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仕事をしていて、周りは上手く進めているのに自分は上手くこなすことができない、などと悩んだことがある人は少なくないはずです。
仕事を上手く進めるということは、単に仕事ができる、できないの違いではなく、基本の条件やコツがあります。
この記事では、よりスムーズに、効率的に仕事を進めることができる方法を解説します。
仕事の進め方の基本
仕事に取りかかるにあたり何よりも大切なことは、「自分の抱えている仕事の全体像を把握する」ことです。
いざ仕事に取りかかったとしても、「あれもあった」「これもしなくては」とあれこれ手を出していては、全てが中途半端になってしまい、本当に必要な作業を見失ってしまいます。まずは自分がしなければならない仕事を、一度分かりやすく整理しましょう。
この作業を怠ると、必ずのちの仕事効率に影響が出てしまうため、新しい仕事に取り組む時には、まずはどの仕事をいつまでにこなす必要があるのか、きっちりと整理する癖を付けることが大切です。
一旦、自分のタスクをあげて整理することで、仕事に優先順位をつけることができ、より効率的に仕事をこなせるようになるのです。
次に必要なのが「仕事の段取り」です。
「仕事ができる人は段取りを組むのがうまい」と言っても過言ではないほど、仕事の良し悪しは段取りで決まります。そもそも段取りとは、まず目標を設定し、それを達成するための細かいステップを考えることをさします。
この一連の流れは仕事においても同様です。
一旦、自分なりの目標を決めたら、それをやり遂げるためにはどんな作業が必要なのか、どんなリスクが考えられるのか、どうすればそのリスクを最小限に抑えられるのか、などといったことをより細かく想定し、仕事に取りかかる前に全体的な流れをイメージしておくことが大切です。
仕事の進め方が上手い人とは
「仕事の進め方が上手い人」というのはとても抽象的な表現ですが、実際に働いてみると、確かに大変そうな仕事をいとも簡単にやり遂げてしまう人がいます。
実は、そういった人たちにはいくつか共通する特徴があります。
目的や目標が定まっている
仕事を上手く進めることのできる人は、まず第一に目的や目標を明確にしているという特徴があります。
これから取りかかる仕事が「クライアントを満足させるため」であるのか、「会社の売り上げに貢献するため」であるのか、など目的や目標を自分なりに解釈し、明確にしておくことが大切です。
目標達成までの過程でどんな作業が必要となってくるのかがより浮き彫りとなります。そうなれば、その過程に必要な作業と必要のない作業が明確になり、必要な作業だけに集中して取り組むことができるようになります。
期限や期日に余裕がある
仕事をよりスムーズに進めるためには、期限や期日に余裕を持って取りかかることが重要です。
どれだけ順調に進めてきた仕事も、最終段階になって細かい修正が必要となることも少なくありません。そういった場合も、締切期限や期日に余裕があれば、落ち着いて修正作業に取りかかることができます。
もし締切ギリギリでミスに気付いてしまった場合、ほとんどの人は焦ってしまい、本来ならするはずのないミスも増えてしまいがちです。
新しい仕事に取りかかる際には、必ず期日までに再チェックする期間を設けるよう、自分の中で計画しておきましょう。
作業リストを更新
作業リストをその都度更新することも、重要なポイントです。
「何から手をつければいいか分からない」「あれもこれもしなければいけない」と、とても忙しいにもかかわらず、思うように仕事が進まないという場合は、するべき仕事がしっかりと整理されていないということがほとんどです。
一旦落ち着いて、もう一度仕事のリスト化からやり直しましょう。また、仕事のリスト化が必要となるのは、仕事開始前だけではありません。途中で見直し、その都度修正を加えて更新しておくことが大切です。
そうすることで、常に最新の進捗状況を明確化でき、いざという時にはその資料を提示するなどすれば、上司や同僚に的確な助言をもらいやすくなります。
優先順位が明確
仕事を上手く進めることができる人は、抱える仕事に優先順位をつけることが得意という傾向があります。
例えば、いくつも仕事を受けている場合、必ずしも早く受けた仕事の締切が1番早いというわけではありません。また、自分にしかできない仕事でなければ同僚や部下に依頼することもできます。
そういった振り分けは、作業に取りかかる前に仕事を分類しておくことで可能となります。
自分ですべきこととその期日、他に回すことができる仕事などを明確にすることで、重要な仕事を最優先に、優先度の低い仕事は後回しに、と効率的に仕事を進めることができるのです。
実行後は自身で評価する
仕事を終えた後は、全体を通してその仕事の出来がどうであったかを自分で評価することも、今後仕事を上手く進めることに繋がります。
「前回の仕事と比べてパフォーマンスはどうだったか」「全体的に予定通り進めることができたか」「次回に向けた改善点はあるか」など、自分でフィードバックを行なうことで、今後の仕事に活かすことができるポイントを見つけることができます。
仕事がうまくいった場合も、失敗が続いた場合も、1つ仕事を終えた時には自分を振り返る癖を付けておきましょう。
仕事の進め方のコツ
仕事に取りかかるにあたり、進め方1つ取っても実はコツがあります。
いくつかのポイントさえ押さえれば、誰でもより効率的に仕事を進めることができるようになります。
その仕事の目的を明確化する
どんな仕事をするにしろ、その目的を明確にしておかないと、途中で何のためにその作業を行なっていたのか分からなくなってしまうことがあります。
言い換えれば、今取り組んでいる作業が本来の目的に沿ったものであるのか、実は必要のない作業であるのかが分からなくなるということです。
不必要な作業に時間を費やしてしまわないように、はっきりとした目的を掲げ、優先順位をつけて仕事に取りかかることが大切です。
また、いつ気付いてもすぐに確認できるように、文書にしておくのもおすすめです。
仕事の期限を確認する
仕事をするにあたり、最優先事項は納期を守ることです。
締切が決まっている場合、それまでに仕事を終わらせることが原則ですが、様々な理由でどうしても間に合わない場面も出てくるでしょう。そういった場合は、早めに先方に連絡するなど対応策を考える必要があります。
どんな仕事であっても、その基盤は相手との信頼関係を築くことにあるため、連絡なしで納期に遅れることはご法度です。
自分の役割を理解する
人にはそれぞれ得意な分野、不得意な分野があります。また、仕事上で決められた立場や、上司や後輩、クライアントなどから自らに求められる役割があります。
それらを考えた上で、「自分には何ができるのか」「自分は何をすべきか」を判断する必要があります。ここで無理をして自分のテリトリーを超えた仕事を行なうことは、非効率かつ周りの人に迷惑をかけてしまう可能性があります。
自分に与えられた仕事だけに集中し、それを超える場合は上司や同僚の手を借りるのも、仕事を上手く進めるための1つの手段といえます。
コミュニケーションを密にとる
周囲の人と密にコミュニケーションをとることは、仕事を上手く進めるための最大のコツと言っても過言ではありません。
仕事の基盤は信頼関係であると前述しましたが、適切な人間関係が築けていないと、必ずと言っていいほど仕事に影響します。個人の「少しぐらいいいだろう」「これくらい言わなくても分かるだろう」という思いが、大きなミスを招くこともあるのです。
それを防ぐための基本が「報・連・相」です。
逆に手間がかかるように感じるかもしれませんが、「仕事の進捗状況をしっかりと報告する」「必要な情報は関係者全員に連絡する」「トラブルがあった際には早めに相談する」といったことを徹底することで、結果的にスムーズに仕事を進めることができるようになります。
常に周囲と情報を共有することを意識し、特に納期の延期やクレームがあった場合などは「報・連・相」を忘れないようにしましょう。
仕事の進め方に関するおさらい
仕事の進め方に関するおさらいは以下の通りとなります。
- 仕事を上手く進めるための基本は「仕事の全体像を把握すること」と「段取りを組むこと」
- 仕事の目的や目標を明確にし、リスト化することで、自分の抱えている仕事を把握することができ、優先順位をつけて作業に取りかかることができる
- 期限を確認しておくことも重要なポイント
- 周囲やクライアントと信頼関係を築くためにも、納期は厳守し、もし間に合わない場合には早めに連絡するなど対処する
- 仕事は、自分1人で行なっているわけではないため、常に周りと情報を共有し、時には助言を求めることも必要
