。
接待の基本的な種類
接待にはいくつか種類があります。日本で多いのは、少し高級なレストランでの会食、その後のお酒やカラオケです。
他には、土日のゴルフやスポーツ観戦などが人気があります。
海外では、会食やゴルフが主流です。営業マンを得る可能性がある場合、ゴルフを少しやっておくとよいでしょう。
接待の基本的な進め方
接待に招待するのは権限のある人
相手の会社で自分と同等の立場の人や、それ以上の立場の人を接待することが多いでしょう。
接待を通じて、相手の会社や相手のことを知り、最終的には自分の会社の売り上げにつなげて行かなくてはなりません。
自分の扱っている商品やサービスを売り込みたい会社は接待の対象で、ある程度権限を持った人を接待するのが一般的でしょう。
接待には様々な種類がある
接待の種類には会食、ゴルフ、スポーツ観戦、など様々な種類があります。選ぶときには、招待する予定の相手の好みに合わせるのがよいでしょう。
ゴルフが好きな方であれば、ゴルフ接待が喜ばれます。相手の好みを知らない場合には、会食が無難です。
接待ではお店や施設を予約する
接待の内容決めたあとは、会食ならお店を、ゴルフならゴルフ場を、スポーツ観戦ならそのチケットを手配します。
会食を予約する場合の注意点
会食の時に注意したいのがお店選びです。お店の雰囲気、味はもちろん、スタッフのサービスのよさなども考慮して選びましょう。もし可能であれば事前に自らお店へ足を運び、細かいところまでチェックをしておくと、ズレが生じにくくなります。
実際に、足を運べない場合は、電話などで事前調査をすることをお勧めします。
調査しておく例として、飲み物や料理の種類、アレルギー等への配慮、料理を出すタイミングや席の場所、客層や隣の席との距離感、料理へのこだわり、お店の雰囲気などをスタッフからでも聞いておくとイメージがしやすいです。
ゴルフを予約する場合の注意点
ゴルフ場を選ぶ場合、会社でよく利用しているゴルフ場を選ぶとよいでしょう。同じ会社の人間がよく利用している場合、ゴルフ場も融通が利きやすくなります。
人気のゴルフ場は、土日の予約がすぐに埋まってしまうため、早めに日時を決めて予約しておくことも大切です。
ゴルフの接待は、ゴルフだけでは終わりません。ゴルフで汗を流したら会食をすることが多いため、食事処をセッティングをしておくのがよいでしょう。会食の場所選びと同じく、センスのよいお店を選ばなければならないため注意が必要です。
ゴルフ場は街中から離れたところにあるため、ゴルフが終わった後に何時間もかけて街中に戻って、会食をするのは大変です。渋滞などに巻き込まれてしまって予定が狂うこともあります。
上記の点を考慮して、往復の時間があまりかからない会食場所を選ぶようにしましょう。
接待では下準備をする
接待は大きなビジネスチャンスであるため、接待は当日だけではなく下準備を念入りにしておくことがポイントになります。
お店屋会場選びも下準備の大きな要ですが、「相手を知る」ことも求められます。
これまで関わりのあった社内の人から情報得ておくと、当日の会話で役に立つかもしれません。相手の会社のことについてもしっかりと下調べをしておきましょう。
当日全てを使わなくても、引き出しはたくさんあった方がよいためです。
会食の場所からタクシーで帰りやすいように、車の手配だけでなく、タクシーチケットの準備もしておくとよいでしょう。
接待後にはメールをする
接待を無事に済ませたら安心してしまいがちですが、実際にはその後が肝心です。
相手の個人的な連絡先を知っている場合は、接待が終わった後少ししてお礼のメールを送りましょう。個人的な連絡先を知らない場合は、翌日に会社のメールにお礼を書いて送ります。
相手の貴重な時間をいただいたこと、楽しく過ごせたことなどを簡単に書きます。接待の際のメンバーしかわからないような具体的なエピソードを入れると、オリジナリティーのある文章が作れます。
お礼は、メールだけではなく文書でも送りましょう。招待状を出したように、お礼状も書くのが礼儀です。これは絶対された場合も同じです。
接待は終わってからの対応により相手との距離が縮まるか離れるかが決まります。当日も大事ですが、その後の対応も重要であるため、お礼は忘れずに行うようにしましょう。
接待の基本的なマナー
「接待」といわない
招待するほうも、招待された方も、ビジネス経験があれば「これは接待だなぁ」と予想はつきます。
しかし、ビジネスを目的とした接待とはっきりいわれるとあまりよい気分ではありません。お互いにわかっていても「接待です」という言葉は出さないようにしましょう。
接待には手土産を用意する
接待の相手は会社の重役であることが多いです。一家の大黒柱をお借りして時間を割いてもらうため、自宅で待っている奥さんや子供のことも考えてお土産を用意しておきましょう。
手土産は、帰り際にさりげなくお渡しするのがスマートです。お酒の席が好きな相手の場合、二次会のセッティングもしておくと喜ばれます。
接待ではお酒を控えめにする
接待で欠かせないのがお酒ですが、相手に勧められてお酒を飲み過ぎて失敗したとならないように気をつけましょう。
友達との飲み会ではなく、接待であることを頭に入れておいてください。自分の役割は、楽しむことではなく、相手を楽しませることである事を念頭に入れておきましょう。
話のネタをたくさん用意しておく
相手の好みを知ることが大切ですが、相手に質問ばかりするのはよくありません。詮索されているような気がするためです。
相手が自分から話題を提供する人とも限りません。接待をする自分たちが話のネタを提供するのがよいでしょう。相手がよくお話をされる方であれば、聞くことに集中するのがよいでしょう。
しかし、話が途絶えて沈黙になり、気まずい雰囲気にならないように気をつけましょう。もし、話題に困った場合は、天気や趣味、ニュース、食べ物、旅などの話題をいくつか用意しておくと、会話がしやすくなります。
自分から話題を提供する場合は、デリケートな問題には触れないように注意を払いましょう。
接待についてのまとめ
- 接待は、最近重視されていない会社もあるが、仕事の成約率が上がるため、今も行われている
- 接待には会食、ゴルフ、スポーツ観戦、カラオケなどがあります。
- 接待が滞りなく進められるためには、きちんとした下準備が必要です。
- 接待が終わってからのお礼のメールなど、きちんとした対応をすることが大切です。
- 接待の際は、会食でもお酒をあまり飲み過ぎないように気をつけましょう。
